Traductibilité

45 commentaires

1. Ping : Back to basics: et si on relisait Pérotin? | archivagdotnet

2. Observation des mots dans la vraie vie :
   Il y a quelques semaines, j’ouvre mon compte Ameli (pour nos amis hors hexagone, c’est le site de l’assurance maladie en France). Je reçois un mail de confirmation de l’ouverture de compte qui dit : « Votre relevé mensuel de remboursements «d’août 2011» est disponible sur votre compte ameli. Vous pouvez le consulter en ligne et le télécharger pour l’archiver.
   Aujourd’hui, je renouvelle mon adhésion à l’ARMA international (« a not-for-profit professional association and the authority on managing records and information ») ; je paie en ligne et je vois sur l’écran la formule : « You may print this page for your records ».
   D’un côté un verbe, archiver ; de l’autre un substantif, records. A mon sens, un exemple assez significatif du fait que, d’une langue à l’autre, l’expression d’une même idée prend des formes variées et que ce qui se dit là avec un substantif peut s’exprimer ailleurs avec un verbe. Vous ne trouvez pas ?

3. Juste une petite remarque : très intéressant toutes ces réflexions, particulièrement sur la racine du mot archiv-.
   Espérons que la traduction de la « position terminologique commune » ne s’insinue pas dans le langage courant!
   N’employons pas le terme de  » gestion des documents d’activité » et il tombera de lui-même en désuétude…
   Après cette remarque utopique, quels sont concrètement les recours possibles?

   • Vous donnez vous-même la réponse à votre question: ne l’employons pas et il tombera en désuétude. Reste à exprimer le concept, qui existe finalement dans tous les pays et qui est fort utile, avec des mots compréhensibles par le plus grand nombre, au moins dans un territoire donné. Il parait que les scénaristes de feuilletons télévisés espagnols sont priés de n’utiliser que des mots qui ont le même sens dans tous les pays hispanophones de l’ancien et du nouveau monde, ce qui restreint un peu les dialogues… Je sais bien que l’archivage est un geste récurrent, peut-être hebdomadaire, et qu’il y a des séries documentaires, mais j’espère que la comparaison s’arrête là!

4. Je pense que toute la difficulté dans le mot record vient du fait que le simple fait de vouloir déterminer si un document est un record ou ne l’est pas est du ressort du records management. Ainsi, ce records management est bien une gestion de l’ensemble des documents, puisque dire qu’un document n’a pas d’importance est bien déterminant d’une politique de conservation. Et j’ai volontairement évité de parler archives ou archivage, justement pour bien montrer la différence que je fais entre la politique d’archivage et la gestion des archives qui s’intéressent aux documents à conserver et le records management qui s’intéresse à l’ensemble des documents, justement pour déterminer ceux qui doivent être conservés, et ceux qui n’ont pas d’importance.
   Ceci peut permettre de mieux comprendre comment le terme record peut être traduit par document ou par archive, suivant l’angle de vue.

   • Hum… Si je dis « toute la difficulté dans le mot archives vient du fait que le simple fait de vouloir déterminer si un document est à archiver ou non est du ressort de la politique d’archivage », ça n’aurait pas de sens ?
     Le clivage à mon sens est davantage dans l’objectif et le client de la démarche : d’un côté, gérer le risque de non disponibilité des documents qui engagent la responsabilité de l’entreprise ; de l’autre, la constitution d’une mémoire patrimoniale pour la collectivité. Les deux démarches exigent une sélection, mais avec des critères différents, et cette sélection ne peut s’exercer qu’avec une vue d’ensemble du périmètre de départ. Et les deux démarches exigent que ce qui a été sélectionné soit mis en sécurité et bien conservé au plan matériel (physique ou numérique).
     Si on prend l’exemple d’un mail d’entreprise, il a trois statuts potentiels :
     1. un intérêt purement opérationnel,
     2. une valeur de responsabilité et de mémoire, de traçabilité pour l’entreprise, avec un intérêt opérationnel variable et variant, et un intérêt historique ou pas, immédiat ou tardif,
     3. une valeur purement patrimoniale (historique)
     Sur 100 mails, 80 ne passeront pas le 1er stade ; 20 correspondent au 2nd (et relèvent pour la sélection et les règles de conservation d’une politique d’archivage / records management policy) ; 5 sur les 20 subiront avec succès les critères de sélection archives historiques.
     Le statut « engageant » prime sur les deux autres dans la politique d’entreprise.

5. Merci Marie-Anne et tous les commentateurs pour ce très stimulant débat qui m’a beaucoup appris.

   J’ai voulu ajouter le grain de sel d’un non-archiviste, mais mon commentaire a vite débordé la taille convenable. Aussi je l’ai déposé sur mon blogue. Les intéressés le trouveront ici :
   http://blogues.ebsi.umontreal.ca/jms/index.php/post/2011/10/13/%C2%AB-Record-%C2%BB%2C-document%2C-information%2C-donn%C3%A9es

6. Record = Document d’activité, mmm… encore une réflexion que certains on menés seuls dans leur bureau à n’en pas douter ! Où donc est passé le bon sens, pour reprendre l’exemple que vous connaissez, ma « liste de course » est bien un document de mon activité du jour mais enfin peut-on la considérer comme « record » ? Peut-être ; avec mon nom, la date, et surtout l’ordre expresse de mon conjoint que la tâche soit exécutée ce soir avant 19h00, et pourquoi pas le résultat de cette activité « le/les ticket/s de caisse » permettant ainsi de constituer un dossier complet et probant de cette activité, de ses inputs et outputs.
   Restons-en au lexique de MoReq clair, simple, pour vous dire même mes anciens collègues d’Hermès l’ont compris lorsque nous avons paramétré au mieux le système de gestion des données produits pour satisfaire partiellement aux exigences de MoReq.
   Pour ma part j’ai aussi un petit faible pour record = information, pour rouvrir cette distinction entre donnée (un élément quelconque, document, date, mail produit par un individu) et information = donnée pertinente, en effet selon le contexte cette pertinence peut-être variable ! Comme vous le disiez-plus haut il faut savoir ce que l’on veut manger avant de casser les oeufs.
   En tout les cas un grand merci Marie-Anne de ne pas laisser le langage ainsi tomber en désuétude.

7. Brèves remarques sur les traductions de Records proposées. « Enregistrement » : pas répandu dans toutes les industries et, surtout, certainement pas « tout simple » dès qu’on sort du labo ou de la chaîne de production (cf. ce que dit Bogdan Popovici sur ce qu’on écrit dans un registre et le registre lui-même). « Information » : supervalise, en effet… C’est même une malle-cabine ! On peut y mettre plein de choses et coller plein d’étiquettes dessus. Plus sérieusement : information est à exclure si l’on veut être compris hors de notre milieu professionnel car, pour qui n’appartient ni aux métiers de l’info-doc, ni à ceux qui travaillent dans ou pour les DSI, le mot fait d’abord penser à ce qu’on reçoit en lisant la presse ou en regardant le JT à la télévision, i.e. quelque chose de bien trop fugace et trop malléable pour être assimilé, même avec des étiquettes explicatives, aux Records et aux archives.
   Mais au fond n’est-il est pas plus important de réfléchir à la traduction de Records Management qu’à celle de Records tout seul ? C’est contre-intuitif, certes, mais la vogue récente du mot « archivage », notamment hors de notre milieu professionnel, me fait penser que l’enjeu stratégique est plutôt là, AMHA.
   En tout cas la preuve est faite par nos échanges que, contrairement à ce que prétend l’AFNOR, il n’y a pas de « position commune » sur ces questions ! Merci Marie-Anne

8. Que rajouter à tout ce qui est dit?
   Un simple coup de chapeau à Marie-Anne Chabin, qui sur un sujet « non tendance » a le mérite et le courage de refuser d’abdiquer. Car c’est bien d’une abdication intellectuelle dont il s’agit, puisque perdre son vocabulaire, c’est perdre sa liberté de penser.
   Aux lettres citoyens !!!!

9. Traduire « records » par « documents d’activité » est pour moi dommageable. Cela ne peut apporter qu’imprécision et confusion. C’est aussi oublier que derrière la théorie existe la pratique. En tant que records manager, je travaille chaque jour à définir le périmètre de mon action, à valoriser les processus, à donner aux producteurs les clefs qui vont permettre d’identifier et archiver les documents engageants. Mes interlocuteurs sont dans l’attente de réponses claires, d’un langage qui leur indique précisément l’action à mener et sur quoi la mener. La finalité de s’interroger sur la valeur du contenu, de séparer ce qui est important à conserver de ce qui ne l’est pas, ne peut pas s’exprimer dans une traduction aussi vague que «documents d’activité ».

10. Bonjour,
    J’ai fait le choix de ne plus quasiment plus utiliser le mot « archives » car trop connoté culturellement, mais je ne parle pas non plus de gestion documentaire et encore moins de documents des activités. En revanche, je parle d’archivage, de maîtrise du processus d’archivage, du geste d’archiver (cf. MAC, Archiver et après). J’utilise les expressions « documents archivés », « documents engageants », « documents archivables », « documents probants » selon le contexte. Mes interlocuteurs ne sont pas archivistes mais ils me comprennent car ils s’approprient ces mots et donc les enjeux qu’ils recouvrent.
    C’est en lisant l’ouvrage de Lucie Favier. La Mémoire de l’Etat : histoire des Archives nationales, que j’ai trouvé une des meilleures définition du records management. En effet, on y retrouve un extrait de la charte de Philippe IV le Bel qui créé le premier poste de garde des archives en précisant : « qu’il voie, examine, mette en ordre et range dans les armoires, les lettres, chartes et privilèges, afin de les conserver le mieux possible pour qu’ils soient le plus sûrement et le plus facilement utilisable lorsqu’il sera nécessaire. Et qu’il fasse tout ce qu’il faut pour les conserver sûrement et les retrouver rapidement ». Y est-il question de gestion des documents ? Non. Il est question de « voir, d’examiner, de mettre en ordre » pour « conserver sûrement et trouver rapidement » : voilà un processus clair avec des objectifs précis. Y est-il question de documents des activités : non. Le roi parle de « lettres, chartes et privilèges » : là encore c’est limpide ! Le souverain a besoin que l’on conserve des documents porteurs d’une valeur certaine pour qu’il puisse défendre ses droits et continuer à exercer son pouvoir (les documents sont qualifiés) ! Nous pouvons aisément retrouver dans notre histoire et dans une langue compréhensible les concepts du records management sans inventer des expressions qui ne font pas sens. Qui a compris ce qui est dit dans le Livre Blanc de l’AFNOR ? En toute honnêteté, je n’ai rien compris. Docteur, suis-je une personne normale qui comprends mieux le langage du XVIe que ceux du XXIe siècle ?

11. Je voudrais apporter mon témoignage, celui d’un directeur de projet Archivage, étranger lui aussi au sérail des spécialistes, confronté il y a quelques années à 2 problèmes: 1/ comment mener à bien une politique et un projet au regard des risques encourus par mon entreprise, et 2/ sur quels référents inscrire la démarche pour lui donner sens et pérennité.
    Le mot « Archivage » dans le monde de l’entreprise n’est pas très sexy et pourtant il est sans équivalent lorsqu’on a compris qu’il s’agit d’un processus, bien loin des discours et des combats de sémantique que j’observe dans certains cercles académiques. Vouloir réduire l’archivage à une gestion de documents, est aussi simpliste et réducteur que de dire, que la cuisine est la gestion des ingrédients.
    Les normes, elles sont nombreuses et pas toujours explicites pour le non initié, qui au-delà des aspects formats et techniques, cherche à s’appuyer sur des aspects organisation, managérial, et là, MoReq et ISO 15489 m’ont apporté réconfort, cohérence et surtout adaptation à la vraie vie des futurs utilisateurs. Car comme le dit Marie-Anne CHABIN, le plus important avec les normes c’est de les traduire dans les faits; la finalité étant qu’elles soient compréhensibles et bien mises en oeuvre par l’utilisateur final.
    Pour ceux qui doutent encore, je les invite à nous rejoindre au CR2PA, le club utilisateur du records management à la française : http://www.cr2pa.fr/WordPress3. Notre slogan : « l’archivage managérial » place la problématique au bon niveau de responsabilité, et encore plus face au tsunami numérique et aux nouveaux risques qu’il fait courir aux entreprises.

    • What about the spanish translation of records by  » documentos » in standards
      Are they « saugrenus » ?

      • La réponse à votre question ne peut être que relative. La pertinence de la traduction dépend, comme le rappelle Bogdan Popovici: de la bonne connaissance de la langue de départ, de la bonne connaissance de la langue d’arrivée et de la bonne connaissance des réalités professionnelles. Le point délicat est de définir la langue de référence: la langue de quelle « contrée professionnelle »? Quand une traduction n’est pas comprise par un ensemble de locuteurs, on ne peut que constater qu’elle n’est pas pertinente. Si toutes les personnes qui parlent espagnol et qui connaissent le records management sont à l’aise avec « documentos » pour « records » et qu’ils n’ont pas besoin de distinguer « records » de « document », la traduction « documentos » n’est pas saugrenue. Peut-être est-ce à cause des Pyrénées: Blaise Pascal faisait remarquer il y a 3 siècles: « Vérité en deçà des Pyrénées, erreur au-delà »…:)

    • Article intéressant, je vais sans doute l’utiliser dans mes cours sur le document , merci !

    • Merci Richard. La comparaison culinaire me séduit tout à fait. « Vouloir réduire l’archivage à une gestion de documents, est aussi simpliste et réducteur que de dire, que la cuisine est la gestion des ingrédients ». Si j’ose me citer, je rappellerai le syndrome de l’omelette: si on mélange les blancs et les jaunes, on n’a plus la possibilité de préparer une mayonnaise ou une meringue, et qu’il faut donc se poser, avant de casser les oeufs, la question de savoir ce qu’on veut manger.

      • Je trouve également cette comparaison très parlante et très juste.
        Suivre une recette pré-établie (= technique, logistique) n’est pas la garantie du succès. Il faut s’adapter à son contexte, faire en fonction des goûts de chacun et ajouter un supplément d’âme.
        Voilà qui met bien en valeur le côté épicé/excitant du métier d’archiviste !
        Vous reprendrez bien un peu d’archives ? 🙂

12. Dans le monde industriel, il y a un mot tout simple que tout le monde comprend, c’est le mot « enregistrement ». Que ce soit dans une usine, un labo ou une chaîne de production, ce mot a un vrai sens. Parler de « records » dans ce monde là fait juste prétentieux ou ignorant.
    Un enregistrement peut tout aussi bien être un document qu’un fichier contenant les données brutes sorties d’une machine que seul un logiciel pourra rendre exploitables. Cela peut aussi être le ruban d’un oscilloscope ou d’un « enregistreur » de pression tel un baromètre. Personne ne confond un « enregistrement » avec un plan ou une spécification de roulement à billes même si les deux doivent être archivés. L’enregistrement est la preuve qu’un acte, un geste ou un processus ont été faits. Cela rejoint les propos de MAC sur la liste des courses et le ticket de caisse. Vive le mot français « enregistrement » et espérons qu’il vive en paix chez les ingénieurs déjà bien trop empreints de charabia franglais.

    • Notre problème est qu’il y a plusieurs mondes !
      Enregistrement parle aux ingénieurs, et aux qualiticiens, mais n’est pas compris, en tout cas pas utilisé, par les professionnels de l’information, les administratifs, les dirigeants…
      En 1996, lorsque l’AFNOR m’a demandé de participer aux travaux sur la future norme ISO 15489 et m’a envoyé la norme australienne référente, dans une traduction française faite par les traducteurs de l’AFNOR et parsemée d’enregistrements, je n’ai absolument rien compris (je le jure ! votre Honneur) ; j’ai alors demandé la version anglaise et là, je suis tombée sous le charme d’une vision de l’archivage que je pressentais, mais qu’on ne m’avait pas apprise à l’école et dont je me demandais comment on pourrait la mettre en œuvre…
      Personnellement, je plaide pour l’antériorité de la racine ARCHIV- qui demande juste à ne pas être enterrée vivante ! Je pense que le mot « enregistrement » a été inventé récemment (i.e. il y a quelques dizaines d’années) comme traduction de « record » par des gens qui ne connaissaient pas le sens séculaire du mot archives, avant sa spécialisation historico-logistique. Mais on peut avoir plusieurs mots pour désigner un même concept, dès lors qu’on se comprend. C’est ça le multiculturalisme, isn’t it ?
      Je crois profondément en la citation de Rada Iveković que j’ai mise en tête du billet : on peut trouver un moyen d’exprimer cette chose précise en français, l’essentiel n’est pas d’avoir un mot unique, mais d’utiliser des mots précis qui permettent de bien agir.

    • I really enjoy this post. In my country, Quality Management specialists are still trying to enforce these “enregistrements” upon us. However, we’ve found a killer weapon against them, and it’s the law. Our law knows only records, while the term “enregistrement” (recording) denotes components of records which cannot be used independently of the record itself (e.g. recordings in the ship’s log). Usual friendly advice to QM folks is to try and tell the judge that they have no records but lots of recordings 🙂

    • Le Linked-in m’avait informé de ce sujet – très intéressant, bien sûr!! 🙂
      Je commence par la fin: ‘enregistrement’ – cette (selon moi) stupidité terminologique-bureaucratique est un exemple parfait du mal que peut provoquer une traduction fautive! C’est évident pour tous les connaisseurs des réalités anglo-saxonnes que ce n’est pas à ‘enregistrer’, mais à ‘archiver’! 🙂 Et pourtant, cette traduction a été distribuée dans toute l’Europe… Je ne sais pas comment cette erreur peut être corrigée…

      Sur la question de ‘record’, j’ai eu beaucoup de difficultés en roumain aussi. Bien sûr que des ‘records’ ont existé depuis le début du monde; le problème aujourd’hui est que, principalement dans le milieu électronique, c’est très difficile à distinguer entre les documents et les records; donc, il faut (IMHO 🙂 introduire une différence entre les deux réalités: les document à préserver — étant donné leur valeur probatoire, et les documents ‘simples’, éphémères — qui n’ont qu’une valeur conjoncturelle, temporaire et les organisations (les créateurs) ne doivent pas payer pour leur conservation.
      Ma solution a été un peu spécifique. Notre pratique bureaucratique a consacré que un ‘act’ (lat. > actum, acte?? en français) est « le document qui a reçu une numéro d’enregistrement » (à propos, dans ce cas, un enregistrement signifie une ‘ligne’ dans un registre, pas le document enregistré!!). Comme la pratique archivistique précise en détail quels documents doivent et ne doivent pas être enregistrés (en principe, les documents qui ont créés comme effet de l’activité d’une organisation sont enregistrables), on a considéré que la traduction de ‘record’ comme ‘act’ est appropriée. Même dans l’usage commun, ‘act’ signifie un document plus important, une document officiel. Maintenant, le grand problème est que dans la Justice on utilise « les inscrits »:)

      Quant au records management, j’ai utilisé une traduction différente de toutes les autres langues latines. Je préfère parler de « l’administration des actes », pas des « gestion des actes ». Autrement dits, en roumain, ‘gestion’ est défini comme «administrations des biens », mais ‘administration’ signifie « la gouvernance », donc, c’est plus haut. Pourtant, en roumain le mot « management » a été adopté, donc j’utilise maintenant «management des actes». En plus, « la gestion » n’a pas en roumain les 4-5 fonctions de management, donc ce n’est pas une bonne traduction en roumain.

      Sur l’archivage — c’est une autre folie. J’ai posé sur mon blog un exposé sur ce sujet. Selon moi, en roumain l’archivage signifie, en même temps:
      – Classification selon certains critères des actes, en créant des groupes de documents/actes, pas des éléments individuels. Cette structure signifie aussi que les actes ont une position plus stable, en vue de la conservation
      – Fin de la phase active, d’utilité immédiate des actes en passant dans une phase d’utilisation occasionnelle (semi-actifs)
      – Transfert dans un autre espace pour le stockage.
      Dès lors que ces conditions sont satisfaites, on peut parler d’archivage.

      Selon moi, le records management n’est pas l’archivage. Les éléments du RM, tels qu’ils sont présenté dans ISO 15489, ne font pas partie de l’archivage, en roumain, mais du contrôle des actes/documents. (Bien sûr, ce sont des débats aussi, mais ces sont mes positions ici).

      Comme de ‘recordkeeping’, pour finir, :), je traduis actuellement ICA Req en roumain et j’utilise « la création et usage des actes ».
      Selon moi, pour traduire les termes on doit:
      1). Connaitre très bien le langage professionnel dans sa propre langue
      2). Connaitre très bien les réalités professionnelles de la langue du texte
      3). Savoir la langue du texte…

      Si non, nous aurons des ‘enregistrements » 🙂

      • Merci, Bogdan, pour votre témoignage très complet. Je retiens « l’administration des actes » qui rend bien le sens, même si l’expression n’est pas usitée ou très peu; elle insiste sur le caractère engageant du document qu’on archive, et les actes sont toujours engageants. Pour le mot archivage, on est obligé de constater de nombreuses pratiques, qui sont sans doute toutes légitimes. Mais, je crois qu’on peut affirmer que le mot archivage en français a un sens bien plus large que le mot archiving en anglais (je prends des notes sur le sujet depuis 20 ans), sans doute du fait de l’absence de terme spécifique équivalent de « record ».

      • Je pense également que l’on aurait pu réhabiliter le terme « acte » (= document probant, voire officiel). Son équivalent allemand (Akte/Akten) est souvent utilisé pour record. Il est malheureusement trop tard et bien de mauvaises habitudes terminologiques se sont prises.

        Dans le monde anglo-saxon (en tout cas nord-américain) la question de la distinction entre records management et archiving ne date pas d’hier, voir à ce sujet un article que j’ai récemment redécouvert :
        Jay Atherton, From Life Cycle to Continuum: Some Thoughts on Records Management – Archives Relationship, Archivaria 21 (Winter 1985-86, p. 43-51, http://www.google.com/url?sa=t&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CB4QFjAA&url=http%3A%2F%2Fjournals.sfu.ca%2Farchivar%2Findex.php%2Farchivaria%2Farticle%2Fdownload%2F11233%2F12172&rct=j&q=from%20lifecycle%20to%20continuum&ei=HF6TTt2TLY3Lsgbll6Ag&usg=AFQjCNGDjgBdtd5w5dxPXPfkcJuqU-BLwA
        Ou voir l’article plus récent : Jay Bak, Les effets du Web 2.o sur les modèles d’information : Cycle de vie et continuum, Bibliothèque et archives du Canada, http://www.collectionscanada.gc.ca/obj/012018/f2/012018-3403-f.pdf

        Cette difficulté de délimiter les limites conceptuelles entre les deux activités, qui pour certains n’en font qu’une, est peut être la racine de notre problème.

      • Thank you, Bogdan, that was extremely interesting!

    • Je suis assez d’accord avec le terme enregistrement comme pouvant aussi traduire le terme record mais on retombe sur une polysémie qui existe également en anglais soit :
      • Record = document (archivé ou d’archives)
      • Record = enregistrement (sous entendu d’une base de données)
      • Record = enregistrement (sonore ou audio-visuel)
      Nous ne sommes pas sortis de l’auberge (je ne résiste pas à donner la traduction anglaise : We are not out of the Inn). Je vous garantis que quand on parle d’archivage électronique avec nos collègues anglophones, la confusion potentielle est à chaque coin de phrase. (voir aussi les remarques de notre collègue Popovici)

      • Eh bien, à propos d’auberge, je suis assez flattée que mon blog soit ce soir une authentique auberge espagnole où chacun apporte sa recette à défaut de se repaître du plat du voisin…

13. Je rejoins totalement Alice Chateau non seulement parce qu’elle défend les Beatles, mais également parce qu’elle propose une solution simple (à l’image de la langue anglaise), mais ni simpliste, ni réductrice, à savoir garder la racine archiv- et d’opter pour « documents archivés » et « documents à archiver »
    Un bel exemple de pragmatisme à l’anglo-saxonne.
    « le plus important avec les normes (quand elles sont bonnes…), c’est de les traduire dans les faits » – Marie-Anne Chabin -2011
    😉

14. C’est rigolo.
    Nous avons une des langues les plus riches au monde, à tel point que la majeure partie des organisations internationales, l’utilisent comme langue principale (notamment la Cour de justice européenne). Et nous n’arrivons pas à trouver un terme convenable qui puisse couvrir l’art de gérer les « trucs » dans nos organisations qui ont un impact notable sur ses risques( et sa capacité à innover aussi d’ailleurs).
    -> Une archive ?, « pas que » car cela traite aussi de l’avant système d’archivage.
    -> Un document physique ?, « pas que » car il y a le numérique.
    -> Un document ?, « pas que » car il y a le monde de la donnée à prendre en compte.
    -> La donnée ?, « pas que » car il y a le document, et puis quelles données à prendre pour représenter un contexte ?
    Gasp …

    Et si, … je sens venir les hurlements, … nous utilisions le mot information, non ? pourquoi pas ? Trop large comme terme ?

    Après tout c’est bien une information que nous cherchons à capturer. Du coup pour restreindre appelons cela une information métier, un actif informationnel (preuve, patrimoine, …), une information à valeur probante, … .
    Une chose est sûre, cela va être difficile de trouver un mot qui couvre un spectre large … très réduit.

    Personnellement, j’aime bien le mot information, il est super valise tout seul, mais très précis accompagné d’un autre terme. Il a en plus le mérite d’unifier les cultures (non sans efforts) :
    – Papier/numérique,
    – document/données,
    – gestion des risques/collaboration.

    Jean-Pascal Perrein
    3org Conseil

    • Le mot « information » bien sûr, je suis tout à fait d’accord, pour désigner l’information…
      Natasha Khramtsovsky évoque le « records and information management »: c’est bien ça: information, c’est information, et records, c’est « ARCHIV-« . Il n’y a pas besoin d’inventer des mots, ils sont là. Même si les frontières terminologiques entre document et record s’estompent en anglais (question intéressante), dans toutes les langues et dans tous les pays, tout ne doit pas être mis en sécurité avec des règles communes. Et le but du records management est bien de faire la différence entre ce qui est important à conserver pour l’entreprise ou l’institution et ce qui ne l’est pas, entre les documents/données/informations qui présentent un risque de non-disponibilité et les autres, non?

      • Information bien sûr, c’est aussi le dernier ragot sur DSK, de la communication déguisée, et utilisée abusivement à la place de données ; je ne suis pas fan, et pas pour des raisons morales, mais à cause même de la polysémie (lire à ce sujet l’étude de Sylvie Leleu-Merviel, Philippe Useille, Quelques révisions du concept d’information, In :Problématiques émergentes dans les sciences de l’information, sous la direction de Fabrice Papy, pp. 25-56, Ed. Hermès, 2008).
        Je développe tout cela sous le triptyque Données- Documents-Transaction dans ma dernière présentation aux Journées archivistiques de Louvain dont les actes paraîtront prochainement (pour un aperçu succinct, voir ici : http://regarddejanus.wordpress.com/2010/12/22/donnees-%E2%80%93-transactions-%E2%80%93-documents-premiere-esquisse/).

      • Records are transactional documents. It is a common and generally accepted definition (not a translation) . By using the word, “transactional”, we replace the qualification of the document focusing on the context of production or process. I have noted an earlier translation of business “affaires » to mean transaction.
        So, it is not an issue to say records are business or activities documents and explain their main goal is to make a transaction. Not to be mandatory archived for a long period.
        Records should not be confused with the term “archives” as archives can be defined as a stage the information lifecycle.

        I am not interested by a French translation only available in French borders by frenchs native guys.
        For international standards, it could be complicated to obtain an international consensus if we use a « franco-French » translation but probably not with the definition of archives (I love It !).

        « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service public ou privé, dans l’exercice de leur activité »
        (Art. L.211-1, Code du Patrimoine, 2004)
        Did not see two strange words in this text?

        An efficient solution could be to separate international terminology and national specificities like in Australia where there are two different type of standards (with different terminology).
        Benefits include are: international work would be more attractive and serene for businesses and there would be opportunity to localize standards at the local level without changing the existing vocabulary.

      • Si j’étais francophone non française, cela ne me plairait pas non plus d’avoir affaire à des normes en français de France que je ne comprends pas. Selon la même logique, cela ne me plait pas d’avoir affaire à des normes dans un français (qu’il vienne de quelque part ou de nulle part) que je ne comprends pas alors qu’elles parlent de mon métier et que le texte anglais, lui, est clair. Et je le dis. Struggle for life !
        La suggestion d’introduire deux niveaux de normes, international et national, a le mérite d’être pragmatique. A tout prendre, il vaut mieux renoncer au français comme langue de l’ISO et pouvoir utiliser une version française efficace, que s’accrocher à ce « privilège » du français langue internationale si c’est au prix d’un français abâtardi, un genre de « globais » qui tiendrait compagnie au « globish » dans les réunions internationales… Pourquoi vouloir uniformiser la langue française à tout prix. « L’ennui naquit un jour de l’uniformité » dit le poète (Sully Prudhomme). Pourquoi vouloir s’ennuyer ?
        Une autre idée serait d’écrire les normes uniquement en images, fixes ou animées, avec les petits dessins comme ceux de Jon Garde, ou des vidéos ; après tout, on vit au siècle de l’image qui est un nouveau langage. Quelque chose me dit que l’ISO n’est peut-être pas encore prête pour franchir ce pas mais il n’est pas interdit de rêver…

15. « Ce que l’on conçoit bien s’énonce clairement, et les mots pour le dire arrivent aisément. » Vous connaissez tous, mais on ne le répètera jamais assez. C’est d’autant plus vrai dans le domaine professionnel: essayez donc de traduire dans une autre langue (la vôtre? ) un concept/une pratique auquel vous ne connaissez rien, ou que vous ne maîtrisez pas très bien. Combien de fois ai-je entendu dans des conférences internationales des traductions malvenues de « records management » par des interprètes (comme par exemple « gestion des dossiers »), et encore, ce n’est pas vraiment leur faute, ils ne sont pas professionnels de l’archivage… C’est pour cela que je trouve bonne pour le traducteur l’approche consistant à aller chercher sur le terrain des termes ou des expressions qui correspondent à des pratiques, et qui sont donc adoptés par le plus grand nombre comme étant signifiantes. Et c’est le cas pour « archivage ». Et il me semble, pour avoir pratiqué l’archivage pendant de longues années, que cela ressemble au records management, du moins ce que j’en ai compris après en avoir parlé longuement avec des collègues australiens, néo-zélandais, ou américains (vous aurez remarqué que je prends les choses à l’envers: et si on demandait à un australien de traduire « archivage » en anglais? ). Je suis pour l’approche bottom/up, plutôt que pour l’approche inverse. La démocratie quoi.
    Je suis par ailleurs rassurée que de jeunes professionnels comme Alice Chateau pensent encore à l’archivistique, à l’archivistique dans l’archivage, et à la racine qui fait de nous ce que nous sommes: des professionnels de la gestion des ARCHIVes et de l’ARCHIVage.
    Allons, il y a de l’espoir ! Archivagement vôtre, Christine

16. Je ne suis pas issu du sérail, et pourtant j’ai la chance de pratiquer « l’archivage » dans l’entreprise où je sévis. Au début de ma prise de fonction, il m’a été donné de faire faire une carte de visite, expliquant à mes interlocuteurs, d’une manière synthétique, le cadre de ma mission. Au verso de la dite carte, le terme de « Records manager » s’est de lui-même rapidement imposé. Il convenait de lui trouver une version française qui soit significatrice. La partie documentaire (papier ou numérique) était certes importante, mais pas exclusive (les données brutes issues des systèmes sources le sont tout autant). J’ai donc choisi l’appellation « Conservation des données » pour illustrer le recto. Je rejoins facilement Marie-Anne, pour affirmer que la seule traduction de « records » par « document », fut-il d’activité ou d’exploitation, semble inappropriée, simpliste, confusant, et dans tous les cas dommageable.

    • Giorgi Philippe dit : “…la seule traduction de « records » par « document », fut-il d’activité ou d’exploitation, semble inappropriée, simpliste, confusant, et dans tous les cas dommageable.”

      … despite being, in all the probability, more or less correct? 🙂 Do you believe that there were no records or records management in France before ISO 15489? 🙂

      On a more serious note, I believe that in the era of IT-technologies and tough compliance requirements, all – yes, all! – the documents and records should be adequately managed by the records and information management professionals. The difference between the documents and records is blurring and loses its former importance.

      • “Do you believe that there were no records or records management in France before ISO 15489?”
        Thanks for the question, Natasha. It is the right one!
        D’après ce que je sais, au moment même où Philippe Auguste créait les Archives royales (avec les titres du pouvoir), il pensait bien à la défense de ses intérêts et pas à la connaissance historique ; les rois qui lui ont succédé aussi. Lorsqu’un ministre ou un préfet signait en 1850 ou en 1900 ou en 1950 une décision avec une copie « pour les archives », il s’agissait bien de « records management » aussi. Donc, le records management existe en France depuis fort longtemps et la traduction de « archives » était évidemment « records », au plutôt, comme dirait Christine Martinez, la traduction de « record » était évidemment « archives ». Les choses sont devenues plus confuses au cours des 50 dernières années où les pratiques en France se sont infléchies, confinant le mot archives aux archives historiques, puis à la logistique et enfin à la technologie, au détriment de la valeur des contenus. Or, c’est en tout cas mon expérience au quotidien, le mot archivage existe, est largement utilisé et porte un sens de plus en plus fort, à peu de choses près celui du records management, tiens comme c’est curieux.

      • Interestingly, because of that meaning the French term “archives” is often translated incorrectly into other languages. For example, in Russian this word *might* sometimes mean a body of records, but its common meaning is either an archival institution/department or an archival building/repository. Since the translators usually simply replace French “archives” with Russian ones, the outcome may be difficult to “decipher”. I suspect that many translations from French into English face the same problem (including ICA’s documents).

      • Le point soulevé par Natasha concernant la polysémie du terme archives (documents, service, bâtiment) est peut-être une des clés du désamour et du blocage qu’il représente dans la sphère francophone. Pour les professionnels l’archivage (en temps qu’activité) recouvre assez justement le terme « records management ». C’est le terme record qui fait problème, et comme l’explique Marie-Anne à cause du fait que dans le monde anglo-saxon il s’oppose à document (non-record) alors que l’usage français du terme document sous-entend la plupart du temps la notion de document probant.

      • Je rebondis sur le mot document: je suis surprise de lire que document en français « sous-entend la plupart du temps la notion de document probant »; j’ai plutôt l’impression que c’est un mot ordinaire qui justement n’évoque pas la justification de l’archivage (de la conservation), d’où la nécessité de le qualifier ou d’utiliser un mot plus précis. Là aussi, plusieurs expériences cohabitent, semble-t-il. Je me souviens que dans « Bouvard et Pécuchet », Bouvard (ou Pécuchet?) parle avec vénération de papiers qu’il a trouvés je ne sais plus où et qui seront peut-être un jour des « documents », mais je trouve que le terme s’est fort banalisé depuis.

17. Les Beatles ? Des garçons bizarres ? Je ne peux pas laisser passer ça ! 🙂 Plus sérieusement, je souhaiterais exprimer mon inquiétude de voir disparaître la racine « archiv- » de notre langage métier. Ne sommes-nous pas en train de scier la branche sur laquelle nous sommes assis ? Conserver la trace de l’activité est archiver, alors pourquoi ne pas tout simplement parler d’archivage ? Il me semble que les bureaux d’ordre existaient déjà dans nos administrations françaises avant que le « records management » vienne bourdonner à nos oreilles. Les archivistes ne cessent d’expliquer que les archives sont des documents particuliers, qui doivent être gérés de manière spécifique. L’expression « document d’activité » qui gomme la racine « archiv- » et qui ne renvoie à aucun concept archivistique clair, me semble réintroduire de la confusion dans notre pratique.
    Pourtant, c’est aujourd’hui en tant qu’archiviste que je suis contactée, spontanément, par des services informatiques pour savoir comment gérer des archives dans un environnement électronique.
    Lors de la traduction de la norme ICA-Req en français, j’ai pu mesurer la difficulté de cet exercice. C’est au côté d’une dizaine d’autres archivistes que nous avons opté pour « documents à archiver » et « documents archivés », deux expressions qui ont le mérite de conserver la racine « archiv- » et de conserver l’idée de processus.

18. Thank you, colleagues!

    To Marie-Anne: I see your point. Translation of the English term « documents » is a problem for us too. One promising option is to translate it (where possible) as « content ».

    Interestingly, since the invention of the « Electronically Stored Information » in the U.S. Federal Rules of Civil Procedure, the difference between « documents » and « records » in that country quickly vanishes – both now should be managed according to records management rules!

    PS: IMHO means « In my humble opinion »

    To Armande Felletin: Thank you, that’s an interesting fact.

19. Hi Natasha
    The spanish team standards has chose « gestion de los documentos » to translate « records management » since many years without issues. I am sure it’s for international use of spanish.

20. Thank you for the thoughtful and interesting post!

    But what prevents you from translating “record” into French as simply “document”, I wonder? Our Russian term “document” is IMHO quite similar to a French one, and when we translate “records” this way, the resulting texts are usually considered by our professionals as common knowledge. In my opinion, that means that the translation is really good! 🙂

    • Здравствуйте и спасибо !
      What prevents me (and some others I hope) to use simply “document” as the French word for “record” is:
      1/ “gestion des documents” refers to English “document management” and it does not fit with the purpose of records management, that is to distinguish records from non records, so we are back to the first step… What I can see everywhere is that 90% of information can be disposed of rather quickly and that only 10% of data are “records”.
      2/ Most of the French organizations, both in public and private sector, who have adopted a “records management policy” call it “politique d’archivage” and records management projects are known as “projets d’archivage”.
      I can understand that my colleague from Québec or others Frenchspeaking countries are at ease with “gestion des documents”; I just want to say that in France “archivage” is use for those records management matters and issues by thousands of people, and as a consultant and as a teacher, I have to say that ISO15489, ISO 30300, MoReq2 et MoReq2010, ISO 16175 / ICA-Req are all relevant for their records management project, euh, je veux dire pour leur projet d’archivage.

      PS: what means IMHO?

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