La granularité de l’information est définie comme le plus petit niveau de détail géré par un système ou une pratique, c’est l’unité physique ou logique qui a du sens pour le type de traitement auquel est soumise l’information enregistrée sur un support (définition de document). Ce peut être le volume au service de prêt d’une bibliothèque, ou le champ dans une base de données.
Pour bien gérer l’information, il faut donc non seulement séparer le bon grain de l’ivraie (l’information gérée, document ou donnée, doit être pertinente pour le système en cause et fiable pour ses utilisateurs) mais il faut encore identifier le bon bon grain, c’est-à-dire la bonne taille des grains d’information (grain, morceau, paquet, objet, unité… d’information) pour chaque type de traitement, de même que, pour le raisin, le pâtissier manipule les grains, le détaillant les grappes et le grossiste des cageots.
La description de documents à valeur patrimoniale n’a pas les mêmes exigences de granularité que le stockage des archives papier de comptabilité ; la préservation dans le temps d’un cédérom n’impose pas de détailler les 1000 images qui y sont stockées, ce qui sera en revanche le cas si ces images concernent une collection de 1000 objets différents, mais si ces 1000 images se rattachent à 36 dossiers comportant chacun un lot de photos qui documentent un des 36 objets, 36 grains pourront être suffisants pour le repérage de l’image utile. Ou peut-être faudra-t-il deux niveaux de granularité imbriqués ?
Car il arrive, et même assez souvent, qu’une même information entre dans la composition de plusieurs granules ou grains, de taille différente, correspondant à des opérations différentes, selon que l’on valorise le contenu, que l’on préserve le support, ou que l’on gère la trace d’une action engageante. On a alors plusieurs granularités concomitantes. Comme le recommandait le très percutant Figoblog : « Il faut donc définir les différents niveaux de granularité de l’information qui doivent être identifiés, et comment cela va se décliner dans le système d’identification : le choix peut aller de l’attribution d’identifiants complètement indépendants à chaque niveau, jusqu’à un système hiérarchisé qui reflète l’organisation de la collection. »
A chaque action de gestion de l’information correspond donc une granularité optimale, adaptée à la forme et/ou au support de l’information, à sa valeur pour son auteur et ses utilisateurs, à l’objectif du système de gestion et aux ressources allouées à la réalisation.
L’identification des bons bons grains d’information est capitale, faute de quoi la gestion d’information est vite casse bonbon !
Si on voit un individu s’appliquer à décrire chaque seconde d’une interview télévisée en considérant chaque plan comme un sujet à part entière, sans lien avec les autres, non seulement l’unité de la séquence est masquée mais on se dit que cet individu a trouvé cette occupation faute d’avoir sous la main une girafe à peigner, ou alors qu’il doit avoir un petit grain…
Si telle personne, chargée de mettre en valeur le patrimoine écrit d’un écrivain, se contente d’identifier trois ou quatre lots définis du type « livres, manuscrits majeurs, autres manuscrits, divers », on pensera : « Celle-là, elle a dû être couturière dans une autre vie, elle ne connaît que le gros grain ! ».
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