Quiz. Faut-il archiver les documents préparatoires ?
- oui
- non
- ça dépend
- c’est quoi un document préparatoire ?
Il est sage de commencer par cocher la réponse 4, qui renvoie illico vers un autre quiz. Un document préparatoire, c’est :
un document qui sert à préparer quelque chose, par exemple un journal périmé sur lequel on épluche les légumes pour préparer la soupe 😉- un document qu’il faut produire pour préparer une épreuve, pour s’entraîner avant le jour J de l’épreuve, genre examen blanc, avant l’examen définitif, donc forcément sur un autre sujet et sans lien avec lui,
- tout élément de documentation collecté pour préparer un autre document, comme des extraits de journal officiel, des copies d’anciens contrats, des écrans de site web, des notes manuscrites, etc. rassemblées pour aider à la rédaction d’un nouveau contrat,
- les documents définitifs qui sont regroupés pour documenter une décision à prendre, tels que les rapports, notes et autres tableaux explicatifs remis aux membres d’une assemblée délibérative afin qu’ils puissent étudier le contexte de l’affaire avant d’arrêter leur décision (les documents préparatoires sont en général diffusés en même temps que la convocation et l’ordre du jour),
- une version d’élaboration ou un état intermédiaire d’un document, autrement dit un brouillon, un projet, un draft,
- un document dont le rôle est de préparer un événement, par exemple toutes les check-lists relatives à la préparation d’une visite officielle.
Ici, toutes les réponses, ou presque, peuvent être cochées car l’expression n’est pas universelle si on ne précise pas la nature de ce qui est préparé, sauf si ce qui est préparé est une décision administrative car là, on a des références.
La mise en œuvre de la loi du 17 juillet 1978 sur l’accès aux documents administratifs a donné lieu à une réflexion de fond sur la notion de document préparatoire. La loi stipule (article 2 de la version 2013) que « le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés. Il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration ». Il y a là une marge d’interprétation, comblée petit à petit par la jurisprudence. On trouve ainsi sur le site de la CADA (Commission d’accès aux documents administratifs) une très intéressante liste de documents, à la fois très précis et assez vagues, auxquels l’institution a reconnu le caractère de documents préparatoires, par exemple : le rapport d’une inspectrice de la salubrité relatif à un édifice pour lequel aucune décision n’a encore été prise [document très précis], ou les documents relatifs à l’attribution d’une fréquence pour la diffusion de services de télévision, tant que la convention d’attribution n’est pas signée [des document très divers peuvent entrer dans cette définition]. Le point commun est le lien avec la décision finale et c’est bien ça qui compte.
Je reviens à la question initiale : faut-il archiver les documents préparatoires ? Et je coche la troisième option : ça dépend. Cela dépend – comme pour tous les documents du reste – des règles fixées par l’autorité archivistique. Quand elle n’existe pas (dans le secteur privé par exemple) ou qu’elle ne dit rien, le détenteur des documents qualifiés de préparatoires décidera en fonction du risque (élevé, moyen, faible ou nul) que représenterait pour lui la disparition du document.