La formule « annule et remplace » est très répandue dans le monde de l’administration et de l’entreprise. Tel document annule et remplace tel autre.
Bien que constituée initialement de deux termes liés par la subtile conjonction de coordination « et », l’expression est devenue pratiquement monolithique. On ne se pose même plus la question de savoir ce qui est remplacé et ce qui est annulé.
On voit à peu près ce que recouvre un des deux termes mais le second n’a pas besoin d’être explicité, il suit le mouvement. C’est un couple indissociable comme le sont « perte et fracas », « sonnantes et trébuchantes », « frais et dispos », « Charybde et Scylla », « Bouvard et Pécuchet » ou encore « dématérialisation et archivage »…
Pourtant, « annule et remplace » signifie deux choses qu’il convient de distinguer :
- substituer un document à un autre qui est fautif de sorte que le document fautif doit être tenu pour nul et supprimé ; le document annulé n’a produit aucun effet ou, si c’est le cas, cet effet est annulé ;
- produire une nouvelle version, une mise à jour d’un document engageant existant, qui a déjà eu une vie administrative, juridique ou technique et dont la nouvelle version périme la validité sans pour autant anéantir la réalité de cette existence passée. Le document qui est remplacé a pu être utilisé antérieurement et reste le justificatif de ces utilisations.
Exemple.
L’EDEN (École de Développement de l’Épanouissement Numérique), créée en 2007 à Bourges, recrute un nouveau professeur. L’EDEN est une école privée, elle doit donc établir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) et l’adresser à l’URSSAF. Au moment de classer le double de la déclaration, le secrétariat réalise que le document envoyé comporte deux coquilles sur des données essentielles : l’EDEN a déclaré le recrutement d’Anne-Marie Chabin née en Inde, alors que c’est Marie-Anne Chabin, née dans l’Indre, qui a été recrutée ! Le secrétariat s’empresse d’émettre et d’envoyer une déclaration « annule et remplace » à l’URSSAF qui la substituera à la première, nulle et non avenue.
Fin 2014, l’EDEN a diffusé sur son site Internet et au sein de l’école une nouvelle procédure d’évaluation de la scolarité qui « annule et remplace », à compter du 1er janvier 2015 la procédure élaborée en 2007. À noter que le principal changement est que le MOOC « Bien archiver : la réponse au désordre numérique » produit par le CR2PA, club de l’archivage managérial, en partenariat avec l’Université de Paris Ouest Nanterre, est désormais inclus dans le cursus de l’école.
En prenant ses fonctions à l’EDEN, Marie-Anne Chabin fait remarquer que la nouvelle procédure d’évaluation de la scolarité remplace la précédente, périme son contenu en termes d’applicabilité mais ne l’annule pas car cette procédure, en vigueur de 2007 à 2014, doit être conservée pour prouver, le cas échéant, le mode d’évaluation des élèves jusque là, et garder la trace du modèle pédagogique et d’organisation des examens dans l’histoire de l’école.
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