Le mot vrac, d’une manière générale, renvoie à deux réalités bien différentes : le bric-à-brac et le conditionnement en gros. Il en va de même pour le « vrac numérique » et il convient de distinguer les deux cas de figure.

Halte au vrac !

Le terme vrac comporte une double connotation de mélange d’objets et d’hétérogénéité de ces objets. On trouvera ainsi dans une brocante, pêle-mêle: un roman de Julien Gracq, un album sur l’Aubrac, une statue de saint Patrick, un froc, une cassette VHS de Fric-Frac, 10 grammes de crack, un rapport sur l’Afrique, un décor d’Alexandre Astruc, un disque de rock…

Pour les archivistes, un vrac d’archives (papier) est un amoncellement de boîtes et de cartons plus ou moins en bon état, contenant des registres traçant des événements ou la vie de personnes et de lieux, des factures périmées, des contrats égarés, des courriers oubliés, des brouillons abandonnés, des copies éculées, des analyses toujours pertinentes, des notes dépareillées, de la documentation inusitée, etc., tout cela dans le plus grand désordre, désordre initial (le contenu des cartons fait suite au vidage d’armoire d’un collaborateur qui a quitté le service) ou désordre ultérieur (par suite des manutentions successives).

Dans l’environnement numérique, le vrac désigne le plus souvent le fait d’avoir, amoncelé au petit bonheur la chance dans (ou à côté de) l’arborescence capricieuse d’un serveur quelconque, quelques centaines, milliers ou dizaines de milliers de fichiers numériques de toutes provenances et de toutes valeurs, de tous formats de données, nativement numériques ou issus d’un scan, faisant office de copie de travail ou de copie de substitution à l’original papier, connu de leur seul rédacteur ou partagé par plusieurs collègues. L’effet de vrac tient aussi à l’absence totale de règles de nommage, de sorte que, le plus souvent, on ne peut connaître le contenu d’un document qu’en l’ouvrant pour le parcourir (s’il n’est pas verrouillé par un mot de passe), et on n’en connaîtra la valeur que si le statut de validation et de diffusion figure dans le document, ce qui n’est pas gagné).

Ce vrac-là est invivable pour l’utilisateur, au moins pour l’utilisateur qui cherche un document qu’il n’a pas produit et qui ne peut donc s’aider de sa propre mémoire humaine. Autant chercher une aiguille dans une botte de foin ! Certes, un algorithme ad hoc peut jouer le rôle de l’aimant dans la recherche et identifier des fichiers précieux sous une apparence anodine ; cela reste toutefois du traitement curatif quand on attendrait du préventif ; en dehors de l’attrait du vrac pour l’amateur de chasse de trésor ou pour l’animation d’un stand de e-pêche à la ligne un après-midi de kermesse, ce n’est pas très emballant. Depuis quinze ans que ces vracs numériques fleurissent, croissent et se multiplient dans les serveurs des entreprises et des administrations, il serait pas temps de prendre le problème à la racine et de contrôler la constitution de ces vracs documentaires.

Vive le vrac !

L’autre sens du mot vrac renvoie à l’absence de conditionnement de détail d’une denrée ou d’un produit. Au lieu de se présenter dans des paquets ou sachets suivant un critère de poids (100 gr, 250 gr, 1 kg) ou de volume (½ litre, 1 litre, 2 litres), les grains de café, les haricots, les châtaignes, les cerneaux de noix, le riz, les bonbons, les perles ou les boutons s’entassent dans de grandes boîtes ou dans des caisses. En revanche, le conditionnement « en vrac » exige de prendre en considération la variété du produit, sa provenance, ses caractéristiques d’utilisation, son mode de cuisson, sa conservation, son prix, etc. afin de ne pas mélanger des éléments qu’il faudrait ensuite trier pour pouvoir utiliser correctement ledit produit. On ne mélangera pas, a priori, des grains de café arabica avec des grains de café robusta ou des grains de café du Libéria, de même qu’on ne brassera pas des grains de riz rond avec du riz complet, du riz basmati et du riz sauvage !

L’avantage du conditionnement en vrac est double : pour le gestionnaire, c’est une économie de place et de matériau d’emballage ; pour le consommateur, c’est la possibilité de choisir lui-même la quantité désirée, en évitant d’acheter plus qu’il ne souhaite et sans s’embarrasser d’un packaging publicitaire qui ne l’intéresse pas, même si celui-ci est recyclable.

Peut-on transposer cela au monde de l’information ? Oui !

Dans le monde des dossiers papier, le conditionnement des documents est assuré par l’utilisation de sous-chemises, chemises, classeurs, intercalaires et boîtes d’archives. Cela répond à plusieurs objectifs : protéger les documents de la poussière à la fois sur le bureau et dans les archives ; rationaliser le stockage ; faciliter le repérage visuel des pièces à l’intérieur du dossier.

Dans l’environnement numérique, les chemises, reliures et boîtes d’archives n’ont plus de raison d’être. Comme l’explique très bien la norme européenne sur l’archivage électronique (MoReq), le dossier physique disparaît dans le monde numérique ; la notion de dossier (regroupement des documents concernant une même affaire) n’a pas de réalité matérielle ; elle est remplacée par une « métadonnée de dossier » attachée à chacune des pièces relevant du dossier.

Le besoin d’assurer la protection de certains fichiers numériques perdurent, pour des raisons de sécurité ou de rationalisation de la gestion mais pas pour le repérage ou la manutention.

Concernant le repérage visuel des documents, certes on peut reproduire l’arborescence de rangement papier dans le système informatique (serveur bureautique, serveur de messagerie, espace partagé) mais cette pratique s’avère complexe à maintenir, inadaptée à la nature numérique et surtout beaucoup moins efficace qu’un bon moteur de recherche pour retrouver un document.

En revanche, le numérique souligne le besoin de qualifier proprement les fichiers gérés (leur provenance, leur statut archivistique, leur valeur) pour que le moteur de recherche puisse dépasser la seule analyse du contenu du document et sache distinguer, parmi les résultats, les documents validés, les documents de travail et les documents périmés.

Autrement dit, le numérique invite au conditionnement en vrac des fichiers mais des fichiers de bonne qualité, en distinguant dès le départ les variétés ou catégories traitées, en anticipant d’une part l’usage de ces documents par les utilisateurs, d’autre part le devenir à terme de ces documents (conservation, migration, destruction).

Le « serveur-capharnaüm », non ; le « répertoire en vrac », oui !

Post-scriptum. Cette réflexion sur le vrac me fait penser à l’opération de collecte de « riz pour la Somalie » lancée par Bernard Kouchner à l’automne 1992. Les gamins apportaient à l’école qui un sac de riz thaï, qui une boîte de riz Oncle Ben’s, qui un paquet de riz gluant, etc., autant de variétés chacune dans son conditionnement. L’ouverture de ces conditionnements de détail hétérogènes et le mélange de leurs contenus pour constituer un grand sac de riz « en vrac » plus pratique (à courte vue, et assurément plus photogénique) conduisait à un mélange aberrant et indigeste de variétés de riz aux propriétés différentes, irrespectueux des gens que l’on prétendait aider…

Quel voulait-on faire au final ? Nourrir les populations du sud déshéritées ou faire une opération de sensibilisation des Occidentaux aux problèmes d’inégalité sur la planète ? Comme pour tout projet conduit de manière professionnelle, le procédé dépend de l’objectif à atteindre.