La durée est le laps de temps pendant lequel une chose se déroule ou existe, avec un début et une fin à l’action ou à l’objet : la durée légale du travail, la durée d’un bail, la durée d’un mandat électoral, la durée d’un congé, la durée d’un trajet (plus longue par temps de grève, en cas de panne ou si on fait des pauses), la durée d’un projet, la durée d’une communication téléphonique, la durée d’une chanson (qui peut varier selon l’interprète), ladurée de cuisson d’un macaron, etc.

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L’auteur rappelle la réglementation relative au bulletin de paie électronique depuis sa création en 2009 jusqu’à la disposition du décret de décembre 2016 qui demande aux employeurs de « garantir à ses employés l’accès à leurs bulletins de salaire électroniques sur une période de 50 ans », et s’interroge sur la faisabilité technologique et organisationnelle de cette obligation.

J’ai versé les trois remarques suivantes à la discussion :

• la première est que la question n’a pas attendu le bulletin de salaire numérique ; depuis des décennies, le code civil et le code du travail exigent que l’employeur conserve son double des bulletins de salaire pendant 5 ans ; or, 80% des entreprises, d’après mes constats, conservent ces bulletins pendant 50 ou 60 ans, sans fondement juridique précis mais pour rendre service à leurs anciens salariés qui auraient perdu leur original et seraient ennuyés pour constituer leur dossier de retraite ;
• la seconde veut attirer l’attention sur la formulation « 50 ans ou 6 ans après le départ de l’employé à la retraite » : cette façon d’exprimer la règle est bien connue des archivistes : quand on n’a pas de visibilité sur le terminus ad quem (borne finale), on transpose le délai à partir de… en durée objective en faisant une hypothèse sur cette borne finale (au passage, c’est une des caractéristiques d’Arcateg que de gérer des durées et non des délais car c’est bien plus efficace) ;
• troisièmement, depuis le temps que j’observe les archives et les pratiques d’archivage, je crois pouvoir dire que les besoins de conservation des bulletins de salaire pour la retraite étaient réellement justifiés avant la réforme de 1971 (c’est plus facile de créer son dossier quand la carrière se situe après cette date, ce qui est le cas de la très grande majorité aujourd’hui) ; par ailleurs les caisses de retraite collectent aujourd’hui les informations de plus en plus tôt de sorte que cette durée de 50 ans perd largement de son sens.

Conclusion : je crois que le droit se cherche encore un peu sur le sujet.

Le débat reste ouvert.

C’est l’aboutissement, dans ce domaine comme dans d’autres, d’un processus de dématérialisation des démarches administratives, plutôt bien mené d’ailleurs par les autorités françaises, avec l’aide de l’ANTS.

Une des conséquences est que l’administration n’aura plus à conserver sous forme papier les dossiers de demandes de cartes grises dont le volume au cours des dernières décennies pouvait inspirer le vertige.

Cette information, entendue à la radio, m’a fait l’effet d’une madeleine (proustienne) tant la carte grise a eu un rôle important au début de ma carrière d’archiviste. La carte grise m’apparaît ainsi constituer un bon résumé des problématiques archivistiques des cinquante dernières années.

1/ Explosion de la production administrative

Les années 1960-1970 voient un épanouissement saisissant du volume d’archives administratives, ce qui a fait parler d’accroissement exponentiel (exagéré sans doute) et a conduit à construire des bâtiments d’archives toujours plus vastes.

Plusieurs facteurs se combinent : développement économique, développement de la réglementation (toujours plus de pièces justificatives à produire), utilisation à tour de bras du photocopieur (cet engin du diable).

Les dossiers de cartes grises sont parmi les documents administratifs (avec les dossiers d’étrangers) dont le volume a augmenté le plus vite dans ces décennies dans les régions en pleine expansion démographique, région parisienne en tête. La question de l’archivage des cartes grises, ou du moins de leur stockage posait donc un problème aux préfectures et sous-préfectures qui se retournaient bien évidemment vers les Archives départementales, en suivant cette (détestable) pratique de se débarrasser aux Archives de ce qui encombre les bureaux.

Quand j’ai pris mes fonctions de directeur des Archives départementales de l’Essonne en 1984, les cartes grises étaient un des principaux problèmes de mon service (la production atteignait deux boîtes d’archives par jour dans ce département comptant alors plus d’un million d’habitants, et il n’existait pas à l’époque de bâtiment d’archives dans ce département hormis quelques locaux provisoires).

J’ai gardé en mémoire le récit de ce que s’était passé en Seine-Maritime à la fin des années 1970. Devant le refus des Archives départementales de prendre en charge les dossiers clos de cartes grises, le préfet décida de microfilmer les dossiers et de jeter les originaux pour gagner de la place, en dépit de la circulaire fixant à 10 ans la conservation des dossiers (voir ci-dessous) ; cette opération apparaissait comme un acte audacieux, voire révolutionnaire. On imagine que l’analyse de risque opérée par le préfet l’avait conduit à valider cette opération pragmatique, dès lors que l’action de microfilmage était contrôlée, en considérant que l’État étant propriétaire et décideur en termes de réglementation, il pouvait se fier à cette organisation de dossiers microfilmés. Le mot « risque » ne faisait pas partie alors de la culture des archivistes.

2/ Des métiers et des compétences

Ce constat pose la question du décalage entre les compétences requises de l’archiviste départementales (études poussées sur le patrimoine écrit et l’histoire) et la gestion logistique de la paperasse administrative. C’est dans ces années-là que les archivistes du secteur public ont été officiellement incités à réserver dans la mesure du possible la place disponible à des archives d’intérêt historique.

Or, l’intérêt des cartes grises pour l’histoire quasi nul. Je dis « quasi » car il y a toujours quelque part quelqu’un qui voudrait utiliser ces archives pour faire, par exemple, un doctorat d’histoire sur la cartographie des femmes conduisant un 4X4 dans le dernier quart du XXe siècle (il y a pour cela d’autres sources – un bon sujet de mémoire pour un étudiant en archivistique, non ?). Ceci dit, pour la « petite » histoire, j’avais décidé de conserver dans les archives historiques la boîte contenant la 1^ère carte grise de l’Essonne, « nouveau » département de la région parisienne créé officiellement en 1964 par démembrement de l’ancienne Seine-et-Oise, et doté de services administratifs en 1968 ; je m’imaginais le sourire du public en 2018 devant la carte grise « 001 AA 91 » datant de 1968 dans une exposition ou dans une publication… Sauf erreur de ma part, cette archive « futile » a été éliminée depuis.

Une autre question est celle du recours à des prestataires spécialisés pour des opérations de stockage et de logistique de documents émanant de l’administration. Il n’était pas envisagé (pas envisageable) dans ce temps-là de confier le stockage des archives administratives publiques à un tiers, davantage pour des raisons de principe (je me rappelle très bien que l’idée choquait dans les années 1980) que pour des questions de compétences du prestataire ou de sécurité. Il faudrait attendre 2009 pour que cette externalisation des archives publiques sans valeur historique soit autorisée ! Tout ne va pas si vite qu’on le dit communément.

3/ Une règle de conservation qui se cherche

L’encombrement est évidemment corrélé à la durée de conservation de ces cartes grises par l’administration. La direction des Archives de France avait diffusé le 6 août 1970 une circulaire relative à la « Conservation de certaines catégories de documents intéressant la circulation routière » visant à réduire les délais alors appliqués. Pour les cartes grises (« dossier d’immatriculation des véhicules automobiles », la durée de conservation est alors fixée à 10 ans (le texte précisant qu’au delà de 10 ans les mentions du registre d’immatriculation devraient suffire) mais, comme souvent à l’époque, la circulaire ne détaille pas les raisons du besoin ultérieur de consultation et ne mentionne aucune prescription sur le sujet.

Au cours des décennies suivantes, la réglementation a évolué à la baisse concernant les durées de conservation des dossiers d’immatriculation de véhicule, notamment avec la circulaire du 17 mars 1993 révisée par la circulaire du 30 juillet 2003: on passe de 10 à 8 ans puis à 5 ans (« en raison de la création du Fichier national des immatriculations en 1994 comme de la mise en œuvre du contrôle technique »), avec un rappel de la circulaire du 12 février 1990 réduisant cette durée à 2 ans « en cas de microfilmage des dossiers-papier ».

Le devenir du papier pour les dossiers microfilmés ou numérisés est l’objet de la circulaire du 14 janvier 2005 fait date dans la réglementation archivistique française. Détaillant les « Modalités de délivrance du visa d’élimination des documents papier transférés sur support numérique ou micrographique », elle assimile la destruction des dossiers papiers scannés ou microfilmés à une destruction d’archives publiques soumise soumise à contrôle : « L’administration qui souhaite détruire des documents papier après les avoir reproduits par numérisation ou micrographie doit donc demander le visa de l’administration des archives. »

On voit ici comment interagissent dans l’évolution de la réglementation : le volume de l’activité administrative (aspects pratiques et logistiques), les innovations techniques et technologiques de gestion et de reproduction des documents, l’impact d’autres documents qui, synthétisant les données essentielles d’une activité, retirent une certaine valeur aux documents de base (le registre de 1994), l’existence d’une copie de sécurité ou d’une copie de substitution, et les pratiques des uns et des autres.

4/ Dématérialisation

Le tournant du siècle a vu se multiplier les projets de numérisation (scan des dossiers) avant de voir se développer une « vraie » dématérialisation du processus administratif (cartes grises ou autres) avec une production nativement numérique des documents de l’administration et un scan au fil de l’eau pour les justificatifs apportés au guichet par les administrés.

En mai 2017, la norme Afnor Z42-026, dite « copie conforme » est venue labelliser la destruction des documents « originaux » après une numérisation « fidèle » grâce à un processus normalisé. Il apparaît à cette occasion que les documents engageants produits sur support papier, tant dans le secteur public que dans les entreprises privées, sont encore très nombreux, malgré le développement de la société numérique.

Le 1^er novembre 2017, la gestion papier des cartes grises par l’administration cessera définitivement. Les guichets des préfectures disparaîtra totalement du paysage, du moins en production car il reste le stock papier (le flux multiplié par la durée de conservation).

Le rapprochement de ces deux événements, à six mois d’intervalle, est symptomatique de l’évolution en cours : la normalisation de la numérisation et la téléprocédure (numérique natif) se font écho pour mieux souligner le passage dans le tout numérique, du moins pour ces questions administratives.

Pour les automobilistes qui se sont pas internautes, l’arrêt de la procédure manuelle pour la délivrance des cartes grises s’accompagne d’une mesure additionnelle : les prestataires de service (garagistes, concessionnaires…) sont habilités à effectuer la démarche administrative à la place des clients (coût environ 30 €) ; c’est sans doute le prix à payer (progrès oblige) pour la mise en œuvre de cette téléprocédure, même si ce prix est supporté par ceux qui n’ont pas demandé ce progrès (par ailleurs, un déplacement jusqu’à un bureau préfectoral peut facilement coûter davantage).

Il est également rappelé aux propriétaires de véhicules qu’ils sont tenus de conserver l’ancienne carte grise pendant 5 ans sous peine d’amende. Une mesure de responsabilisation des citoyens dans la gestion de la preuve qui les concerne (avec le problème de conservation numérique pour les particuliers).

Bref, cette petite histoire archivistique des cartes grises illustre assez bien les évolutions de la gestion des archives administratives au cours des dernières décennies, ainsi que celle des services d’archives territoriaux.

Avec deux questions:

1. quel objet de données significatif archive-t-on?
2. quelle durée faut-il appliquer à cet objet dans son ensemble et pourquoi?

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Les offres non retenues sont une catégorie de document bien connues des archivistes dans le secteur public principalement mais aussi dans le privé.

Il s’agit des propositions techniques et commerciales présentées par les fournisseurs en réponse à une consultation dans le cadre des marchés publics (obligation de collecter trois offres au minimum pour tout achat de produit ou de prestation) ou dans le cadre du processus Achats des entreprises.

La première caractéristique de cette catégorie de documents est son volume : le nombre de consultations multiplié par le nombre de réponses multiplié par le nombre de pages de chaque proposition (avec une tendance chronique à l’inflation comme si la qualité était indexée sur la quantité…).

La seconde caractéristique est qu’une fois la commission ad hoc (commission des marchés, comité de pilotage, etc.) a tranché et retenu un fournisseur et son offre, une fois échus les éventuels délais de recours des offreurs non sélectionnés, les « offres non retenues » ne présentent plus d’intérêt. À noter que l’offre retenue fait l’objet d’un marché et change alors de statut et de dénomination, selon deux pratiques différentes : soit le document de proposition est sorti de l’ensemble des offres et est signé pour valoir contrat ; soit un nouveau document intégrant les éléments de l’offre est rédigé par le client et co-signé des deux co-contractants, tandis que le document initial de l’offre retenue, caduc, reste avec les autres offres.

Il faut associer à ces offres reçues par une collectivité, un établissement public, un ministère, une entreprise ou une association, les offres émises en réponse à une consultation externe. Et il ne faudrait pas croire que là, seules les entreprises privées sont concernées car il y a de plus en plus de structures publiques ou parapubliques qui participent à des marchés, y compris à l’international.

La question se pose alors : combien de temps faut-il conserver les offres non retenues ?

Trois durées possibles (au moins) : 5, 10 ou 20 ans.

Comme pour tout document (voir mon analyse sur les entretiens annuels d’évaluation), il convient de faire SON analyse de risque, à partir de la réglementation et de son expérience.

La durée de 5 ans

La durée de conservation de 5 ans (à partir de la notification du choix c’est-à-dire, sauf exception très rare, à partir de l’année de création) figure dans la circulaire du Premier ministre en date du 30 décembre 1998 relative à la procédure de passation des marchés publics (Journal Officiel du 31 décembre 1998). Ce texte indique : « le délai minimal prescrit pour la conservation des dossiers de soumission présentés par les entreprises non retenues dans le cadre des procédures de passation des marchés publics est désormais fixé à cinq ans à compter de la notification du marché à l’entreprise retenue ».

Cette circulaire du Premier ministre avait été rédigée et publiée au Journal officiel à la suite d’une affaire de malversation dans les marchés du Conseil régional d’Ile-de-France… ; les offres non retenues étant jusqu’alors conservées trois ans par les archivistes, durée effectivement assez courte quand on voit jusqu’où remontent certaines enquêtes judiciaires.

La justification des 5 ans est donc de pouvoir vérifier que la passation du marché s’est faite, dans telle collectivité ou tel service, dans le respect des règles et sans favoritisme ou copinage.

Voilà donc une quinzaine d’années que cette durée de conservation de 5 ans est pratiquée dans le secteur public et souvent, par analogie, dans le secteur privé.

La durée de 10 ans

Si c’est écrit 5 ans dans le Journal officiel, pourquoi proposer 10 ans ?

Parce qu’une durée de conservation réglementaire est toujours liée à un contexte et ne préjuge pas du fait qu’un document peut avoir plusieurs valeurs. Du reste la circulaire du Premier ministre ne parle-t-elle pas de « délai minimal » ?

Or, il s’avère que, dans les audits comptables et fiscaux dont la prégnance et la sévérité se sont notablement accrues depuis quinze ans, les offres non retenues sont parfois la trace d’actions ou d’intentions dont il faut se justifier.

Le Livre des procédures fiscales (LPF) indique dans son article L102 que « Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Les offres non retenues ont aisément le statut de « pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de contrôle de l’administration ».

L’article L169 du même LPF précise que « Par exception aux dispositions du premier alinéa, le droit de reprise de l’administration s’exerce jusqu’à la fin-de la dixième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due, lorsque le contribuable exerce une activité occulte ».

Autrement dit, la durée de conservation de 10 ans, par solidarité avec les documents comptables, peut s’avérer une bonne précaution.

À titre d’exemple, une entreprise s’est vu réclamer il y a quelques années par un auditeur externe des offres sans suite faite en tant que fournisseur et qui avaient cinq à sept ans d’âge, dans le but de vérifier s’il n’y avait pas eu entente sur les prix entre plusieurs fournisseurs (il arrive en effet que l’exigence d’avoir trois devis pour les marchés publics conduisent les entreprises à ne pas investir sur toutes les offres car ces devis sont gratuits pour le client mais coûtent cher à l’entreprise-fournisseur ; on laisse donc parfois un collègue-concurrent mieux placé répondre de façon plus poussée et on s’aligne un peu au-dessus. Quoi qu’en dise l’hypocrisie officielle, on ne peut dans une France en crise produire à la fois des biens et des services, et des devis gratuits à tire-larigot).

La durée de 20 ans

Quoi! 20 ans ?

Eh oui, pourquoi pas ? Si l’analyse du document et de son utilité le suggère ?

Il arrive en effet, pour certains domaines spécialisés, que le client hésite entre plusieurs offres également intéressantes et souhaite conserver, à titre documentaire, certaines propositions qui expose une technique ou une méthode originale. J’ai notamment rencontré le cas dans le domaine de l’environnement où une entreprise chargée de dépolluer un site avait fait appel à des prestataires spécialisés et reçus une vingtaine de réponses en provenance de toute l’Europe, avec des approches différentes. Les ingénieurs avaient fait leur choix mais souhaitaient conserver deux ou trois autres propositions pour enrichir leur réflexion. J’ai rencontré le cas une autre fois dans le domaine médical. Cela peut s’imaginer pour l’urbanisme, la pédagogie, etc.

Mais, direz-vous, dans vingt ans, ces méthodes et a fortiori ces technologies seront périmées et les propositions commerciales qui les exposent aussi. Est-ce si sûr ? Est-ce que la valeur d’une offre commerciale se limite à sa validité ?

J’entends souvent l’argument selon lequel il est inutile de garder la plupart des documents d’ordre technique, stratégique ou économique, plus de cinq ans car les informations de cette nature sont très vite périmées. C’est ignorer la valeur secondaire d’un document : en effet, ce n’est pas parce que l’information contenue dans un document n’est plus valide qu’elle n’a plus d’intérêt pour comprendre une situation au travers d’un faisceau d’informations accumulées pendant une certaine période. De ce point de vue, il n’est pas nécessaire de conserver la totalité d’un dossier pour préserver cette information ; un résumé peut suffire (s’il existe, et c’est là un autre problème car on ne prend plus le temps de faire des résumés).

C’est une question qu’il faut se poser au moment de la création/réception des documents, quitte à se la reposer plus tard. Car si le document n’est pas qualifié dès le départ de son cycle de vie comme document engageant ou de mémoire, il est bien difficile, sous la pression du quotidien, de faire demain ce qu’on aura négligé de faire aujourd’hui.

Et les offres numériques ?

Le décret n° 2002-692 du 30 avril 2002, réformant le code des marchés publics, a instauré l’obligation, dans le secteur public, d’être en mesure de recevoir les offres sous forme électronique à compter du 1er janvier 2005, soit sur une plateforme interne, soit par le biais d’un prestataire tiers de confiance.

Les mentalités évoluant plus lentement que la technologie, la mesure, dix ans après est encore loin d’être largement appliquée. On progresse, doucement…

L’aspect sécurité est bien contrôlé (encore que j’aie vu des décideurs, n’étant pas à l’aise avec l’informatique, laisser un agent disposer des codes d’accès à la plateforme sans aucune délégation de signature, mais c’est une autre histoire). Mais on peut observer diverses négligences relatives aux formats, à la validation des documents, à la gestion de leur cycle de vie.

Si la gestion de la durée de conservation des offres papier est en générale dévolue aux archivistes, les offres numériques, plus encore si elles sont hébergées par un tiers, restent souvent dans un no man’s land, une fois le choix effectué.

À quoi bon définir des durées de conservation de 5 ou 10 ans, voire plus, si les fichiers correspondant aux documents sont produits et stockés dans des formats cabalistiques ou exotiques et que les données sont illisibles ou incompréhensibles au bout de deux ou trois ans?

Les offres non retenues sont typiquement un série mixte (partie papier, partie électronique).

À quoi rime de fixer des durées de conservation aux documents engageants si on ne les appliquent qu’à un support ? Réponse : à pas grand-chose, du moins sur le plan archivistique.

La loi n° 2008-561 du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile a six ans.

Cette réforme ne concerne pas que les juristes. Elle est important aussi pour les archivistes dans la mesure où, en l’absence de durées légales de conservation (elles sont peu nombreuses et visent un nombre restreint de documents), les durées de conservation archivistiques (nombre d’années pendant lequel les documents archivés sont effectivement conservés, de leur création à leur destruction) s’appuient sur différents critères au premier desquels le risque de non-disponibilité des documents dans le temps (conformément à la norme ISO15489), notamment en cas de contentieux où ces documents pourraient être produits comme pièces justificatives. Et ce risque est bien sûr lié aux délais de prescription.

Pourtant, si plusieurs sites et blogs de juristes ont commenté cette loi en 2008, évoquant parfois les conséquences de la réforme pour l’archivage dans les cabinets d’avocats (cliquer ici et là), pour l’archivage électronique (ici) ou en lien avec les données personnelles (là), il apparaît que les archivistes l’ont bien peu, trop peu commentée. La loi du 17 juin 2008 a été signalée par Delphine Fournier sur le forum de l’association des archivistes français le 26 juin puis la profession n’en a plus guère parlé.

Pourquoi ? Est-ce que les nouveaux délais de prescription ont été pris en compte par les archivistes dans les durées de conservation ou les durées de conservation traditionnelles ont-elles continué à être utilisées ?

Rappel des principales dispositions de la loi du 17 juin 2008

Tout d’abord, la prescription civile générale est rapportée de trente à cinq ans. Autrement dit, la prescription trentenaire est supprimée ou plus exactement réduite aux questions immobilières. Elle existait dans le code civil depuis 1804 et était la base de bon nombre de durées de conservation d’archives. L’article 2262 qui disait « Toutes les actions, tant réelles que personnelles, sont prescrites par trente ans, sans que celui qui allègue cette prescription soit obligé d’en rapporter un titre ou qu’on puisse lui opposer l’exception déduite de la mauvaise foi » est supprimé. L’article 2224 est nouvellement rédigé ainsi : « Les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer ».

La prescription trentenaire est en revanche introduite dans le code de l’environnement (art. L152-1): « Les obligations financières liées à la réparation des dommages causés à l’environnement par les installations, travaux, ouvrages et activités régis par le présent code, se prescrivent par trente ans ».

Ensuite, la prescription commerciale passe de dix à cinq ans (code du commerce, art. L110-4) : « Les obligations nées à l’occasion de leur commerce entre commerçants ou entre commerçants et non-commerçants se prescrivent par cinq ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes ».

Les autres points concernent notamment l’action en responsabilité dirigée contre les personnes ayant représenté ou assisté les parties en justice (article 2225, cinq ans), (la responsabilité du vice caché (article 1792-4-3, 10 ans), l’action en responsabilité des huissiers de justice (nouvel article 2 bis de l’ordonnance du 2 novembre 1945, 2 ans).

On remarque, comme souvent dans les codes de loi, que certaines dispositions visent des types de document très précis qui ne concerne que certaines professions (ici les avocats et les huissiers) tandis que d’autres articles (la prescription civile et la prescription commerciale) touchent quasiment tout le monde.

Innovations et incohérences

Le Guide des durées de conservation des archives d’entreprise, publié en 1997 par l’Association des archivistes français et non révisé depuis, cite fréquemment l’article 2262 du code civil à l’appui de la durée de conservation de trente ans, par exemple pour les procès-verbaux de délibérations des conseils d’administration. Quant aux contrats et à leurs pièces justificatives, la durée de conservation préconisée est de dix ans (après la résiliation du contrat), conformément au code du commerce de l’époque.

À première vue, la loi 17 juin 2008 a périmé un certain nombre de préconisations de conservation largement utilisées par les archivistes…

Certains services juridiques d’entreprise ont proposé une durée de conservation de cinq ans pour les contrats (après la résiliation, bien sûr) voire pour les registres de délibérations des conseils d’administration (après la radiation). Est-ce bien réaliste ?

Les contrats antérieurs à la loi devaient suivre la règle précédente (caractère non rétrospectif de la loi), et les contrats postérieurs au 17 juin 2008 la nouvelle règle, le tout devant se normaliser en 2013. Qu’en est-il aujourd’hui ? Les contrats sont-ils réellement détruits en entreprise cinq ans après leur résiliation ?

Les factures liées aux contrats continuent, elles, d’être conservées dix ans (à partir de la date de clôture de l’exercice) comme pièces de comptabilité (code de commerce, article L123-22: « Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans »). On se trouve donc en situation de définir une durée de conservation basée sur la prescription commerciale pour les contrats et de les détruire avant les factures qui s’y rattachent. Ne serait-il pas utile lors d’un audit comptable de pouvoir produire les contrats avec les factures (les fausses factures sont toujours à la mode…). Il apparaît que le contrat passe d’un statut de document maître, dont l’exécution produit des factures, à un statut de pièce justificative des factures produites. Quoi qu’il en soit, il serait prudent d’aligner la conservation du contrat sur les factures qui en découlent, dans certaines affaires du moins.

Autre remarque au sujet de la durée de conservation des contrats. En application de la Loi pour la Confiance dans l’économie numérique (LCEN) de 2004, le décret n° 2005-137 du 16 février 2005 (donc antérieur à la loi du 17 juin 2008) stipule que les contrats conclus par voie électronique et portant sur une somme égale ou supérieure à 120 euros, devront être conservés dix ans par les cybercommerçants. Serait-ce donc que les contrats sous forme électronique n’ont pas la même valeur que les contrats sur support papier ? On pourrait le croire mais ce serait contraire à l’article 1316-1 du code civil. En fait, il est question d’un côté de durée de conservation et de l’autre de délai de prescription. Face à des pratiques hétérogènes autour de ces subtilités, il ne serait pas inutile de muscler le discours archivistique sur le sujet.

Enfin, conserver les registres de délibérations d’un conseil d’ administration seulement cinq ans après la disparition de l’ entité juridique en cause est-il opportun ? Ne faut-il pas prendre en compte, d’une part les besoins de mémoire institutionnelle (cas des réorganisations permanentes des entités juridiques), d’autre part le fait que les procès-verbaux de délibérations tracent des décisions qui ont potentiellement donné lieu à d’autres actions dans des domaines (environnement, social…) où les actions se prescrivent par beaucoup plus des cinq ans de prescription visant les simples « actions personnelles et mobilières ». Là aussi, la décision initiale est une pièce du dossier.

L’argument du coût de gestion des archives

La littérature juridique autour de la réduction de la prescription civile évoque volontiers l’impact de cette mesure sur l’archivage en termes de volumes et donc de coûts de stockage et de conservation matérielle :

« Le coût de la conservation des preuves et de la gestion des archives finit par être colossal » (Natalie Fricero)

« Conserver ses archives : un lourd boulet » (Jean Gasnault)

« Plus on archive longtemps, plus les coûts sont importants, peu importe qu’il s’effectue sous forme papier ou électronique. […] La conservation des preuves des documents papier constitue un coût très important pour les entreprises… […] la logique de l’économie de coûts d’archivage… » (Éric Caprioli)

Qu’en est-il six ans après la promulgation de cette loi ?

Les archivistes ont-ils mis en œuvre des durées de conservation réduites sur la base de la loi du 17 juin 2008 ?

Si oui, y a-t-il des réductions significatives de volumes d’archives en vue ?

Ou la réflexion sur le sujet n’a-t-elle pas au contraire exacerbé la prudence et la frilosité de ceux qui visent – ou plutôt devraient viser – les destructions de documents à échéance de leur durée de conservation, conduisant à l’effet inverse de l’effet recherché ?…

Combien de temps faut-il conserver les comptes rendus des entretiens d’évaluation des collaborateurs? Je dis « comptes rendus » car l’entretien est un événement, un échange verbal entre un collaborateur et son manager (le terme est plus soft que supérieur hiérarchique) qui fait l’objet ou non d’un écrit. Cet écrit peut être intitulé compte rendu ou note d’évaluation ou encore fiche d’entretien annuel d’évaluation.

Si la réponse à cette question était blanche ou noire, ça se saurait. Il n’existe pas d’article de loi disant explicitement « les comptes rendus des entretiens d’évaluation doivent être conservés X années et détruits après ». La pratique est grise, comme souvent. Elle est basée sur l’usage de ces documents (loin des yeux, loin du cœur, les documents non consultés ont tendance à être détruits au bout d’un temps. Elle est liée au classement (si les comptes rendus d’entretien sont classés en chrono ou s’ils sont versés au dossier de chaque collaborateur, la question se pose différemment). Elle peut être plus complexe s’il existe plusieurs exemplaires de ce compte rendu, chez le manager du collaborateur et à la DRH. Enfin, elle peut être influencée par la technologie (une entreprise qui les éliminait au bout de trois ans, a décidé, au moment de leur dématérialisation, de les conserver sans limitation de temps, puisque l’outil permet de tout stocker…).

La réponse à la question dépend, comme pour de nombreux documents qui suscitent la même interrogation, de la réponse préalable à quatre autres questions :

1. qu’est-ce que la durée de conservation ?
2. qu’est-ce qu’un compte rendu d’entretien d’évaluation ?
3. quelles sont les dispositions réglementaires qui éclairent la question ?
4. quel est le risque et l’intérêt de les conserver ou de les détruire ?

La durée de conservation

La durée de conservation d’un document est le nombre d’années pendant lequel un document doit être gardé sous la responsabilité de son propriétaire (émetteur ou destinataire) en raison d’une obligation légale, d’un risque lié à la disparition de l’information ou de la trace des faits portés par ce document, ou encore d’un besoin d’exploitation des données contenues dans ce document pour la poursuite de son activité.

L’expression durée de conservation est l’expression que l’on trouve en France dans les codes de loi. Son l’équivalent anglais est retention period.

La durée de conservation démarre du jour où le document est engageant (signature, transmission) même si la date de fin de conservation (le terminus ad quem) n’est pas encore connue car liée à un événement non encore survenu.

La durée légale de conservation, qui vise un document, ne doit pas être confondue avec le délai légal de prescription, qui vise un fait.

La durée légale de conservation ne doit pas être confondue non plus avec la durée de validité qui correspond au temps où le document produit son effet. Une délégation de signature peut être caduque au bout d’un an mais il peut être utile six ans plus tard de pouvoir prouver que le bénéficiaire de cette délégation avait bien le droit de signer tél document. À noter que tous les documents n’ont pas une durée de validité ; un constat n’a pas en soi de durée de validité ; il dit qu’il s’est passé quelque chose ce jour là, point. Un compte rendu d’entretien annuel d’évaluation est un constat.

Il existe très peu de durées légales de conservation. La durée de conservation est selon le cas :

• la durée réglementaire,
• le délai de prescription,
• le produit de la somme « durée de validité + délai de prescription »,
• la durée d’usage.

Compte rendu ou fiche d’entretien d’évaluation

L’entretien d’évaluation n’a qu’une dizaine d’années d’ancienneté. Au début des années 2000, on en rencontrait parfois dans les entreprises les plus en pointe sur les questions RH mais il était qualifié de « nouveau document ».

L’entretien annuel d’évaluation se généralise à partir de 2003. Il n’est pas obligatoire dans le secteur privé, au contraire de l’entretien professionnel qui a lieu tous les deux ans, mais, une fois que l’entreprise a décidé d’en faire, elle doit s’y tenir annuellement. L’entretien est à l’initiative de l’employeur.

L’entretien annuel d’évaluation est engageant : le responsable hiérarchique et le salarié échangent des informations sur le passé et sur l’avenir, sur des objectifs de travail et des objectifs de rémunération, qui serviront de référence à la prochaine évaluation. La fiche ou le compte rendu de l’entretien est donc un document engageant, au travers de la signature des deux « parties » qui reconnaissent la teneur de l’entretien.

Pour le salarié, le compte rendu trace l’expression de ses attentes vis-à-vis de sa hiérarchie, en termes de formation, de mutation, de réévaluation du salaire, d’organisation, d’objectifs de carrière, etc.

Côté entreprise, le compte rendu est d’abord un outil de management pour le suivi des objectifs et, plus spécifiquement pour la DRH, pour la mobilité, les compétences, voire les risques psycho-sociaux.

Pour les deux, le compte rendu peut être un document justificatif dans le cadre d’une réclamation ou d’un contentieux mettant en cause ce qui aurait été dit ou pas au cours de l’entretien, qu’il s’agisse d’objectifs opérationnels, de rémunération, de harcèlement ou de discrimination syndicale ou autre chose.

Sauf erreur, il n’existe pas de formulaire CERFA pour les entretiens d’évaluation. Il existe des dizaines de modèles, proposés par des cabinets de conseil ou définis en interne. Une fiche ou un compte rendu d’entretien d’évaluation fait de 2 à 10 pages. Le compte rendu existe au minimum en un exemplaire original (en principe à la DRH) mais le manager en garde souvent une copie. Dans certaines entreprises, le salarié est également destinataire d’une copie.

Petit calcul pour le support papier : pour une entreprise de 1000 collaborateurs, cela représente donc (je ne compte pas les sous-chemises et les agrafes) : 1000 x 2 à 10 feuillets x 2 exemplaires = 4000 à 20000 feuilles, soit, sur la base de l’équivalence 800 feuilles par boîte d’archives, un volume de 0,5 à 2,5 mètres linéaires par an.

Il est recommandé sur de nombreux sites que l’original soit conservé dans le dossier du personnel mais il y a fort à parier que la réalité est un peu différente. J’ai vu personnellement des séries de boîtes remplies de comptes rendus d’entretien annuel d’évaluation, donc hors dossiers nominatifs des collaborateurs, libellées du nom du logiciel correspondant.

La dématérialisation se développe dans le domaine avec des logiciels spécialisés : Adequasys, Inser, Foederis, etc. Mais, comme dans la plupart des applications métiers, la gestion de la destruction n’est pas prévue…

Par ailleurs, il faut distinguer la production de la fiche (saisie en ligne dans un formulaire) et la validation (validation numérique du salarié et de son manager, ou signature papier de l’impression de la fiche ?).

Dispositions réglementaires relatives à l’entretien d’évaluation

À défaut d’un texte universel indiquant clairement la durée de conservation des fiches d’entretien d’évaluation, plusieurs textes sont à prendre en considération :

• le délai de prescription civile (article 2224 du code civil, depuis la loi du 17 juin 2008) : les actions personnelles ou mobilières se prescrivent par cinq ans à compter du jour où le titulaire d’un droit a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer ;
• l’article L3245-1 du code du travail (loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013) : « L’action en paiement ou en répétition du salaire se prescrit par trois ans à compter du jour où celui qui l’exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant de l’exercer. La demande peut porter sur les sommes dues au titre des trois dernières années à compter de ce jour ou, lorsque le contrat de travail est rompu, sur les sommes dues au titre des trois années précédant la rupture du contrat. »
• l’article L1134-5du code du travail (prescription de 5 ans en matière de discrimination), les articles 7 et 8 du code pénal portant prescription en matière de crime (10 ans) et de délit (3 ans) relative à la prescription en matière de crime (10 ans) ;
• l’arrêté de la ministre de la culture et de la communication et de la ministre de la réforme de l’État, de la décentralisation et de la fonction publique du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics géré sur support électronique. Ce texte aborde la conservation du « Compte rendu d’évaluation (compte rendu de l’entretien d’évaluation ou compte rendu de l’entretien professionnel). Il préconise une conservation de 15 ans dans le bureau (ce que le texte appelle « durée de conservation en gestion courante », expression logistique totalement confusante) puis un « archivage intermédiaire » (qui démarre au bout de 15 ans !) jusqu’aux 80 ans révolus de l’agent, ce qui est particulièrement difficile à appliquer, 90% des DRH gérant les dossiers des collaborateurs à compter de leur date de départ et non en fonction de leur âge.
• les recommandations de la CNIL, avec :
  • ce qui concerne les données personnelles en général, dont la destruction est recommandée quand les données ne sont plus utiles ;
  • l’avis particulier sur l’entretien annuel d’évaluation où on lit : « Les données d’évaluation ne peuvent être conservées au-delà de la période d’emploi de la personne concernée. Toutefois, il est possible de conserver ces informations plus longtemps, notamment lorsqu’il s’agit de se prémunir contre une éventuelle action en justice d’un ancien salarié. Il faut alors les stocker sur un serveur spécifique, accessible à un nombre limité de personnes et prévoir une traçabilité des opérations consultation. » La CNIL (c’est son rôle) insiste sur les questions d’accès mais la position en matière de durée de conservation est assez discrète avec un maximum ne dépassant par la période d’emploi.

La nouvelle directive européenne relative à la conservation des données personnelles éclairera peut-être la question.

Risque et intérêt de conserver ou de détruire

La règle n’est ni unique ni absolue. C’est à chaque entreprise de fixer la règle de conservation de ses comptes rendus d’entretien annuel d’évaluation, en fonction des paramètres suivants :

• obligation réglementaire ou non (arrêté ministériel du 21 décembre 2012 pour les services publics),
• nature des informations (plus ou moins détaillées, plus ou moins factuelles),
• risque à conserver ces documents : sont-ils susceptibles d’être utilisés à des fins non autorisées ou à charge de l’entreprise ?
• risque à détruire ces documents : quelle est la durée d’utilité réelle de ces documents pour la gestion des collaborateurs (mobilité, compétence, gestion personnelle…)
• coût de conservation : le stockage n’est pas excessivement onéreux mais il est toujours trop cher s’il ne sert à rien ; si je reprends mon exemple d’un établissement de mille salariés, on peut aller jusqu’à un volume papier de 2,5 ml x 50 ans = 125 ml, soit 25 armoires, autant que la place qu’occupe la collection des contrats d’un grand groupe, c’est beaucoup…
• faisabilité de tri et de destruction : si les comptes rendus sont classés dans les dossiers papier des collaborateurs, leur destruction avant le reste du dossier nécessite un tri qui a un coût ; le problème existe également pour le dossier numérique si la nature spécifique de ces documents n’est pas indexée en vue de cette destruction.

Autres questions :

• Si le salarié en détient un exemplaire, il peut s’en considérer propriétaire. Est-il pour autant légitime à en faire état publiquement ou lors d’un contentieux sans limitation de durée ? Faut-il considérer que les données personnelles contenues dans le compte rendu ne concernent que le salarié ou également son responsable hiérarchique ?
• Quand le responsable hiérarchique quitte son poste, que devient son jeu de comptes rendus d’entretiens annuels d’évaluation ? Peut-il les emporter avec lui ou est-il tenu de les laisser dans le poste ? Son successeur peut-il y avoir accès ? Le cas échéant sur vingt cinq ans ?
• L’entreprise peut-elle s’appuyer sur les comptes rendus d’entretien d’évaluation pour se retourner contre le salarié lorsque les objectifs prévus n’ont pas été atteints et que ceci est dommageable à l’entreprise (perte de marché, contentieux…) ?
• Quel salarié a vraiment envie que les comptes rendus de ses entretiens annuels d’évaluation soient conservés dans l’entreprise pendant vingt ou trente ans ? Quid du droit à l’oubli ?
• Que se passe-t-il quand l’entreprise est rachetée ? La nouvelle DRH est-elle légitime à exploiter des informations qui remonteraient vingt ans en arrière ?

La liste n’est pas fermée…

Une fois la durée de conservation choisie et motivée, il serait sans doute opportun de consulter les instances représentatives du personnel sur la durée de conservation retenue.

Il y a un an, le cabinet HRValley concluait d’une enquête auprès d’un DRH de grandes entreprises que l’entretien d’évaluation est « un outil devenu opaque et peu adapté aux attentes des managers comme des salariés ». S’il venait à disparaître dans sa forme actuelle, il serait remplacé par autre chose et le document qui trace l’échange entre employeur et salarié aurait un autre nom et un autre contenu, ce qui ne change rien à la problématique archivistique des documents engageants.

En vous, savez-vous comment cela se passe dans votre entreprise ou organisme ? Y a-t-il eu plusieurs formules de comptes rendus depuis la mise en place ? Combien d’exemplaires sont établis ? Sur quel support sont-ils validés ? Quel volume représentent-ils ? Comment sont-ils classés ? Combien de temps sont-ils conservés ? Sont-ils consultés, pourquoi et pendant combien de temps ? En avez-vous déjà détruit ?

Le principe de la durée de conservation des archives est assez simple mais son application s’avère complexe, d’une part parce que les documents eux-mêmes sont une matière complexe, avec plusieurs niveaux d’analyse (pièce, dossier, fichier, acte, pièce justificative, annexe, original, copie…), d’autre part parce qu’il existe diverses pratiques qui rendent les choses inutilement nébuleuses ou enchevêtrées, des pratiques que je nomme ici maltraitances, même si le mot est un peu rude. Elles sont d’ordre linguistique, logistique et juridique.

Définition de la durée de conservation des archives

L’expression « durée de conservation » est facile à comprendre : c’est le nombre de jours, mois ou années pendant lesquels on conserve (on peut conserver, on doit conserver) quelque chose. Conserver veut dire maintenir quelque chose en état de servir ce à quoi il était initialement destiné. On parle couramment de durée de conservation pour des aliments, des médicaments, des archives. Voir là-dessus le billet Frigo.

Dans le Nouveau glossaire de l’archivage (2010), j’en donne la définition suivante : « laps de temps pendant lequel un document engageant doit être conservé pour obéir aux exigences réglementaires, pour prévenir les risques de non-disponibilité des documents et/ou pour répondre aux besoins de mémoire de l’entreprise. La durée de conservation s’exprime en nombre d’années assortie d’une précision de point de départ (événement déclencheur) lorsqu’il ne s’agit pas de la date propre du document considéré ».

La durée de conservation est un intervalle de temps entre deux bornes :

• le terminus a quo (pour en savoir plus, voir le billet ad hoc) ;
• le terminus ad quem qui correspond à la seconde borne, celle qui clôt la séquence.

 Ce que l’on peut voir sur le schéma ci-dessous dans la partie verte (approche records management) et non dans la partie bleue (approche française hélas pervertie) :

Toujours est-il que connaître la durée de conservation des documents est une question récurrente chez toute personne qui s’occupe d’archivage.

L’objectif principal de l’archivage est d’associer aux objets documentaires qui le méritent (les documents qui engagent la responsabilité ou garantissent la mémoire des activités) une durée de conservation motivée (contraintes réglementaires, besoins métier, risque contentieux) et de gérer au mieux cette association tant qu’elle est pertinente.

Les durées réglementaires de conservation ne sont pas très nombreuses. On peut même dire que 90% du volume des documents à archiver dans une entreprise ou une collectivité est géré par seulement quatre durées différentes :

• très long terme (c’est-à-dire 60 ans et plus ; il ne sert à rien d’ergoter sur 60 ou 70 ou 90, nous ne serons plus là pour valider les destructions et d’autres personnes y pourvoiront, à la lueur d’autres évolutions techniques, juridiques et culturelles) ;
• 30 ans, ce qui en droit français actuel correspond à la durée de prescription en matière de construction et d’environnement (la prescription civile trentenaire ayant été supprimée en 2008) ;
• 10 ans, qui est la durée la plus fréquente, renvoyant aux exigences comptables, au délai maximal d’intervention de l’État en matière fiscale, à la prescription en matière de crime et d’autres délais que l’on peut rattacher à ceux là ;
• 5 ans, qui est la durée de prescription en matière de rémunération et de loyer, base d’extrapolation d’une durée de gestion au sein des organisations.

Il existe des délais de prescription de l’action plus courts mais leur mise en œuvre archivistique (si tant est que d’autres exigences de conservation ne dépassent cette prescription plus courte pour les documents considérés) est parfois difficile et finalement plus coûteuse que la conservation. Il faut rappeler que durée légale de conservation ne signifie pas obligation de destruction après ; et que les obligations de destruction aujourd’hui ne portent que sur les données à caractère personnel.

Maltraitances linguistiques

Sur le plan linguistique, la pire injure qui est faite à la notion de durée de conservation est l’expression « période de rétention ». Ceux qui l’emploient confondent les archives et les étrangers en situation irrégulière que l’on dirige vers des centres de rétention pendant une certaine période. Le droit utilise des mots précis et cela devrait aider à s’exprimer clairement. Or les codes de lois français parlent de « durée de conservation » et pas d’autre chose.

Pourquoi cette confusion ? Parce que, en anglais, durée de conservation se dit « retention period ». Et bien sûr, il est plus facile de céder à la transposition de l’anglais que de rechercher la bonne expression française. Le franglish, c’est sympa, mais jusqu’à un certain point, ce point étant encore une fois la clarté du discours, la compréhension de l’auditeur mais aussi celle du locuteur. Et là, c’est l’embrouille ; j’ai rencontré certaines personnes (je veux dire certains archivistes) croient de bonne foi qu’il s’agit de deux notions différentes : Ah oui, Mesdames et Messieurs, l’archivistique est une science très complexe et il faut être très savant !

Au milieu des années 2000, un rapport sénatorial concernant la conservation des données de trafic téléphonique mêlait allègrement les expressions « durée de conservation » et « durée de rétention ». Je m’en suis étonnée auprès d’un des rédacteurs, sénateur fort connu, lequel a reconnu qu’il s’agissait bien de la même notion et m’a avoué que certains rapports étaient écrits un peu à la va-vite et sous l’influence du franglais… Bon.

Aussi paradoxal que cela puisse paraître, l’expression « durée de conservation » ne figure pas dans le dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France (dernière édition en 2002). À la place, on y trouve la « durée d’utilité administrative » (DUA), fréquemment utilisée par les archivistes, avec la définition suivante : « Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation ».

Cette formulation apparaît comme réductrice, à deux titres, en dépit de la définition ci-dessus :

1. le terme « utilité » est ambigu car on peut hésiter entre l’utilité réelle (les documents sont utilisés) et l’utilisation potentielle (les documents ne sont pas utiliser mais pourraient l’être ;
2. quant au qualificatif « administratif », il semble ignorer les documents techniques ou scientifiques en ne retenant que ce qui touche au processus administratif.

De même que l’expression « archives intermédiaires », « durée d’utilité administrative » exprime le point de vue du responsable des archives historiques qui est en attente d’une sélection historique et doit tenir compte de l’intérêt du document pour son producteur ; c’est une expression qui est par nature plus difficile à comprendre pour les services producteurs.

On rencontre encore l’expression « durée d’archivage » qui n’est pas correcte sur le plan linguistique car l’archivage est un geste, l’acte de mettre dans un système contrôlé des documents dotés de règles de gestion, et ce geste ne dure en principe qu’un instant, au contraire de la conservation qui, elle, s’étale sur des années ou des décennies. Parler de durée d’archivage, c’est comme si, lors d’une course sportive, on parlait de la durée du départ au lieu de la durée de la course. Il y a en revanche le moment du départ, comme il y a (ou comme il devrait y avoir) le moment de l’archivage.

Maltraitances logistiques

Les archives (papier) se présentent le plus souvent sous forme de dossiers, c’est-à-dire de chemises cartonnées dans lesquels on classe ou plutôt on range (quand on est pressé) les différents documents qui concernent une même affaire.

Dans certaines affaires où l’instruction est brève et bien cadrée par la réglementation, les pièces du dossier sont toutes solidaires de la décision principale et suivent donc solidairement la même durée de conservation. Mais le plus souvent, le dossier comporte des pièces de valeurs et de durées hétérogènes qui ne sont pas gérées de ce point de vue, de sorte que l’on entasse dans le même « linge » (la chemise) les documents de tous poils qui ne requièrent pas les mêmes soins, dans une promiscuité forcée, jusqu’au jour de plus en plus improbable où on les triera pour leur donner à chacun le conditionnement approprié. N’est-ce pas une forme de maltraitance ?

À cet égard, l’instruction interministérielle du 14 août 2007 relative à la conservation du dossier médical est aussi exemplaire qu’isolée. On peut y lire, au sujet des fiches d’incident transfusionnel que l’on peut trouver dans les dossiers médicaux et qu’il convient de conserver trente ans (§ 2.1.3) : « Il est donc recommandé aux établissements de santé de réserver un classement particulier à ces informations s’ils souhaitent pouvoir éliminer les autres éléments du dossier médical à l’issue du délai de droit commun sans avoir à procéder à de longues opérations de tri ». On voudrait que cette approche, rigoureuse et efficace, soit plus répandue. C’est en tout cas le principe de la méthode Arcateg.

Après le dossier, il y a la boîte. Serrer dans une même boîte d’archives des dossiers aux durées de conservation hétérogènes est malheureusement très fréquent. L’exemple le plus courant est celui des dossiers de carrière du personnel lorsque la règle choisie est basée la date de naissance quand le classement est fonction de la date de sortie de l’entreprise.

Enfin, troisième niveau, il y a le regroupement dans un conteneur de boîtes d’archives à dates de destruction prévue hétérogènes, de sorte qu’on pourrait bien ouvrir le conteneur et jeter un ou deux boîtes sur les cinq ou six que contient le carton, mais cela ne sert à rien car on ne gagne pas de place de stockage, sauf à reconditionner tous les cartons, opération fort coûteuse en manutention et en temps. Les études que j’ai pu faire sur quelques millions de boîtes d’archives, montrent que près de 40 à 50 % des boîtes d’archives stockées en masse sont arrivées à échéance de conservation mais que leur destruction ne peut être opérée simplement, donc on garde…

Et si vous pensez qu’avec le numérique ce sera plus facile, vous vous mettez le doigt dans l’œil parce que 1) beaucoup de gens (archivistes compris) reproduisent les mêmes gestes erronés de classement et regroupent sur un même cédérom ou un même DVD des fichiers à durées de conservation différentes, et 2) surtout parce que les fichiers numériques étant le plus souvent mal qualifiés, il est très délicat de retrouver ce qu’il faut détruire.

Quand on sait le coût de stockage à la longue, tant du numérique que du papier, on pourrait tout de même y réfléchir un peu.

Maltraitances juridiques

Certaines durées de conservations sont issues d’un délai de prescription et il arrive (trop) souvent que l’on fixe le terminus a quo de la durée de conservation des dossiers à la fin de l’effet de l’acte juridique c’est-à-dire après la caducité ou la résiliation du contrat. Bien sûr, l’expression de la prescription dans les textes réglementaires est « 5 ans après… » mais la durée de conservation, c’est-à-dire la période pendant laquelle les documents doivent suivre le processus de conservation (stockage sécurisé, intégrité, contrôle d’accès) démarre dès la signature ou dès la réception des documents de nature juridique. Le « après » est indissociable du nombre d’années de la prescription et les deux forment une entité indissociable du point de vue de la conservation. Sur le plan opérationnel, la durée de conservation est égale à la durée de l’effet juridique + le délai de prescription.

Il y a des gens qui croient que le records management commence après la clôture des affaires et la fin d’effet du contrat : quelle méconnaissance des fondamentaux archivistiques !

Cette réalité n’est pas sans conséquence sur la force probante d’un document lors de sa production au cours d’un litige. L’authenticité d’un document d’archives dix ans après sa création repose sur la démonstration de l’intégrité de sa conservation pendant ces dix ans. La seule et unique façon de démontrer cette intégrité est la prise en charge dudit document à archiver par un système d’archivage dès sa création avec une traçabilité de toutes les opérations visant le document archivé (format, support, localisation, accès), ce que préconisent les normes sur l’archivage électronique MoReq et ICA-Req (electronic records management).

Oui, les durées de conservation archivistiques sont maltraitées et mériterait un meilleur sort!