Après la question d’un marchand d’autographe sur l’imprescriptibilité des documents d’archives publiques, j’ai été récemment interrogée par une architecte qui, répondant à un concours pour la réhabilitation d’un bâtiment communal ancien en « bâtiment d’archivage », cherchait à savoir « ce que représente en ml d’archives 30 années d’archivage pour une municipalité ».

J’ai immédiatement pensé au temps de refroidissement du canon…

La question est légitime et c’est finalement assez naturel et sain que des professionnels extérieurs au monde des archives se la posent. Malheureusement, si cette architecte n’a pas trouvé de réponse standard, c’est parce qu’il n’en existe pas.

Certes le mètre linéaire est l’unité de mesure des archives (notion que j’ai naguère longuement analysée) mais c’est une unité de mesure logistique qui intervient essentiellement dans la description d’une réalité d’archives papier, et rarement, pour ne pas dire jamais, dans la définition d’un standard de document à produire, dans l’énoncé d’une prescription. Conditionner la création des archives à leur encombrement physique ne se rencontre que dans des récits imaginaires ou humoristiques : « Vous me ferez deux mètres linéaires de rapports pour le 15 mai prochain, sinon vous êtes viré ». L’anecdote serait encore plus marrante dans un environnement numérique…

Trop d’éléments entre en ligne de compte pour pouvoir énoncer une formule simple de calcul  « administratif », ou même archivistique de ce métrage linéaire, lequel métrage existe pourtant dans chaque localité. Il faut tenir compte de :

• la population de la commune (qui évolue au cours du siècle)
• la superficie de la commune et sa situation car un certain nombre de dossiers sont liés à la géographie (entretien des routes, etc.)
• son histoire et son patrimoine (quels bâtiments communaux, quels événements)
• le budget de la commune (qui permet ou non un certain nombre de projets)
• le nombre d’agents municipaux
• les pratiques documentaires avec plus ou moins de bureaucratie (lié au précédent) et plus ou moins « d’emballage » (chemises, sous-chemises, intercalaires, classeurs qui font qu’un document de 10 pages peut, de fil en aiguille, occuper 10 centimètres linéaires)
• les destructions réalisées, volontaires et involontaires.

D’autres critères interviennent sans doute dans cette affaire mais l’âge du maire n’y est pour rien (encore que…).

L’élasticité comparée des fonds d’archives est une chose proprement étonnante. Je l’ai constaté personnellement jadis quand mes fonctions m’ont amenée à visiter les archives de quelques centaines de petites communes. L’hétérogénéité est tout aussi intéressante dans les archives départementales : bien qu’il existe peu d’études chiffrées sur le sujet, il y a une référence que j’aime bien rappeler (une journée d’étude de 1994 sur les archives de la santé) : pour les trois départements des Pyrénées-Orientales, de Côte-d’Or et de l’Eure, la série d’archives départementales relative aux questions de prévoyance sociale (XIXe et XXe siècles) correspond respectivement à 13 mètres, 350 mètres et 725 mètres, sans qu’on sache expliquer ces écarts.

Cependant, si « on » voulait définir une réponse standard à ce type de question, il y aurait plusieurs façons de procéder. J’en citerai trois :

• l’enquête statistique : on prend un panel de communes de diverses tranches de population et on mesure le nombre de rayonnages occupés dans chacune ; on additionne, on divise, on fait les péréquations nécessaires et on affirme : une commune de 50000 habitants doit produire et conserver X mètres linéaires d’archives ; ce qui, au passage, ne nous apprend rien sur la pertinence et la qualité des archives ;
• l’équation mathématique : on part de l’équivalence administrative adoptée en matière d’archives à la fin du XXe siècle, à savoir 1 ml par an et par agent, et on multiplie par le nombre d’agents pour chaque année (sachant que la majorité de ce volume n’a aucun caractère historique) ; on y ajoutera un coefficient de superficie, de bureaucratie, de destruction, etc. pour affiner le chiffre ; mais que vaut cette équivalence de 1 ml/an/agent de nos jours ?
• le portrait-robot archivistique : à la différence des deux précédentes manières qui ne tiennent pas compte de la personnalité de la commune (et les presque 36000 communes de France sont toutes différentes), celle-ci part de la réalité de la commune considérée ; à partir des missions de la commune (compétences régaliennes, administration municipale et réalisations de la collectivité), 1) on décrit les quelques dizaines de séries documentaires pérennes gérées par les services (par exemple avec la méthode Arcateg), 2) on les quantifie en nombre d’actes et de dossiers, 3) avec une évaluation du volume annuel de stockage (papier ou numérique, ml ou Go) basée sur l’analyse de quelques années représentatives, et 4) on établit une projection en tenant compte de la cohérence des activités dans la durée ; personnellement j’augmenterai le volume obtenu d’un tiers en me basant sur ma théorie des quatre-quarts des archives historiques.

Ceci dit, on peut toujours sortir un chiffre au doigt mouillé. Ayant trempé le mien dans trente-cinq ans de cocktail archivistique, je dirai par exemple que 1 mètre linéaire de rayonnage est largement suffisant pour concentrer l’essentiel des archives physiques pérennes produites par une commune de moins de 2000 habitants, soit 30 mètres ou 6 armoires pour trente ans ; estimation portée à 25-30 ml annuels pour une commune de 100 000 habitants, soit 750-900 mètres linéaires pour trente ans, soit encore une salle d’environ 130 à 160 m².

Bref, cette question est tout de même une fausse question. La vraie question, celle que devrait se poser systématiquement l’autorité municipale, est la double question suivante : avons-nous archivé tout ce que devions archiver (c’est-à-dire toutes les traces engageants et mémorielles de l’activité communale) et ces archives sont-elles bien conservées ?

J’aborderai successivement la définition du mètre linéaire d’archives et son usage, sa valeur archivistique limitée, les métrages de référence, l’équivalence avec les archives numériques et les autres indicateurs de mesure.

Une unité de mesure logistique

Les dirigeants qui se sont penchés sur la question de l’archivage aiment à dire qu’ils savent que les archives se comptent en mètres et en kilomètres. C’est la preuve qu’ils ont fait l’effort d’utiliser le vocabulaire des archivistes et qu’ils ont pris conscience du volet logistique de l’archivage, car un kilomètre d’archives nécessite pour le stocker une surface non négligeable, c’est-à-dire, en standard, une salle de 170 m² ; dix kilomètres nécessiteront une surface de stockage d’environ 1700 m². Les Archives nationales conservent plusieurs centaines de kilomètres. Certaines administrations déployées sur l’ensemble du territoire français ont aujourd’hui à gérer plusieurs milliers de kilomètres d’archives…

On trouve ici et là plusieurs définitions du mètre linéaire appliqué aux archives, certaines plus rigoureuses que d’autres. Je retiens celle du Dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France de 2001 : « Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d’un mètre de longueur ». Une armoire de bureau permet de ranger 5 à 6 mètres linéaires de documents.

Le mètre linéaire est utilisé pour l’organisation du stockage en prenant en compte la hauteur des archives (par exemple, boîtes en carton de 32 à 33 cm de haut ou registres reliés de 60 cm), le sens dans lequel les objets sont posés sur le rayonnage (à la française quand les boîtes sont « debout », à l’italienne quand elles sont « couchées ») et de leur poids afin de respecter la résistance des planchers. Un mètre linéaire d’archives pèse en moyenne 50 kg.

Pour du stockage plus massif, on peut estimer les volumes en mètres cubes, avec une équivalence de 10 à 12 mètres linéaires par mètre cube.

Le mètre linéaire est l’unité de base pour calculer les coûts de stockage des archives par les prestataires spécialisés, avec des variations de tarifs dues à la localisation géographique (coût du m²), à la nature et la qualité des équipements (solidité, sécurité, fonctionnalités), à la granularité du conditionnement des documents et aux modalités de gestion. Le stockage d’un mètre linéaire coûte de 3 à 15 € en fonction des options retenues.

Unité de mesure des volumes, le mètre linéaire est également utilisé pour décrire les opérations de traitement des archives, rapporté à l’unité de temps qu’est la journée. Le ratio pour un relevé sommaire du contenu de boîtes d’archives est ainsi de 20 mètres linéaires par jour ou de 10, l’inventaire plus détaillé allant de 5 ml par jour à moins d’un mètre, la différence venant de la nature des documents, de leur état de classement, du détail de la description ou du traitement matériel, et de l’habileté de l’archiviste. Les coûts de traitement étant liés au nombre de jours, on obtient ainsi des ratios allant de 20 à 150 € HT le mètre linéaire inventorié.

Le mètre linéaire est encore la façon de mesurer la taille d’un gros dossier, indépendamment de son rangement. Ainsi, Cour européenne des droits de l’homme mentionne-t-elle que son dossier judiciaire le plus volumineux est l’affaire Irlande c. Royaume-Uni (1978) avec 791 mètres linéaires. De quoi poser sa candidature au livre des records (au sens français du terme of course).

Élasticité du mètre linéaire d’archives

Le mètre linéaire désigne la quantité d’archives stockées sur un mètre de rayonnage, sans distinguer le contenant et le volume « utile » d’archives, c’est-à-dire les documents eux-mêmes. C’est dans ce sens que l’on peut parler d’élasticité (voir le billet sur le sujet).  En effet, les mêmes documents archivés peuvent occuper un volume final qui va facilement du simple au quadruple selon les conditionnements utilisés (pochettes, sous-chemises, chemises, classeurs, boîtes) et le coefficient de tassement des documents à l’intérieur.

Il existe d’autres facteurs, liés à la production des documents, qui ont un impact sur le volume final déposés dans les rayonnages, notamment :

• le grammage du papier : 6 grammes environ pour une feuille de papier 21 x 29,7 de qualité 80 gr, moitié moins pour du papier pelure, plus pour les chemises,
• la pratique du recto-verso qui produit un écart du simple au double,
• la taille de l’écriture (pour les manuscrits mais pas seulement) et la mise en page, avec les débordements imprimantes mal réglées qui impriment la dernière ligne d’un formulaire sur une 2^e page.

Le même contenu peut donc s’incarner dans des métrages largement extensibles. La place occupée par les supports d’un même nombre de mots peut aisément aller du simple au décuple, de sorte que le contenu « utile » est assez difficile à évaluer.

L’équivalence la plus courante entre le nombre de feuilles et le mètre linéaire est de 7000 feuillets dans un mètre, avec un nombre de pages qui peut aller jusqu’à doubler (5000 à 10000), et un nombre de « documents » ou de « pièces » qui, lui, peut varier de quelques dizaines à plusieurs milliers.

Le mètre linéaire n’est donc pas très parlant pour décrire les archives, a fortiori pour le grand public qui n’est pas coutumier de ces évaluations. C’est pourquoi les journalistes utilisent plus volontiers d’autres termes. Lors du procès AZF en 2008-2009, plusieurs journaux on évoqué l’épaisseur du dossier d’instruction : « 105 tomes de documents dont 7 mille procès verbaux et 9 mille pièces » (Mediapart) , « un dossier d’instruction qui compte pas moins de 53.820 pages »( Les Echos)

ce qu’on peut traduire par 16000 documents de 3 ou 4 pages de moyenne, soit environ 8 mètres linéaires (à vérifier) mais l’expression journalistique signifie surtout « volumineux » pour un public profane en la matière, un peu comme au Moyen âge, on parlait d’une armée ennemie de 666 guerriers…

Métrage et valeur : des petits pois et des archives

On mesure le linéaire d’archives comme on mesure le linéaire de produits manufacturés, par exemple des petits pois. C’est bien ce qu’il faut faire d’un point de vue logistique de pur stockage et d’occupation de l’espace. Cependant, les archives présentent une différence majeure d’avec les produits manufacturés : tandis que ceux-ci sont produits et gérés en nombre, par centaines ou par milliers, dans les linéaires d’entrepôts ou de gondoles, celles-là sont uniques. Le contenu de chaque dossier, de chaque boîte, de chaque carton est unique. S’il peut arriver qu’il y ait des « clones documentaires », c’est une erreur de gestion.

Or, si on conserve les archives, c’est bien pour cette valeur unique et non pour leur volume. De sorte que parler de mètres linéaires d’archives sans les qualifier n’a pas grand intérêt.

Ce point est d’autant plus important à souligner que a) les volumes d’archives (ou supposées telles) sont aujourd’hui faramineux et que cela est coûteux ; b) l’échelle de valeurs et des risques associés est assez large.

Si un mètre linéaire d’archives pèse environ 50 kilogrammes, un mètre linéaire de pièces justificatives de remboursement de prestations sociales n’a pas le même « poids archivistique » qu’un mètre linéaire du fonds d’un président de la République après traitement par les conservateur des Archives nationales.

L’information sur la valeur est partielle si on ne connaît pas les dates correspondant à la production de ces archives, intéressantes ou banales, afin de comparer les volumes produits pendant telle période à la production de la période précédente ou suivante, comparaison particulièrement  instructive pour quiconque veut véritablement gérer les fonds d’archives dont il a la charge. Par exemple, un service d’archives écrit dans son rapport annuel 2010 qu’il a reçu en 2009 50 ml de boîtes d’archives de la direction de l’Agriculture. Fort bien mais :

• s’agit-il de la série des comptes rendus de réunion des comités agricoles depuis vingt-cinq ans ou des formulaires de l’enquête sur la mécanisation des exploitations réalisée il y a trois ans ? S’il s’agit des comptes rendus de réunion, sont-ils exhaustifs ? Concernent-ils tous les comités agricoles ayant siégé au cours de la période dans la circonscription en cause ? Y a-t-il des lacunes dans la série ?
• s’agit-il des dossiers dont la direction ne veut plus ou, au contraire de ceux qu’elle veut voir conservés en toute sécurité ?
• quel métrage cette direction a-t-elle versé aux archives l’année précédente ? Et l’année d’avant ? Les contenus sont-ils comparables ?

Il est vrai que si les versements aux archives se font à l’occasion des déménagements, englobant tout ce qui reste dans les bureaux après que les gestionnaires aient transportés les dossiers en cours dans les nouveaux locaux, la comparaison est difficile…

Y a-t-il des métrages de référence ?

Pour être autre chose qu’une donnée logistique, le métrage linéaire « absolu » doit donc être qualifié en relation avec le processus producteur des archives (décisions officielles, contrats avec leurs pièces justificatives, correspondance, études, copies d’élèves, dossiers patients, etc.) et comparé ou comparable au métrage d’une période de production équivalente ou d’un producteur similaire.

N’existerait-il pas des métrages de référence, des standards, pour guider les archivistes dans l’évaluation des opérations de versement et dans les prévisions de collecte?

Jean Favier, directeur général des Archives de France (du temps révolu où les Archives de France étaient une direction de ministère) avait coutume de dire, lors de ses brillants discours d’inauguration de bâtiments d’archives départementales – et ils furent nombreux dans les années 1980 – Jean Favier avait coutume de dire qu’un agent de l’administration produisait en moyenne un mètre linéaire d’archives par an.

Un mètre linéaire par an et par agent. La formule est simple et efficace. Il est évident qu’il s’agit plus d’un slogan inspiré que d’un constat de terrain mais il y avait besoin d’énoncer cette équivalence, ce repère, tant pour les archivistes que pour les décideurs. Sur ce point, Jean Favier n’a pas été officiellement démenti. À noter que cette équivalence est aujourd’hui introuvable sur Internet et on serait tenté de croire qu’elle n’a  jamais existé mais j’en ai été à plusieurs reprises le témoin oculaire et je peux donc la rapporter.

Je dois avouer que j’ai souvent repensé à cette formule au cours des missions de conseil de mon cabinet Archive 17 [lien], quinze à vingt ans plus tard, quand j’ai été amenée à calculer ce type de ratio. Le chiffre moyen calculé récemment pour une administration regroupant plus de 100 000 agents est de 3,5 mètres linéaires par an et par agent, ce qui est beaucoup mais cette moyenne n’est pas pertinente car elle fusionne deux chiffres distincts : 4,2 mètres linéaires par agent et par an pour les services qui gèrent de nombreuses pièces justificatives ; 1,8 mètre linéaire par agent pour les autres services. Au regard de la moyenne Favier, il y aurait donc inflation (de 1 à 1,8 ml), ce qui n’est pas surprenant, les dernières décennies ayant connu une inflation notable de la paperasse et la fameuse « dématérialisation », axée sur le support, n’ayant pas ou pas encore produit des résultats significatifs sur les volumes papier.

Les chiffres ci-dessus concernent le volume de  documents archivés par une administration pour assurer ses besoins de mémoire et la gestion des risques contentieux. Peut-on en déduire un ratio de production pour les archives historiques ? À partir du moment où les archives historiques représentent un pourcentage des documents archivés dans un premier temps pour les intérêts du producteur (1% ? 5% ?), on peut en déduire mathématiquement un ratio mètre linéaire / agent administratif. Mais l’opération de sélection de ce qui présente un intérêt pour la mémoire collective ou la recherche éloigne les archives des acteurs individuels et il est plus logique d’évoquer un ratio institution/mètre linéaire, a posteriori forcément.

Il n’existe pas de référence officielle là-dessus mais on peut en extraire de la publication des inventaires, notamment des archives nationales ou départementales.

En comparant le métrage linéaire des fonds de la présidence  de la République française sous Georges Pompidou, Valéry Giscard d’Estaing et de François Mitterrand, traitées avec la même rigueur par les conservateurs des archives nationales, et en rapportant ces métrages au nombre d’années de leurs mandats respectifs, on obtient une moyenne annuelle de 29 ml pour G. Pompidou et de 86 ml pour chacun de ses deux successeurs.

Dans mon billet « Linéarité »,  je me suis interrogée des métrages de cabinets ministériels figurant dans le rapport du conseiller d’État Maurice Quénet intitulé « Quel avenir des Archives de France ? » (2011). 20,8 mètres linéaires d’archives ont été collectés pour le cabinet d’Alain Richard et 70 ml pour celui de Michèle Alliot-Marie, pour une même période (cinq ans). La moyenne annuelle, à savoir 18,16 mètres linéaires d’archives de cabinet par ministre de la Défense a-t-elle du sens ? Comment expliquer que le cabinet d’un ministre produit trois fois plus d’archives que son prédécesseur ? Cela existe la curiosité : équipe plus paperassière que l’autre ? Documents de natures différentes ? Autre raison ?

On constate toutefois, de Pompidou à Alliot-Marie, une inflation continue. Quousque tamdem ?

Cette disparité entre des fonds d’archives a priori comparable n’est pas récente. Dans mon livre Je pense, donc j’archive (L’Harmattan, 1999, chapitre 3), je revenais sur les volumes de la série X des Archives départementales qui regroupe, pour chaque département, les archives relatives à prévoyance sociale et d’administration hospitalière pour la période 1800-1940. Les métrages de série X, cités dans une très intéressante enquête réalisée par Isabelle Delabruyère-Neuschwander et présentée lors d’une journée d’étude organisée en 1994 par l’Association des archivistes français sur les archives de la santé, sont étonnamment hétérogènes : 13 mètres linéaires pour les Pyrénées-Orientales, 350 mètres pour la Côte-d’Or, 725 mètres pour l’Eure. Les chiffres ne sont proportionnés ni au nombre de communes ni à la population et leur explication, à étudier de plus près, relève sans doute de critères multiples. Quoi qu’il en soit, il est bien difficile d’établir un lien fiable entre les volumes d’archives et leurs producteurs.

Métrage linéaire et archivage numérique

Il est sans doute toujours possible d’approfondir cette notion de métrage linéaire de référence selon les types d’archives ou les types de producteurs. Mais la question perd de sa pertinence avec la dématérialisation progressive même si nous en avons pour encore une bonne dizaine d’années à voir des boîtes d’archives remplies de dossiers papiers dans les bureaux, tant les mentalités évoluent lentement et sont perturbées par des idées reçues diverses et variées : l’archivage numérique est cher, l’archivage numérique est bon marché, il n’y a que le papier qui fait foi (il y a des gens qui sont très en retard dans leur lecture de la réglementation et qui n’ont pas encore lu le journal officiel de mars 2000…), etc.

La production numérique native s’impose toutefois progressivement. Et les unités de mesure ont changé : le Gigaoctet a remplacé le mètre linéaire. Avec une difficulté nouvelle due à l’élasticité de la chose mesurée, bien pire qu’avec le papier. Le grammage du papier, l’impression recto-verso ou l’insertion de nombreuses sous-chemises a un effet sur le volume des archives papier. Mais le procédé de numérisation ou de création numérique, l’utilisation croissante d’images numérique ou d’objets animés, l’impact de la facilité numérique sur le nombre de fichiers produits et archivables, le développement des capacités de stockage, font que la courbe du poids numérique des archives grimpe bien plus vite que la courbe du nombre de documents.

Les équivalences proposées entre papier et numérique au début des années 2000 sont largement périmées par l’évolution des technologies et les options de format et de définition :

• un cédérom de 650 Mo (20 grammes) permet de stocker  250 000 pages de texte, ou 2 à 100000 photos couleurs, ou 20 000 pages scannées, ou 2 heures de vidéo ;
• un document de 100 pages (1 cm) occupe 1 mégaoctet ; par conséquent, 1 Go = 10 ml.
• etc.

Le poids des fichiers numériques a bien sûr un impact sur le volume stocké mais on peut observer que les volumes archivés et conservés sciemment et à bon escient ne constituent qu’une petite partie du grand magma stocké sur les kyrielles de serveurs (à proximité ou dans le nuage), de sorte que le problème du poids des « vraies archives » n’est pas le principal problème des coûts de stockage. En revanche, cette instabilité des poids des fichiers numériques ne permet pas de définir un poids numérique de référence pour la production des documents et pour l’archivage.

Or, comme le dit, fort bien, la loi du 3 janvier 1979, le support n’est pas discriminant dans la définition des archives. On devrait donc logiquement pouvoir disposer pour l’archivage et la gestion des archives d’unités de mesure proprement archivistiques, c’est-à-dire qui transcendent le support. Dans un deuxième temps, pour tels ou tels documents, on pourra s’interroger sur leur support d’archivage ou leur volume et sur les possibilités d’amélioration en termes de pertinence et de coûts de gestion de l’ensemble.

Développer des indicateurs de mesure archivistiques

Il serait donc utile de développer d’autres indicateurs de mesure des archives, des indicateurs de la valeur archivistique des documents archivés.

Il me semble que les deux principaux indicateurs pourraient être :

1. le nombre et la nature des actes : j’emploie délibérément le mot « acte » au lieu de document, bien que les archives soient loin de ne comporter que des actes au sens fort du terme (loi, contrat) car je veux insister sur les archives en tant que traces d’une action engageante vis-à-vis d’autrui ou jugées importantes pour la gestion ou la mémoire; et aussi pour souligner l’importance de la structure de ces traces, organisées soit en collections chronologiques d’actes (registre, base de données, chrono), soit en série de dossiers répondant aux objets gérés (clients, immeubles, projets…); ce qui mérite d’être archivé se caractérise par un statut (décision, contrat, compte rendu …) avec un document majeur (document maître) qui agrège autour de lui un certain nombre de documents périphériques et solidaires; cette réflexion est à relier avec les « six types of records » du projet InterPARES sur lesquels je reviendrai un autre jour;
2. le degré d’exhaustivité de la série : l’évaluation de l’exhaustivité des archives par rapport à l’activité qu’elles tracent ou sont censées tracer apparaît une donnée particulièrement  instructive pour caractériser les archives; le fait de savoir que des documents ont été perdus ou détruits, ou qu’il s’agit d’un échantillon, ou encore qu’on a affaire à des dossiers intégralement conservés mais nativement lacunaires est plus qu’utile pour appréhender un fonds.

Il est plus important de savoir que l’on a archivé tous les registres du conseil d’administration de telle entreprise ainsi que l’exhaustivité des études techniques pendant telle décennie, que de savoir que l’on dispose de 75 mètres linéaires d’archives de cette entreprise sans savoir ce qu’elles tracent ni s’il s’agit de séries complètes. Il est bien évidemment utile d’avoir les deux mais, le volume n’intervient qu’en second, en comparaison des volumes que représentent les lots d’archives comparables dans le temps ou dans l’espace.

Jusqu’à preuve du contraire.