Commentaires sur : Les archives courantes, une expression logistique, confuse et contre-productive

Par : Marie-Anne CHABIN

Marie-Anne CHABIN — Thu, 04 Jul 2013 15:49:36 +0000

Merci, Daniel, pour cet éclairage québécois.
Le premier flou vient du mot archives, d’accord. La définition légale est englobante, tentaculaire, orientée-histoire et donc si généreuse qu’elle attrape tout ce qui passe. Et comme souvent, tout = rien. On n’est pas plus avancé pour archiver avec la définition légale que sans. La loi française est même anti-archivage dans un sens puisque, dans la mesure où « tout est archives » de par la loi, il n’y a rien à archiver !…
« Courantes » étant un discriminant logistique ou pratique, il ne clarifie en rien la nature des archives. Mais il rajoute à la confusion en déplaçant le centre de gravité de la question vers la logistique, ce qui n’est pas bon archivistiquement parlant.
L’urgence est d’établir de manière claire, en langue française, une distinction entre les huit ensembles créés par les trois critères suivants :
critère n°1 « responsabilité/risque » : engageant ou non (record/non record),
critère n°2 « usage/accès » : actif/non actif (aspect outil et logistique)
critère n°3 « valeur historique » : sélection pour l’histoire / destruction (par l’utilisateur si non engageant, par le responsable de l’archivage dans l’entreprise ou l’organisme à l’issue de la durée de conservation)
Je renvoie là-dessus à mon article sur la théorie des quatre-quarts en matière d’archives historiques (dernière partie du billet Qu’est-ce que les archives historiques?).
J’ai écrit en 2007 dans « Archiver, et après ? (chapitre 2) que « Le cycle de vie de l’information se trouve donc divisé en trois intervalles qui sont la phase de production, la phase de trace et la phase de source de connaissance ». Je pense toujours cela.
Si vos prises de position archivistiques vous valent des insultes, je propose que nous créions un syndicat… Amicalement.

Par : Daniel Ducharme

Daniel Ducharme — Thu, 04 Jul 2013 13:44:01 +0000

Le flou terminologique ne vient pas vraiment du fait des concepts d’archives courantes ou intermédiaires, mais plutôt du mot archives lui-même. Tant que les législations françaises et québécoises définiront le mot archives comme l’ensemble des documents […] et, par le fait même, inclura dans une même loi les concepts de records et d’archives, il y aura problème. Dans cette logique, pour adopter un semblant de rigueur, il faudrait parler d’archives utilisées à de fins administratives (archives courantes ou documents actifs), à des fins légales (archives courantes ou documents-semi-actifs) ou à des fins patrimoniales ou historiques (archives définitives ou documents inactifs). Mais cela ne change rien au problème que vous avez soulevé: cette distinction est basée sur l’utilisation et, par conséquent, assez subjective, bien que le calendrier de conservation (tableau de gestion en France) oblige à une certaine rigueur quand on l’applique. Bref, on ne s’en sort pas. Au Québec, on utilise le mot document comme records… mais on parle de document actif, un synonyme d’archives courantes. Cela revient au même, finalement. À mon avis, il faut d’abord en finir avec la théorie des trois âges qui n’a plus sa place dans un environnement numérique. Ensuite, nous pourrons établir une dualité à l’américaine: documents engageants ou d’activité vs archives. Vaste programme… qui m’a presque valu des insultes dans un congrès de 2012, certains collègues québécois n’appréciant pas du tout le fait qu’on touche au concept de cycle de vie tel qu’on l’a établi à l’ère du papier. Bon courage…

Par : Marie-Anne Chabin

Marie-Anne Chabin — Fri, 28 Jun 2013 12:07:07 +0000

Merci pour votre commentaire. Je comprends que vous faites le même constat que moi : l’exigence de gérer les documents dès leur production (si « création des documents » renvoie bien au concept de « records creation » dans votre propos, cf la flèche rouge du schéma) mais nous n’en tirons pas les mêmes conclusions.
Je suis la première à dire que la qualité de la production, de la diffusion et de la conservation des documents qui engagent une entité juridique relève de la politique, plus précisément de la politique d’archivage, ou plus largement de la politique de gestion documentaire et d’archivage portée par la direction générale de l’entité. Il me semble que vous évoquez plutôt la politique de l’administration des Archives, qui existe aussi mais je crains, là, que la terminologie d’archives courantes ne soit contre-productive, ce je développe dans le billet.
Votre dernière phrase me donne l’impression que l’intervention des « records managers » auprès des producteurs pour « produire de bonnes archives » relève pour vous de l’utopie, que « indiquer aux producteurs de quelle manière ils doivent travailler… » n’est pas pour demain. Mais si ! C’est bien ça le records management !!!! Je donne dans mon billet un exemple de ces préconisations (la seule phrase en anglais du reste. En vous lisant, je me revois en 1998 à la Commission nationale 11 de l’AFNOR (du temps où j’y siégeais) où, lorsque nous discutions du projet de la norme ISO15489, les archivistes français ne voulaient pas admettre que leur rôle pût être d’intervenir dans les processus de production des documents qui engagent (pourtant, je le fais régulièrement…). 15 ans plus tard, on n’a guère progressé, et c’est bien ce qui me fait réagir. C’est là-dessus que j’essaie de secouer le mammouth.
Quant à l’expression « documents d’activité », elle signifie pour moi la même chose que « archives courantes », c’est-à-dire rien. Rien de concret car on ne sait pas à quoi elle s’oppose : comment appelez-vous les documents qui ne sont pas des documents d’activité ? Rien de précis pour l’amélioration de la qualité des documents engageants, rien de discriminant pour la maîtrise des risques informationnels, rien d’efficient pour la responsabilisation des collaborateurs. La démarche d’archivage dans notre société numérique pléthorique et redondante commence par distinguer les records des non records, par distinguer les documents qui engagent (pour quoi et pour combien de temps) et qui doivent être « corporate controlled » de ceux qui n’appartient qu’à leur auteur (user controlled), par faire la différence entre ce qui doit être archivé et ce qui n’a pas à l’être (la Nième copie, les brouillons non validés, les documents de travail périmé, etc.). Si ce point là n’est pas clair, n’est pas solide, on construit sur des sables mouvants, et alors…

Par : Marie-Anne Chabin

Marie-Anne Chabin — Fri, 28 Jun 2013 11:33:29 +0000

Hélas, Céline, vous apportez de l’eau à mon moulin. Ce que je déplore dans mon billet est le flou des concepts. Or, vous dites que la durée de conservation est utilisée pour gérer les habilitations. Pourquoi ne pas l’appeler « durée d’habilitation » ? Si la durée de conservation, qui la pierre angulaire de l’archivage est utilisée par les archivistes pour autre chose, je me pose des questions… Je sais bien que « Tout est dans tout, et réciproquement » mais dans le tout informationnel, il me semblait justement que les professionnels de l’information se devaient de clarifier les choses. Et comment clarifier sans concepts clairs ?
J’aime beaucoup Pierre Dac (j’ai acheté L’Os à moëlle la semaine dernière, chez Omnibus, je recommande) mais comme référence en archivistique, je lui préfère tout de même Yves Pérotin.

Par : Céine Guyon

Céine Guyon — Fri, 28 Jun 2013 08:06:38 +0000

Non je ne pense pas…
En fait, nous avons utilisé cette durée de conservation en gestion courante, non pas comme règle du cycle d’archivage (les documents à archiver, quels que soient leur durée de conservation en gestion courante et sort final, sont archivés dès validation) mais comme règle de gestion des habilitations d’accès aux données à caractère personnel. De sorte que j’ai la conviction que la théorie des 3 âges a encore son utilité mais pas (plus) pour gérer le cycle d’archivage.
Bien à vous,
Céline

Par : Julien Pomart

Julien Pomart — Fri, 28 Jun 2013 07:22:56 +0000

Bonjour!

Merci pour cette analyse à la fois pertinente et agréable à lire, comme toujours!

Sauf erreur de ma part il y manque un petit quelque chose: cette expression « archives courantes » n’est-elle pas aussi une expression politique?
Car c’est elle qui donne la légitimité aux archivistes pour agir dès la création des documents. C’est elle qui assure une certaine continuité et qui leur offre la possibilité d’intervenir avant l’archivage, leur offrant un certain contrôle sur des archives en devenir.
Pour ma part, je préfère utiliser les expressions « documents d’activité » et « archives », en particulier auprès des entités versantes.
Quant à la problématique de produire de « bonnes archives », on touche là encore au politique: cela revient à dire que l’archiviste/le records manager va indiquer aux producteurs de quelle manière ils doivent travailler…

Par : Archives 2.0, évolution des pratiques | Pearltrees

Archives 2.0, évolution des pratiques | Pearltrees — Fri, 28 Jun 2013 05:32:11 +0000

[…] Les archives courantes, une expression logistique, confuse et contre-productive | TRANSARCHIVISTIQUE […]

Par : Marie-Anne Chabin

Marie-Anne Chabin — Thu, 27 Jun 2013 21:41:20 +0000

Bonsoir Céline et merci pour votre lecture et votre commentaire. Il m’amène à préciser que je si j’ai donné l’impression d’être pessimiste, je le regrette car je suis, et vous le savez bien, viscéralement optimiste ; exigeante sur les concepts et les définitions, oui ; impatiente, sûrement ; agacée par les discours-mélasse, je ne le cache pas ; persifleuse, sans aucun doute ; mais pas pessimiste.
Ceci dit, pour être sincère, je dois avouer que l’arrêté relatif au dossier individuel des agents publics géré sur support électronique que vous citez n’est pas précisément ce qui alimente mon optimisme ; sa « durée de conservation en gestion courante » m’est restée en travers de l’estomac…
Le trouver éclairant ne procède-t-il à l’inverse d’un excès d’optimisme ?

Par : Céine Guyon

Céine Guyon — Thu, 27 Jun 2013 20:56:48 +0000

Bonsoir Marie-Anne,
Je partage votre lecture mais je serai plus optimiste : le numérique nécessairement, irréductiblement (et c’est une bonne chose), conduit (et obligera même les plus têtus) à renverser (ah! ce fameux geste de la main) les modes de pensées et à ré-explorer les concepts fondamentaux.
Et ce basculement est déjà à l’œuvre ; la lecture du décret et de l’arrêté relatifs à la dématérialisation du dossier agent est fort instructive : le législateur fait la distinction entre suppression (sans visa) et élimination (avec visa)….
Plus optimiste aussi car dans de nombreuses collectivités, des dispositifs qui ont tout des vertus du RM au sens où vous le définissez mais sans en avoir le nom voient le jour….et des archivistes (en Archives départementales) sont partie prenante de l’aventure.
Bien amicalement,
Céline

Par : Marie-Anne Chabin

Marie-Anne Chabin — Thu, 27 Jun 2013 09:15:16 +0000

J’ai capturé ce schéma il y a cinq ou six ans, plus peut-être. Le site était http://www.oas.co.nz/, proposant des solutions logicielles de records management. J’avais noté: « 80-20_Document_&_Records_Manager.pdf” de Office Automation Software ». Je ne peux malheureusement en dire plus. Si quelqu’un en sait plus sur ce schéma, je suis preneuse également.