La durée est le laps de temps pendant lequel une chose se déroule ou existe, avec un début et une fin à l’action ou à l’objet : la durée légale du travail, la durée d’un bail, la durée d’un mandat électoral, la durée d’un congé, la durée d’un trajet (plus longue par temps de grève, en cas de panne ou si on fait des pauses), la durée d’un projet, la durée d’une communication téléphonique, la durée d’une chanson (qui peut varier selon l’interprète), ladurée de cuisson d’un macaron, etc.

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Le registre des délibérations municipales est le document d’archives par excellence de chaque commune française. La période électorale qui s’achève est une occasion de le rappeler.

Lors de dans mon stage de fin d’études dans un service d’Archives départementales, j’ai appris qu’il convenait lors d’une inspection d’archives communales (j’ai effectué environ trois cents inspections dans les années suivantes) de porter attention à quatre documents principaux : le Journal officiel, l’état civil, les documents cadastraux et le registre des délibérations. Mais ce dernier est bien le plus important d’abord parce qu’il est unique (le Journal officiel existe en X exemplaires), l’état civil et le cadastre en deux exemplaires, mais surtout parce que les trois autres documents émanent de l’autorité administrative nationale ou départementale (le maire n’est qu’un relais de l’État dans son rôle d’officier d’état civil ou dans le fonctionnement des services fiscaux), tandis le registre des délibérations est l’expression directe de la collectivité territoriale.

Or, je m’inquiète doublement sur l’attention portée par la collectivité à ce document essentiel à sa mémoire :

1. quand je constate que la DUA (durée d’utilité administrative) préconisée par l’administration des Archives est de un an ;
2. quand je lis, sur divers sites Internet, des choses très floues sur la « dématérialisation » des délibérations.

DUA de 1 an !

L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, intitulée Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales, rappelle que en application du code général des collectivités territoriales, les communes ont obligation de tenir un registre des délibérations sur papier, soit en écrivant directement dans un registre coté et paraphé, soit écrivant sur les feuillets mobiles, reliés a posteriori (en fin d’année, ou tous les cinq ans pour les petites communes). L’introduction de l’instruction rappelle également les éléments minimum à consigner par écrit : un résumé des séances, les décisions (résultat des délibérations) et le détail des votes.

À noter que le décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 a modifié (simplifié est-il écrit) le code général des collectivités territoriales en délégant du préfet au maire la responsabilité de coter et parapher les registres et le choix d’utiliser ou non des feuillets mobiles. Ce décret n’intervient pas dans les règles de conservation.

Revenons au « tableau de tri » des archives territoriales de 2009 qui indique pour chaque « typologie de document », une « DUA » et un « Sort final ». Avant d’aller plus loin, il convient de rappeler les définitions de DUA et de sort final :

« La DUA ou durée d’utilité administrative recouvre les deux premiers âges des archives (courantes et intermédiaires). Matériellement, ces deux âges peuvent se traduire par un déplacement des documents entre les bureaux des agents traitant les affaires et un local de pré-archivage, plus éloigné des bureaux. Cette durée, qui court à compter de la clôture du dossier, correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés dans les locaux des services producteurs, soit en vertu des prescriptions réglementaires, soit parce qu’ils restent nécessaires ou utiles à la bonne marche des services ou à leur information » (extrait de la même instruction).

Sort final : « expression d’usage courant pour désigner le traitement final des documents » (Dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France 2002) avec trois possibilités : « C » pour conservation définitive et intégrale des documents dans le service public d’archives, « T » pour tri ou « D » pour destruction intégrale et définitive.

Pour plus de précision, il faut rappeler également la définition d’archives intermédiaires, citée dans la définition de DUA : « documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques |…] » (Dictionnaire de terminologie archivistique susmentionné).

Donc, en parcourant cette instruction, je remarque que les délibérations (bizarrement, le mot de registre n’apparaît pas) est classé dans la rubrique 2 « Délibérations, actes administratifs et contrôle de légalité » avec une durée d’utilité administrative d’un an, la même que les extraits de délibérations !

Et je dois avouer que je ne comprends pas. Certes le « sort final » des délibérations est la conservation intégrale et je n’ai aucun doute sur le sérieux des archivistes communaux pour conserver ce document majeur. Mais je m’interroge, une fois de plus, sur le sens archivistique de DUA. En effet, si je me réfère aux définitions ci-dessus, j’en conclus que le registre de délibérations communales n’a pas besoin d’être conservé pour des besoins administratifs ou juridiques au-delà d’un an, ce qui est tout de même violent. Qui peut croire cela ?

D’aucuns ou d’aucunes m’objecteront que le registre de délibérations a une valeur historique dès sa création. Certes ! Alors, dans ce cas pourquoi un an ? Pourquoi pas deux ans, ou un an et demi, ou un an trois quart ? Pourquoi pas « 0 » ou « immédiat » ou « dès le retour du contrôle de légalité », ce qui reviendrait à adopter véritablement la logique du records management qui considère comme « records » les documents dès leur création, c’est-à-dire dès leur validation, dès qu’ils font effet ? We should have, then, permanent records, and not archives ; that makes a difference.

Si quelqu’un peut m’expliquer la justification du « 1 an », je suis preneuse !

La notion de DUA, décidément, est bien floue. Et son utilisation dans ce cas participe d’une déresponsabilisation des conseillers municipaux face à ce document particulièrement engageant de leur activité fondamentale : celle de faire des choix d’organisation de la vie de leurs concitoyens, choix dont ils sont comptables devant la collectivité et devant l’Histoire. Avec une « DUA » d’un an pour les registres de délibérations, les élus auront beau jeu de penser : après un an, ce n’est plus mon problème. Déjà que le degré de conscience archivistique des élus n’est pas un motif de réjouissance, n’y aurait-il pas lieu au contraire de chercher à les responsabiliser un peu plus ? La DUA se révèle finalement comme une durée pour archivistes (le délai après lequel ils peuvent prendre possession des précieux registres) et non une durée destinée à alerter le producteur sur sa responsabilité de conservation.

C’est cette scission entre la vie communale quotidienne et le monde des archives qui m’inquiète.

Dématérialiser, oui, mais quoi au juste ?

Que la DUA se rassure ! Elle n’est pas seule à être dans le flou. La dématérialisation n’est pas plus claire.

Quelques phrases collectées sur Internet au sujet de la dématérialisation des délibérations municipales :

Registre des délibérations: la simplification, avant la dématérialisation?

« Dans le cadre de la dématérialisation des actes juridiques et de leur transmission, il reste des étapes de re-matérialisation obligatoires. La tenue du registre des délibérations en fait partie, mais ses modalités viennent d’évoluer, avec notamment la reconnaissance de la valeur complémentaire d’une version numérique. » ;

et, citant le décret de juillet 2010 : « La tenue des registres peut également être organisée à titre complémentaire sur support numérique. L’exemplaire sur support numérique a alors une valeur de copie ».

Conseil municipal numérique

Depuis la fin de l’année 2012 – début 2013 un grand pas a été fait puisqu’aujourd’hui le conseil municipal de Saint-Médard-en-Jalles est totalement dématérialisé. La mise en place d’une dématérialisation totale pour un conseil municipal tout numérique s’est fait en plusieurs phases.

• les projets de délibération sont créés sur la plateforme Webdelib

• …

• durant le conseil les votes sont également dématérialisés puisqu’ils sont directement entrés dans la plateforme webdelib ;

• les délibérations du conseil municipal sont ensuite transmis à la préfecture via la plateforme sécurisée Slow.

• les différents comptes-rendus et PV des conseils municipaux sont ensuite mis en ligne sur le site de la ville à disposition de tous les administrés.

Tout comme les délibérations, les arrêtés du maire ainsi que les décisions municipales sont édités via la plateforme Webdelib et soumis par ce biais au circuit de validation.

Permettre la publication des actes sur support électronique

S’il est possible depuis 2005 de transmettre de manière dématérialisée les actes soumis au contrôle de légalité, leur publication doit cependant demeurer en version papier. L’objectif de cette mesure est de permettre aux collectivités une dématérialisation de bout en bout des actes en autorisant leur affichage électronique.

Signature des délibérations du conseil municipal

Réponse du Ministère chargé des collectivités territoriales à la question d’un sénateur : « L’article L. 2121-23 du code général des collectivités territoriales (CGCT) dispose que « les délibérations sont inscrites par ordre de date. Elles sont signées par tous les membres présents à la séance ou mention est faite de la cause qui les a empêchés de signer ». Ces dispositions concernent l’exemplaire original des délibérations inscrites sur un registre coté et paraphé par le maire (article R. 2121-9 du CGCT)».

source http://www.senat.fr/questions/base/2011/qSEQ111121110.html

La gestion des délibérations avec E-Délibérations

« Concrètement, e-Délibérations couvre la gestion des actes administratifs (délibérations, arrêtés) et celle des assemblées délibérantes, depuis l’établissement des actes (rédaction du projet d’acte par le service, remontée et mise en forme de l’acte par le Secrétariat de l’Assemblée), la convocation des élus au Conseil municipal (module bientôt disponible), jusqu’à l’envoi dématérialisé à la préfecture, et l’archivage dans une base de données interne».

source http://www.o-tan.fr/art_theme_ina.php3?id_article=2995&id_mot=56&debut_art=25

E-PARAPHEURS.COM : signer ou valider une délibération, comme dans un parapheur papier, mais à distance et sous forme électronique.

Le E-parapheur permet de faire circuler une délibération dans l’organigramme de la collectivité, jusqu’à la signature électronique par l’élu, et avant son transfert en Préfecture.

source http://www.e-parapheurs.com/usages-parapheur-electronique-et-deliberations

Ces lectures me titillent :

• que veut dire « re-matérialiser » le registre vu qu’il n’a pas encore été produit ?
• que veut dire « éditer » les décisions ? Est-ce au sens français de publier ou au sens anglais de modifier ?
• que veut dire « publication » des délibérations ? Est-ce la même chose que « affichage » ?
• que veut dire « archivage dans une base de données interne » ? Est-ce autre chose que du stockage ?
• la version numérique des délibérations est qualifiée de « copie » mais (si je comprends bien) elle est produite avant le registre et sert justement à son établissement ; dès lors, ce ne peut être une « copie » mais plutôt un double ou une minute;
• quelle différence faut-il voir dans ces citations entre les verbes signer, valider et parapher?
• etc.

On touche ici du doigt le flou du vocabulaire utilisé par les acteurs de la dématérialisation. Comment progresser avec des mots approximatifs et polysémiques ? Comment accepter cette régression terminologique quand on pense qu’il y a quelques décennies la langue administrative française était un modèle de précision ?

Surtout, ces discours sur la dématérialisation des délibérations donnent à penser que le registre (papier) est secondaire alors qu’il continue à être considéré par les textes officiels comme le seul original. C’est vrai que si sa durée d’utilité est fixée à un an…

Loin de moi l’idée de critiquer l’apport des technologies numériques à la phase d’ établissement d’une délibération de l’ administration municipale, à la diffusion aux élus des projets avant la réunion du conseil, au processus de vote avec le vote électronique, ou à la transmission des actes au contrôle de légalité ; le gain d’une dématérialisation bien menée est largement prouvé. Mais il convient d’avoir une vue d’ensemble du processus délibératif et de ne pas marginaliser le document majeur qui en est issu, à savoir la collection des délibérations.

Certains vont jusqu’à prôner la production d’un « registre » nativement numérique, sans aucun papier ni avant ni après le vote, autrement dit d’une « base de données » (héritière du registre) originale des délibérations communales. Il n’y a pas de principe pour ou contre mais il faut rappeler que le numérique n’est pas une fin en soi. C’est un moyen. La question est donc d’analyser le retour sur investissement d’une telle opération. Or, quand on voit, d’une part, le nombre de communes françaises incapables de tenir des registres de délibérations papier dans de bonnes conditions de qualité et de conservation, quand on considère, d’autre part, le coût des migrations technologiques (formats et supports) associé à la pérennisation de ces documents historiques, on se dit rapidement qu’il est prématuré de dématérialiser le registre de délibérations (même si la loi l’autorisait) et qu’il y a bien d’autres projets de bon sens à conduire et à réussir avant celui-là.

Le numérique n’est pas le vainqueur du papier qui serait appelé à disparaître (le livre n’a pas tué le manuscrit). Le numérique et le papier doivent être utilisés conjointement, au mieux, pour préserver les traces des décisions et la mémoire collective.

Le principe de la durée de conservation des archives est assez simple mais son application s’avère complexe, d’une part parce que les documents eux-mêmes sont une matière complexe, avec plusieurs niveaux d’analyse (pièce, dossier, fichier, acte, pièce justificative, annexe, original, copie…), d’autre part parce qu’il existe diverses pratiques qui rendent les choses inutilement nébuleuses ou enchevêtrées, des pratiques que je nomme ici maltraitances, même si le mot est un peu rude. Elles sont d’ordre linguistique, logistique et juridique.

Définition de la durée de conservation des archives

L’expression « durée de conservation » est facile à comprendre : c’est le nombre de jours, mois ou années pendant lesquels on conserve (on peut conserver, on doit conserver) quelque chose. Conserver veut dire maintenir quelque chose en état de servir ce à quoi il était initialement destiné. On parle couramment de durée de conservation pour des aliments, des médicaments, des archives. Voir là-dessus le billet Frigo.

Dans le Nouveau glossaire de l’archivage (2010), j’en donne la définition suivante : « laps de temps pendant lequel un document engageant doit être conservé pour obéir aux exigences réglementaires, pour prévenir les risques de non-disponibilité des documents et/ou pour répondre aux besoins de mémoire de l’entreprise. La durée de conservation s’exprime en nombre d’années assortie d’une précision de point de départ (événement déclencheur) lorsqu’il ne s’agit pas de la date propre du document considéré ».

La durée de conservation est un intervalle de temps entre deux bornes :

• le terminus a quo (pour en savoir plus, voir le billet ad hoc) ;
• le terminus ad quem qui correspond à la seconde borne, celle qui clôt la séquence.

 Ce que l’on peut voir sur le schéma ci-dessous dans la partie verte (approche records management) et non dans la partie bleue (approche française hélas pervertie) :

Toujours est-il que connaître la durée de conservation des documents est une question récurrente chez toute personne qui s’occupe d’archivage.

L’objectif principal de l’archivage est d’associer aux objets documentaires qui le méritent (les documents qui engagent la responsabilité ou garantissent la mémoire des activités) une durée de conservation motivée (contraintes réglementaires, besoins métier, risque contentieux) et de gérer au mieux cette association tant qu’elle est pertinente.

Les durées réglementaires de conservation ne sont pas très nombreuses. On peut même dire que 90% du volume des documents à archiver dans une entreprise ou une collectivité est géré par seulement quatre durées différentes :

• très long terme (c’est-à-dire 60 ans et plus ; il ne sert à rien d’ergoter sur 60 ou 70 ou 90, nous ne serons plus là pour valider les destructions et d’autres personnes y pourvoiront, à la lueur d’autres évolutions techniques, juridiques et culturelles) ;
• 30 ans, ce qui en droit français actuel correspond à la durée de prescription en matière de construction et d’environnement (la prescription civile trentenaire ayant été supprimée en 2008) ;
• 10 ans, qui est la durée la plus fréquente, renvoyant aux exigences comptables, au délai maximal d’intervention de l’État en matière fiscale, à la prescription en matière de crime et d’autres délais que l’on peut rattacher à ceux là ;
• 5 ans, qui est la durée de prescription en matière de rémunération et de loyer, base d’extrapolation d’une durée de gestion au sein des organisations.

Il existe des délais de prescription de l’action plus courts mais leur mise en œuvre archivistique (si tant est que d’autres exigences de conservation ne dépassent cette prescription plus courte pour les documents considérés) est parfois difficile et finalement plus coûteuse que la conservation. Il faut rappeler que durée légale de conservation ne signifie pas obligation de destruction après ; et que les obligations de destruction aujourd’hui ne portent que sur les données à caractère personnel.

Maltraitances linguistiques

Sur le plan linguistique, la pire injure qui est faite à la notion de durée de conservation est l’expression « période de rétention ». Ceux qui l’emploient confondent les archives et les étrangers en situation irrégulière que l’on dirige vers des centres de rétention pendant une certaine période. Le droit utilise des mots précis et cela devrait aider à s’exprimer clairement. Or les codes de lois français parlent de « durée de conservation » et pas d’autre chose.

Pourquoi cette confusion ? Parce que, en anglais, durée de conservation se dit « retention period ». Et bien sûr, il est plus facile de céder à la transposition de l’anglais que de rechercher la bonne expression française. Le franglish, c’est sympa, mais jusqu’à un certain point, ce point étant encore une fois la clarté du discours, la compréhension de l’auditeur mais aussi celle du locuteur. Et là, c’est l’embrouille ; j’ai rencontré certaines personnes (je veux dire certains archivistes) croient de bonne foi qu’il s’agit de deux notions différentes : Ah oui, Mesdames et Messieurs, l’archivistique est une science très complexe et il faut être très savant !

Au milieu des années 2000, un rapport sénatorial concernant la conservation des données de trafic téléphonique mêlait allègrement les expressions « durée de conservation » et « durée de rétention ». Je m’en suis étonnée auprès d’un des rédacteurs, sénateur fort connu, lequel a reconnu qu’il s’agissait bien de la même notion et m’a avoué que certains rapports étaient écrits un peu à la va-vite et sous l’influence du franglais… Bon.

Aussi paradoxal que cela puisse paraître, l’expression « durée de conservation » ne figure pas dans le dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France (dernière édition en 2002). À la place, on y trouve la « durée d’utilité administrative » (DUA), fréquemment utilisée par les archivistes, avec la définition suivante : « Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation ».

Cette formulation apparaît comme réductrice, à deux titres, en dépit de la définition ci-dessus :

1. le terme « utilité » est ambigu car on peut hésiter entre l’utilité réelle (les documents sont utilisés) et l’utilisation potentielle (les documents ne sont pas utiliser mais pourraient l’être ;
2. quant au qualificatif « administratif », il semble ignorer les documents techniques ou scientifiques en ne retenant que ce qui touche au processus administratif.

De même que l’expression « archives intermédiaires », « durée d’utilité administrative » exprime le point de vue du responsable des archives historiques qui est en attente d’une sélection historique et doit tenir compte de l’intérêt du document pour son producteur ; c’est une expression qui est par nature plus difficile à comprendre pour les services producteurs.

On rencontre encore l’expression « durée d’archivage » qui n’est pas correcte sur le plan linguistique car l’archivage est un geste, l’acte de mettre dans un système contrôlé des documents dotés de règles de gestion, et ce geste ne dure en principe qu’un instant, au contraire de la conservation qui, elle, s’étale sur des années ou des décennies. Parler de durée d’archivage, c’est comme si, lors d’une course sportive, on parlait de la durée du départ au lieu de la durée de la course. Il y a en revanche le moment du départ, comme il y a (ou comme il devrait y avoir) le moment de l’archivage.

Maltraitances logistiques

Les archives (papier) se présentent le plus souvent sous forme de dossiers, c’est-à-dire de chemises cartonnées dans lesquels on classe ou plutôt on range (quand on est pressé) les différents documents qui concernent une même affaire.

Dans certaines affaires où l’instruction est brève et bien cadrée par la réglementation, les pièces du dossier sont toutes solidaires de la décision principale et suivent donc solidairement la même durée de conservation. Mais le plus souvent, le dossier comporte des pièces de valeurs et de durées hétérogènes qui ne sont pas gérées de ce point de vue, de sorte que l’on entasse dans le même « linge » (la chemise) les documents de tous poils qui ne requièrent pas les mêmes soins, dans une promiscuité forcée, jusqu’au jour de plus en plus improbable où on les triera pour leur donner à chacun le conditionnement approprié. N’est-ce pas une forme de maltraitance ?

À cet égard, l’instruction interministérielle du 14 août 2007 relative à la conservation du dossier médical est aussi exemplaire qu’isolée. On peut y lire, au sujet des fiches d’incident transfusionnel que l’on peut trouver dans les dossiers médicaux et qu’il convient de conserver trente ans (§ 2.1.3) : « Il est donc recommandé aux établissements de santé de réserver un classement particulier à ces informations s’ils souhaitent pouvoir éliminer les autres éléments du dossier médical à l’issue du délai de droit commun sans avoir à procéder à de longues opérations de tri ». On voudrait que cette approche, rigoureuse et efficace, soit plus répandue. C’est en tout cas le principe de la méthode Arcateg.

Après le dossier, il y a la boîte. Serrer dans une même boîte d’archives des dossiers aux durées de conservation hétérogènes est malheureusement très fréquent. L’exemple le plus courant est celui des dossiers de carrière du personnel lorsque la règle choisie est basée la date de naissance quand le classement est fonction de la date de sortie de l’entreprise.

Enfin, troisième niveau, il y a le regroupement dans un conteneur de boîtes d’archives à dates de destruction prévue hétérogènes, de sorte qu’on pourrait bien ouvrir le conteneur et jeter un ou deux boîtes sur les cinq ou six que contient le carton, mais cela ne sert à rien car on ne gagne pas de place de stockage, sauf à reconditionner tous les cartons, opération fort coûteuse en manutention et en temps. Les études que j’ai pu faire sur quelques millions de boîtes d’archives, montrent que près de 40 à 50 % des boîtes d’archives stockées en masse sont arrivées à échéance de conservation mais que leur destruction ne peut être opérée simplement, donc on garde…

Et si vous pensez qu’avec le numérique ce sera plus facile, vous vous mettez le doigt dans l’œil parce que 1) beaucoup de gens (archivistes compris) reproduisent les mêmes gestes erronés de classement et regroupent sur un même cédérom ou un même DVD des fichiers à durées de conservation différentes, et 2) surtout parce que les fichiers numériques étant le plus souvent mal qualifiés, il est très délicat de retrouver ce qu’il faut détruire.

Quand on sait le coût de stockage à la longue, tant du numérique que du papier, on pourrait tout de même y réfléchir un peu.

Maltraitances juridiques

Certaines durées de conservations sont issues d’un délai de prescription et il arrive (trop) souvent que l’on fixe le terminus a quo de la durée de conservation des dossiers à la fin de l’effet de l’acte juridique c’est-à-dire après la caducité ou la résiliation du contrat. Bien sûr, l’expression de la prescription dans les textes réglementaires est « 5 ans après… » mais la durée de conservation, c’est-à-dire la période pendant laquelle les documents doivent suivre le processus de conservation (stockage sécurisé, intégrité, contrôle d’accès) démarre dès la signature ou dès la réception des documents de nature juridique. Le « après » est indissociable du nombre d’années de la prescription et les deux forment une entité indissociable du point de vue de la conservation. Sur le plan opérationnel, la durée de conservation est égale à la durée de l’effet juridique + le délai de prescription.

Il y a des gens qui croient que le records management commence après la clôture des affaires et la fin d’effet du contrat : quelle méconnaissance des fondamentaux archivistiques !

Cette réalité n’est pas sans conséquence sur la force probante d’un document lors de sa production au cours d’un litige. L’authenticité d’un document d’archives dix ans après sa création repose sur la démonstration de l’intégrité de sa conservation pendant ces dix ans. La seule et unique façon de démontrer cette intégrité est la prise en charge dudit document à archiver par un système d’archivage dès sa création avec une traçabilité de toutes les opérations visant le document archivé (format, support, localisation, accès), ce que préconisent les normes sur l’archivage électronique MoReq et ICA-Req (electronic records management).

Oui, les durées de conservation archivistiques sont maltraitées et mériterait un meilleur sort!