L’un d’entre vous, dans son commentaire au sondage sur les archives courantes (voir article précédent) me demande un éclaircissement sur les expressions : « RM Non courant » « RM Courant » « KM » « KRM ».  C’est facile et délicat à la fois.

Je tente de répondre, en ajoutant la notion de DM au RM et au KM. Et puis j’arrête les sigles parce leur usage excessif est vite jargonnant et prétentieux pour ceux qui ne les pratiquent pas du matin au soir (voir là-dessus mon billet de blog Pro : « Vous avez un problème de RM avec le SAE ; il faut ajuster la DUA et respecter la DUC »).

« Records management courant ou pas courant » : hum… Pour moi, ça ne veut pas dire grand chose, sauf à considérer que :

• il est assez courant de mélanger archivage, records management, archives, documents ;
• il n’est pas courant en revanche de rencontrer des gens qui sont à l’aise avec toutes ces notions.

J’ai mis dans le titre du billet quatre mots : document, record knowledge et management. Ces quatre termes sont relativement clairs en anglais, moins en franglais évidemment. Mais le français est encore une langue où l’on peut s’exprimer clairement, du moins je veux le croire.

Management, c’est la gestion, l’organisation, le contrôle, la maîtrise, etc. selon le contexte. Il n’existe pas, sauf dans les dictionnaires à trois sous, de traduction parfaite des mots, surtout des concepts. En revanche, il est tout à fait possible d’expliquer n’importe quelle idée dans n’importe quelle langue, sauf si on parle de choses que le pays des locuteurs de la langue d’arrivée n’ont jamais vu comme un wapiti ou la taïga (voir le billet Traductibilité), mais ce n’est pas le cas ici car les documents que l’on crée, que l’on archive et que l’on consulte, ça existe aussi en France et même depuis longtemps…

Quand on parle de document management, records management ou knowledge management, la première chose est de définir et qualifier l’objet documentaire géré. Comment définir un objet documentaire ? Par sa valeur et par son rôle, non ? Par sa valeur et par son rôle au regard des objectifs ou des besoins de celui qui en parle. À quoi servent les documents ? À de multiples choses ou à rien du tout…

Les trois termes anglais insistent sur trois valeurs majeures des documents dans l’entreprise :

1. la valeur immédiate pour le travail quotidien (document) ;
2. la valeur de preuve et de trace pour la défense des intérêts vis-à-vis de tiers, à plus ou moins longue échéance (record) ;
3. la valeur d’information, de connaissance, de mémoire  des idées et des faits (knowledge).

Quand un objet documentaire (fichier, image, dossier…) possède deux de ces valeurs ou les trois (on pourrait donner des exemples concrets), il est pertinent et économique de mutualiser les traitements et les outils. On parlera donc de :

• document and record management  / GED et archivage
• document and knowledge management, proche de la gestion de contenu
• records and knowledge management / archivage et gestion des connaissances
• document, record and knowledge management (DRKM…), la totale, ce qui tend vers la gouvernance de l’information.

Le KRM (knowledge and records management) est une expression assez peu fréquente encore mais qui a été superbement commentée par Nathalie Morand-Khalifa sur le blog du CR2PA : L’archivage managérial et le « KRM » (Knowledge & Records Management). Elle conclut : « En effet, analyser l’information managée par le KM ou relevant du RM, c’est constater que ces deux démarches ont un périmètre documentaire commun. Il s’agit de prendre en compte des documents à la fois engageants mais aussi de connaissance. Ils sont engageants pour l’entreprise ou ses dirigeants et de connaissance pour les collaborateurs. ».

CQFD.