Mon propos est de souligner cette opposition entre les archives statiques que l’on se propose de trier après coup (sur leur bonne mine ou en pensant à une certaine histoire), et l’archivage dynamique qui permet, au travers des geste managériaux et professionnels, de constituer au fil de l’eau des archives saines. Car, quoique l’actuelle loi française sur les archives et sa glose laissent entendre, il ne faut pas croire que les archives relèvent de la génération spontanée (les archives seraient tombées là de la main de quelque divinité) et que leur existence est préalable à toute démarche archivistique. Il est plus sérieux de penser, comme au temps jadis d’ailleurs, que les archives sont le fruit d’une « mise en archives » des documents jugés nécessaires à préserver par leurs auteurs, émetteurs, propriétaires et/ou gestionnaires, conscients de leur responsabilité vis-à-vis de ces documents et des informations qu’ils renferment.

L’expression « tableau de gestion » est une des expressions de base de la communauté des archivistes publics ; un archiviste est-il nommé quelque part, il se préoccupe tout de suite de savoir s’il existe un « tableau de gestion » et, s’il n’en trouve pas, d’en établir un, recensant les documents produits par l’organisation assortis de leur « durée d’utilité administrative ». Sans insister sur l’inconsistance propre de chacun des deux mots qui composent cette expression (un tableau.. la gestion…), je m’interroge toujours sur le succès du phénomène « tableau de gestion » car ce document de référence qui se veut un outil méthodologique pour organiser les archives d’une entité administrative m’apparaît surtout comme un instrument par défaut, ambigu, inadapté à la mise en œuvre de l’archivage dans une organisation, et, disons-le franchement, contraire aux pratiques du records management (archivage managérial). Cette affirmation exige, bien sûr quelques explications.

PETIT HISTORIQUE DU « TABLEAU DE GESTION D’ARCHIVES »

L’expression « tableau de gestion » appliquée aux archives apparaît pour la première fois dans le texte d’un document diffusé par la direction des Archives de France en 1993 (instruction relative aux archives des établissements publics nationaux conservées localement) et en 1995 dans le titre d’une circulaire de cette direction (« Tableau de gestion des archives publiques des compagnies républicaines de sécurité »). On recense par la suite 34 circulaires des Archives de France avec cette expression (source : https://francearchives.fr).

Mais ceci ne signifie pas que les instructions de l’administration des Archives ne parlaient pas avant 1993 de la « gestion des archives » ni qu’il n’existait pas de tableaux relatifs aux durées de conservation. Simplement, les mots n’étaient pas les mêmes : l’expression la plus courante, avant cette date était « tableau de tri » dont la première occurrence dans le titre d’une note date du 5 avril 1977 (projet de refonte des tableaux de tri des archives judiciaires). Le mot « triage », apparu au début des années 1960, a été abandonné ; on trouve néanmoins quatre circulaires diffusant des « tableaux de triage » entre 1988 et 1991.

Les autres expressions utilisées pour le tri et la gestion des archives dans le titre des circulaires, à partir des années 1960 sont (avec les nuances) : autorisation d’élimination – apurement des archives – conservation et tri – tri et conservation – versement, tri et conservation – tri et élimination – conservation et versement – conservation, tri et versement – traitement – tri et échantillonnage – tri et versement – tri, versement et conservation. À noter que la plupart de ces circulaires concernent les Archives départementales, et se rattachent au projet de révision du Règlement général des Archives départementales de 1921, décidé en 1958.

Les instructions les plus anciennes sont assez courtes et portent sur un type de document précis (ex : élimination des dossiers des voyageurs de commerce, en 1959). Dans les années 1970 apparaissent des annexes sous forme de tableaux (j’ai repris le titre du tableau et à défaut, celui de la circulaire) :

• tableau de versement et de tri des archives des services extérieurs de l’Office national des forêts (16 juin 1972),
• tableau de versement et de tri des archives des directions départementales de l’Agriculture et services rattachés (13 novembre 1972),
• conservation et versement aux Archives départementales des archives des services extérieurs du ministère de l’environnement et du cadre de vie et du ministère des transports (22 juillet 1980),
• tableau de tri des archives du Centre national pour l’aménagement des structures des exploitations agricoles (CNASEA) (21 mars 1984),
• documents à verser aux Archives par les cours d’assises, cours d’appel, tribunaux de grande instance, tribunaux d’instance et de police et conseils de prud’hommes (25 janvier 1985),
• documents à verser aux Archives par les établissements pénitentiaires (4 juillet 1985) [cette circulaire-là, j’ai eu le plaisir de la mettre en œuvre en son temps, avec le greffier de Fleury-Mérogis qui m’a beaucoup appris],
• versement, tri et conservation des archives des services extérieurs du Trésor aux Archives départementales (10 décembre 1986),
• tableau des délais de conservation des archives de la délégation régionale de l’Éducation surveillée (19 novembre 1987),
• documents reçus ou tenus par les bureaux des hypothèques qui seront versés aux Archives départementales (21 juin 1988),
• etc.

Ce qui transparaît clairement de ces titres est que l’objectif de cette réglementation est la collecte des archives historiques par les services d’archives publics. Ces tableaux ont pour but d’aider les archivistes (départementaux) a constituer des fonds d’archives historiques cohérents au plan national.

La forme des tableaux se cherche tout au long de ces années mais l’élément central est toujours la durée de conservation dans le service administratif et le devenir des documents à l’issue de cette durée, à savoir : conservation aux Archives, élimination ou tri. La durée de conservation dans le service était à l’origine, à mon avis, autant un « délai de versement » qu’une durée d’utilité administrative. Les quatre colonnes qui vont devenir la norme à la fin du XXe siècle sont :

Colonne n° 1. Catégorie de document ou de dossier concernée
Colonne n° 2. Durée d’utilité administrative des documents (DUA)
Colonne n° 3. Sort final des documents, C, D, T
Colonne n° 4. Observations

On peut remarquer qu’il n’y a pas de numéro d’ordre ou de codification dans ce modèle, alors que plusieurs des tableaux de tri des années 1980 en comportaient, permettant ainsi une identification plus facile des typologies documentaires concernées.

QU’EST-CE QU’UN « TABLEAU DE GESTION » AUJOURD’HUI ?

C’est la question que l’on se pose.

Et la réponse n’est pas limpide.

Ou plutôt, il existe plusieurs réponses qui mettent en évidence les différences de points de vue.

Une circulaire du Service interministériel des Archives de France, en date du 22 mars 2010 et visant à la centralisation et au partage des tableaux réalisés par les services d’archives qualifie les « tableaux de gestion d’archives » d’« outils précieux pour collecter les archives définitives et éliminer les documents dépourvus d’utilité administrative ou d’intérêt historique ou scientifique ». On voit que la formule est parfaitement conforme aux origines des « tableaux de gestion ».

Le Dictionnaire de terminologie archivistique des Archives de France (2002) en donne la définition suivante : « État des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l’archivage de ses archives historiques . Il fixe pour chaque type de documents les délai d’utilité administrative , délai de versement au service d’archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer ». Je note ici la nuance entre délai d’utilité administrative et délai de versement, même si le Dictionnaire note que les deux délais « coïncident en règle générale » sans autre précision. Je comprends là que le délai d’utilité est considéré ici comme un délai conventionnel, c’est-à-dire un laps de temps négocié pour des raisons pragmatiques, à distinguer d’une durée de conservation qui s’appuierait sur une règle juridique ou métier. Si durée et délai sont très souvent confondus, ce n’est pas systématique ; ainsi le délai d’utilité administrative des registres de délibérations municipales est de un an d’après une circulaire de 2009, alors que la durée de conservation est bien évidemment indéfinie, ces documents étant le document historique par excellence d’une collectivité territoriale.

Le même Dictionnaire propose une autre entrée pour « tableau d’archivage » : « document réglementaire établi par l’administration centrale des archives décrivant les types de documents produits par une administration, un service, une institution ou dans le cadre d’une fonction administrative, et fixant pour chacun d’entre eux le délai d’utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer ». La principale différence entre les deux définitions (chacune renvoie à l’autre sans détailler le pourquoi de la distinction) semble tenir dans l’auteur du tableau : n’importe quel organisme pour le « tableau de gestion », l’administration des Archives pour le « tableau d’archivage ». Cependant, la liste des titres des circulaires des Archives de France ne confirme pas cela.

Dans la présentation d’un stage intitulé « Concevoir un tableau de gestion » (programmé en mars 2017), l’Association des archivistes français indique comme objectif du stage de « savoir établir un tableau d’archivage, comprendre son utilité et sa fonction et orga­niser son application » : là, le « tableau d’archivage » n’a manifestement pas le même sens que dans le Dictionnaire de terminologie ci-dessus car le stage s’adresse à tous quand le « tableau d’archivage » devrait être réservé à l’administration centrale des Archives.

Dans le glossaire du Référentiel de gestion des archives, publié par le Comité interministériel aux Archives de France en octobre 2013 (document de présentation de l’intérêt d’une bonne gestion des archives dans l’administration ne comportant aucun tableau relatif au tri et à la conservation), le « tableau de gestion » est défini comme un « document formalisant les règles de gestion du cycle de vie (DUA et sort final) des documents et données produits par un service, rédigé en accord avec les instructions de tri, si elles existent, et validé par la personne en charge du contrôle scientifique et technique compétente ».

Les sites Internet des Archives départementales comportent parfois un glossaire ou au moins une définition du tableau de gestion. Par exemple, pour les Archives du Var : « Il s’agit d’un état de tous les documents, qu’ils soient sous forme papier ou électronique produits et reçus par un service. A ce titre, il reflète l’organisation de ce service. Il sert à gérer les archives courantes (dossiers servant à la gestion quotidienne des affaires, conservés dans les bureaux) et intermédiaires (dossiers n’étant plus d’usage courant mais conservés pour des impératifs de gestion et/ou juridiques à proximité des bureaux). Ainsi, il permet de procéder aux éliminations réglementaires ainsi qu’à l’archivage des archives définitives dites historiques qui seront, à terme versées aux Archives départementales ». Cette définition met en parallèle la destruction des documents périmés et la constitution d’archives historiques mais, malgré l’expression « il sert à gérer les archives courantes », on ne voit pas bien comment il est utilisé par les services producteurs pour autre chose que les éliminations réglementaires, ce qui est très restrictif dans la gestion documentaire et archivistique des services. Le « tableau de gestion » est avant tout et quasi exclusivement un outil d’archivistes.

Pour ma part, j’ai déjà pointé du doigt en 2014 cette ambiguïté dans la finalité du « tableau de gestion » dans le billet « Évaluation et tableau de gestion ». La question est : l’évaluation archivistique (« fonction archivistique fondamentale préalable à l’élaboration d’un tableau d’archivage visant à déterminer l’utilité administrative, l’intérêt historique et le traitement final des documents » selon le Dictionnaire déjà cité) vise-t-elle a produire le « tableau de gestion » ou n’est-ce pas plutôt le « tableau de gestion » qui doit servir de référence pour apprécier la valeur des archives que l’on rencontre ? Sur le terrain, la relation existe dans les deux sens, selon l’opération en cours (organisation en amont, traitement a posteriori). On observe toutefois ici et là la pratique d’élaborer un « tableau de gestion » pour une entité administrative supprimée, pour un fonds clos. Ceci peut surprendre car pourquoi organiser un tableau de référence qui ne servira jamais puisque l’évaluation des archives, dans ce cas de figure, porte sur un « tas » qui ne sera plus alimenté ? Ne s’agit-il pas plutôt d’une opération unique visant à la production d’un inventaire, c’est-à-dire un instrument de recherche, et à l’élaboration de règles de gestion (même si certains documents existant lors de la dissolution du service devront être éliminés à moyen terme).

À noter que l’expression « tableau de gestion » est totalement absente du rapport Une stratégie nationale pour la collecte et l’accès aux archives publiques à l’ère numérique, présenté à la ministre de la Culture par Christine Nougaret en mars 2017 (53 pages).

Quant à la page Wikipédia sur la gestion des documents d’archives, elle dit ceci : « un calendrier de conservation, appelé aussi tableau de tri, fixe la « durée de vie » des documents, en fonction de critères juridiques ou historiques. Il permet de déterminer la valeur d’un document (valeur primaire ou secondaire). La valeur primaire d’un document est la raison pour laquelle le producteur ou le détenteur d’un document doit le conserver pour des motifs administratifs, légaux ou financiers. La valeur secondaire découle de l’intérêt historique d’un document ». C’est l’expression québécoise (calendrier de conservation) qui est privilégiée. Le « tableau de gestion » n’apparaît même pas. Alors, si c’est Wikipédia qui le dit…

TABLEAU DE GESTION ET RECORDS MANAGEMENT DOUBLEMENT ANTINOMIQUES

Il ressort de ces différentes définitions, au-delà des nuances, que le « tableau de gestion » est :

1. un document de référence qui présente en général les documents en suivant l’organisation des services (cf supra: « documents produits par un service », « reflétant l’organisation du service ») ;
2. qu’il est originellement et majoritairement conçu pour la sélection des archives historiques dans les Archives départementales.

Ces deux caractéristiques du « tableau de gestion » en font très clairement un instrument contraire aux principes fondamentaux du « records management ».

En effet, la démarche de « records management », expliquée dans la norme ISO 15489 parue en français en 2001 :

1. insiste fortement sur l’exigence d’appréhender les documents à archiver dans le contexte d’une activité ou d’un processus global, et non par service, car chacun sait que les organigrammes bougent (et ils bougent encore plus vite au XXIe siècle qu’à la fin du XXe) ;
2. exclut les archives historiques de son périmètre documentaire. le périmètre d’application du records management (de l’archivage comme acte managérial), comme l’énonce clairement la norme ISO 15489, est distinct de la sphère des archives historiques ; le records management a pour objectif de piloter le cycle de vie des documents qui engagent une organisation jusqu’à ce que ces documents ne présentent plus d’intérêt pour l’exercice des activités de cette organisation ; en revanche et bien évidemment, la mise en œuvre de ces règles peut prendre en compte la valeur historique des documents, pour les transférer à échéance dans un service d’archives historiques, ou même considérer la valeur historique des a pendant l’écoulement de leur cycle de vie (protection, pérennisation, consultation) ; des indications sur la valeur historique ou sur l’intérêt d’une analyse historienne à échéance de la durée de conservation figurent dans les retention schedules anglo-saxonnes mais l’objectif de ces tableaux est d’abord et avant tout le besoin de l’organisme producteur de disposer des documents archivés pour couvrir un risque contentieux ou répondre à une autorité, ou encore pour conforter la mémoire des équipes métier.

Heureusement, faute d’autres outils méthodologiques disponibles dans la communauté, un certain nombre d’archivistes, connaisseurs de la norme ISO 15489 ou simplement confrontés aux exigences d’archivage de leur entreprise ou de leur organisation, ont « aménagé » le tableau en ajoutant les colonnes et les données nécessaires à la mise en œuvre de durée de conservation et au suivi du cycle de vie des documents à conserver dans l’intérêt des organisations et entreprises propriétaires. Malheureusement il s’agit surtout d’initiatives individuelles (souvent réussies du reste) et je ne vois pas ce qui a été fait pour théoriser ces expériences et produire des modèles de « référentiel de conservation » pour l’ensemble de la profession. Si des études sont réalisées là-dessus, il faut croire qu’elles sont privées ou confidentielles car les réseaux n’en font pas état. Beaucoup d’autres archivistes, hélas, abandonnés à leur triste sort face à des montagnes de papier (et bientôt de fichiers numériques) toujours plus hautes, continuent à se battre avec le sacro-saint « tableau de gestion » sans oser percer l’abcès.

ILLUSTRATION

J’observe ce « phénomène » du tableau de gestion d’archives depuis plusieurs décennies, notamment au travers du forum des archivistes (archives-fr) créé sur Yahoo à la fin du XXe siècle (https://fr.groups.yahoo.com/neo/groups/archives-fr/info). On y trouve régulièrement des messages d’archivistes à la recherche de tableaux de gestion existants pour faciliter leurs propres travaux.

J’ai remarqué ces dernières années une tendance à des recherches de tableaux de gestion de plus en plus spécifiques. On pourra m’objecter que les questions généralistes étant déjà traitées, les archivistes sont naturellement conduits à s’intéresser à des sujets plus pointus ; certes, mais tout de même, le domaine de plus en plus resserré de la recherche et surtout l’exposé des motifs de la recherche interpellent.

J’ai constitué au fil de l’eau un petit corpus de la cinquantaine de recherches de tableaux de gestion des six dernières années. Elles concernent notamment :

• une épicerie sociale (novembre 2011)
• les ludothèques (janvier 2012)
• un abattoir municipal (décembre 2012)
• les ordures ménagères (mars 2013)
• les aires d’accueil pour les gens du voyage (avril 2013)
• les délégations territoriales de l’Agence nationale pour la rénovation urbaine (juillet 2013)
• une école des Beaux-Arts (septembre 2013)
• un syndicat intercommunal pour l’éclairage public (octobre 2013)
• les plans locaux pour l’insertion et l’emploi (avril 2015)
• les maisons de justice et du droit (juin 2015)
• un crématorium (juin 2016)
• un service municipal Information & Jeunesse (juillet 2016)
• une association conventionnée du secteur pénal (octobre 2016)
• les dossiers de licences de spectacles dans les DRAC (novembre 2016)
• une association départementale de parents et amis de personnes handicapées mentales (juin 2017)
• les activités périscolaires (juillet 2017)
• une piscine (juillet 2017).

Si on lit de plus près les messages des archivistes, confirmés ou stagiaires, à l’origine de ces demandes, on ne peut qu’être surpris du caractère relativement passif de la demande qui se résume en général à : « dans le cadre du traitement d’un fonds d’archives en cours, je cherche un tableau de gestion sur… ». Parfois, le demandeur précise qu’il a cherché une circulaire sur sa thématique mais n’en a pas trouvé, ou bien que celle-ci n’était pas assez détaillée. Dans quelques cas, il est indiqué que « nous avons été sollicités pour établir un tableau de gestion pour… » sans autre exposé de contexte ou de démarche.

Le flou de la finalité du « tableau de gestion » (sélection des archives historiques ou gestion du cycle de vie des documents d’un organisme) transpire de cet inventaire à la Prévert. On sent de manière sous-jacente , derrière l’archiviste, le besoin des services producteurs d’archiver, de conserver ou de détruire leurs dossiers. Pourtant l’appel à l’aide au « tableau de gestion » semble figé dans son expression.

Ce qui me frappe avant tout dans ce corpus, c’est l’absence de la notion de risque qui est pourtant le b-a-ba de l’évaluation des dossiers administratifs du point de vue du producteur, selon les principes du records management : on devrait logiquement mettre en archives ce qui mérite d’être conservé pour couvrir un risque demain ou après-demain, pour assurer sa responsabilité face à un tiers, pour conforter ses droits, pour prouver sa conformité à la réglementation (et non les dossiers accumulés qui ne servent plus). Cette préoccupation légitime et naturelle d’une entité juridique apparaît déconnectée du « tableau de gestion d’archives ».

Or, le simple fait de poser cette question du risque (à conserver ou à détruire les dossiers) permettrait de savoir, dans la majorité des cas, s’il faut archiver les documents ou non. La question de la conservation historique doit être décorrélée de la gestion de l’archivage dans le service, aujourd’hui plus encore qu’hier car aujourd’hui la production documentaire dans son ensemble est déréglée, tandis qu’autrefois (il y a cinquante ou trente ans) les archivistes pouvaient encore se fier à la rigueur administrative des services pour une production de qualité sur laquelle ils pouvaient sereinement poser une analyse historique.

Je déplore également l’absence récurrente d’une vision globale des activités d’une entité juridique responsable, comme si on oubliait que le contour d’un fonds d’archives est la responsabilité juridique d’une organisation et non le cadre du bureau du sous-service de la direction du département de… Ceci transparaît également dans la présentation, au même niveau, de documents majeurs en termes de risque et de documents internes de valeur secondaire, comme si toutes les archives se valaient. Un message met ainsi sur le même plan un « compte rendu de réunion d’expression libre » et « le PV de réunion du CHSCT ». À la décharge de l’archiviste, la pression du discours public ambiant, extrapolé de la définition légale des archives, qui veut que tout soit archives, même le moindre post-it…

Enfin, je déplore le manque d’esprit critique, tout au moins dans le corpus étudié. Un seul message « ose » s’interroger sur le bien-fondé d’une règle existante qui semble inadaptée à son environnement ; l’archiviste écrit : « Je m’interroge cependant sur l’opportunité de la conservation intégrale de ces documents [registres de brocanteurs], qui sont finalement assez volumineux ». Oui, la valeur d’archives historiques d’un document n’est pas figée sur son intitulé ; le volume, le contenu, le contexte, etc. jouent un rôle dans l’espace et dans le temps. L’archivistique doit aussi analyser cela.

CONCLUSION

Il y a réellement un malaise autour de ces « tableaux de gestion ». Ce malaise est dû au flou entretenu collectivement sur sa finalité. C’est aujourd’hui un outil bâtard qui fait marcher les archivistes de guingois. Un des messages postés sur le forum archives-fr l’an dernier est révélateur de ce flou : une archiviste écrit : « notre groupe de travail propre d’ajouter une colonne RM [records management] au traditionnel tableau de gestion des archives » pour « l’identification des documents pouvant être qualifiés de « records » ». J’avoue que j’en suis restée comme deux ronds de flan…

Il y a surtout une grande lacune de théorie et de formation archivistiques pour adapter la profession au contexte de la société de l’information.

Naguère (il y a quelques décennies), le plus gros contingent d’archivistes travaillaient dans les archives départementales ; il y a longtemps que les communes, les établissements publics, les syndicats, les agences, les associations, etc. regroupent les plus gros effectifs d’archivistes et que, dans ces structures-là, le besoin de maîtriser la masse documentaire, le besoin d’accompagner le cycle de vie des documents engageants l’organisme et le besoin d’être conforme à la réglementation sont prioritaires à l’identification des archives historiques. Prioritaire ne veut pas dire que les archives historiques de ces organismes n’auraient pas d’importance mais simplement qu’il ne faut pas mettre la charrue avant les bœufs. L’archivage managérial doit passer avant la sélection des archives historiques.

Dans la plupart des organisations, publiques et privées, on en est encore, pour la gestion des risques informationnels, au degré zéro de l’archivage. On laisse s’entasser les produits et sous-produits documentaires des activités sans prise de conscience de la valeur des traces écrites validées et diffusées, sans prise de conscience du risque attaché à cette diffusion, sans prise de conscience du fait que toute diffusion d’un écrit, en interne ou à l’extérieur, engage son émetteur. On appelle « archives », d’un mot aussi usurpé que vague, ces tas de documents et de données et, la masse étant finalement trop lourde, on finit par se dire qu’on devrait trier avant de jeter tout ce fatras, papier ou numérique. Et tout le monde, producteurs impénitents et trieurs invétérés, semble s’en accommoder comme d’une fatalité. Non, ce n’est pas une fatalité ! L’archivistique, c’est autre chose. Encore faudrait-il définir et accepter des objectifs plus ambitieux et mieux intégrés dans la vie des organisations.

Le « tableau de gestion d’archives » a vraiment besoin qu’on lui secoue les bretelles, tout au moins qu’on lui secoue les colonnes ! Il ne faudrait pas que la nouvelle génération d’archivistes continuent de s’y attacher comme à une bouée de sauvetage dans l’océan archivistique, car cela finirait vite en une profession qui dérive loin du continent des réalités…

Post-scriptum : Je n’ai pas eu particulièrement de plaisir à écrire cet article (personnellement, j’ai résolu le problème depuis un bon moment avec la méthode Arcateg) mais j’alimente ce blog conformément aux critères qui me l’on fait créer en 2013. Ceci dit, j’aurais aimé que ce sujet de fond soit l’objet (provocation en moins, bien entendu) d’un mémoire de master d’un étudiant en archivistique. Il n’est pas interdit de rêver…

Évaluation : un mot récent dans l’archivistique française

Les étudiants du master 2 « Métiers de la culture – archives », de l’Université Versailles-Saint Quentin ont organisé le mois dernier (12 mars 2014), dans le cadre de leur formation, un séminaire sur le thème de l’évaluation.

Sollicitée pour participer à ce séminaire, j’ai aussitôt accepté car j’aime rencontrer les étudiants, tout en précisant que, à titre personnel, je n’avais jamais utilisé et n’utilisais pas ce mot d’évaluation, en tout cas pour les archives, tout en le connaissant.

Évaluation, dans le domaine des archives, est l’équivalent français de l’anglais appraisal. Il est apparu il y a quelques décennies, dans la littérature archivistique québécoise d’abord puis internationale et donc française. Pour mémoire, dans le Dictionnaire des archives publié en 1991 par l’Afnor et l’École des chartes (un des premiers ouvrages auxquels j’aie contribué), il n’y a pas d’entrée « Évaluation ». Le terme « appraisal » est donné comme l’équivalent de tri ou de triage. J’avoue que le mot triage a toujours été pour moi un mot obsolète. Ainsi vont les générations…

Pour ma part, quand j’évoque cette tâche qui consiste à apprécier un document, à en déterminer la valeur par un examen interne et une mise en perspective, j’utilise les mots d’analyse et de critique, qui sont des mots de la diplomatique qui m’est si chère. Et je n’éprouve pas le besoin d’autres mots. En revanche, je parle volontiers d’évaluation d’un système, d’évaluation d’un projet ou d’évaluation du risque à archiver ou à ne pas archiver. Le dernier de mes cours de l’unité d’enseignement « Conduire un projet d’archivage / records management » (quand je dirigeais le CS32 de ce satané foutu CNAM) était intitulé « Évaluation » et portait sur les modèles de maturité des projets et les tableaux de bord de l’archivage.

Définitions

Ayant donc, grâce aux étudiants, l’occasion de me pencher sur la question, j’ai commencé par regarder les définitions.

La base de données Terminologie archivistique multilingue du Conseil international des archives recense six définitions pour « appraisal » :

• The process of identifying materials offered to an archive that have sufficient value to be accessioned. [Pearce-Moses, Richard. A Glossary of Archival and Records Terminology, SAA, 2005]
• The process of determining the length of time records should be retained, based on legal requirements and on their current and potential usefulness [ibidem]
• The process of determining the market value of an item; monetary appraisal. [ibidem]
• The process of assessing the value of records for the purpose of determining the length and conditions of their preservation. [InterPARES 2 Terminology Database. http://www.interpares.org/]
• A basic records management/archival function of determining the value and thus the disposition of records based upon their current administrative, legal, and fiscal use; their evidential and informational value; their arrangement and condition; and their relationship to other records. [International Council on Archives, Dictionary of Archival Terminology » (Draft Third Edition/DAT III, 1999)]
• The process of determining the retention period of records. [International Council on Archives ISAD(G), glossaire, 1999].

Côté français, on trouve à l’entrée Évaluation deux définitions:

• Processus de sélection des activités métier pour déterminer quels documents doivent être capturés et combien de temps il faut les conserver pour répondre aux besoins métier, aux exigences de responsabilité et aux attentes de la communauté. [ ICA-Req, version française, 2010, www.ica.org ]
• Fonction archivistique fondamentale préalable à l’élaboration d’un tableau d’archivage visant à déterminer l’utilité administrative, l’intérêt historique et le traitement final des documents. [ Direction des Archives de France, « Dictionnaire de terminologie archivisitique, » 2002].

À noter que la première définition n’est pas à proprement parler une définition française mais la traduction française d’une définition anglaise, ce qui n’est pas tout à fait la même chose en archivistique (et pas qu’en archivistique).

Il est intéressant de compléter la liste avec les deux définitions proposées par le glossaire du PIAF (Portail international des archives francophones) :

• Procédure préalable à l’élaboration d’un échéancier de conservation visant à déterminer les valeurs directes et indirectes et le traitement final des documents.
• Procédure permettant de déterminer l’intérêt d’acquérir un fonds d’archives privé.

On notera aussi l’utilisateur du mot traitement par le PIAF (j’y reviendrai) et l’apparition du mot sélection dans les autres définitions (le même mot en français et en anglais, selection). À ce sujet, il est intéressant de remarquer que le dossier du dernier numéro 129 de la revue ministérielle Culture et Recherche, consacré aux archives, comporte un article titré « Évaluation et sélection des archives publiques contemporaines ». L’évaluation se positionne ici très clairement sur la sélection des archives historiques, notamment avec les méthodes d’échantillonnage statistique. À vrai dire, l’échantillonnage est une méthode de sélection, et non une méthode d’évaluation car l’échantillonnage statistique intervient après qu’un ensemble de document a été identifié comme présentant un intérêt historique (pour en limiter le volume par un échantillon le plus représentatif possible), et non au moment de l’évaluation. Mais c’est un autre débat.

Évaluation et « tableau de gestion » : encore une histoire d’œuf et de poule…

Je reviens à la définition du Dictionnaire de terminologie des Archives de France. Je l’avais déjà lue, évidemment, mais sans m’y attarder, n’ayant pas d’intérêt particulier sur le sujet. Cette fois ci, un mot accroche mon attention ; c’est le mot « préalable » que l’on retrouve également dans la définition du PIAF. L’évaluation a-t-elle pour finalité l’établissement d’un « tableau de gestion » comme le dit la définition des Archives de France, ou a-t-elle pour finalité de statuer sur le devenir de tel ou tel document, en se basant sur les recommandations d’un texte de référence préétabli ? En réalité, le Dictionnaire des Archives de France parle de « tableau d’archivage » que l’on peut considérer comme le mot savant, le mot vulgaire étant « tableau de gestion », que je mets ici systématiquement entre guillemets, tant il me rebute par son inconsistance linguistique et archivistique.

Donc la question est : l’évaluation se limite-t-elle à la production du « tableau de gestion » conçu comme texte de référence ? Ou est-elle l’opération de gestion facilitée par ce tableau ? L’évaluation précède-t-elle le « tableau de gestion » ou le « tableau de gestion » précède-t-il l’évaluation ? Histoire de la poule qui pond un œuf qui devient poule qui pond un œuf, etc. dans une parfaite interactivité.

À en juger par les témoignages d’archivistes à la recherche de « tableaux de gestion » (question récurrente sur le forum archives-fr), il apparaît que les « tableaux de gestion » sont recherchés le plus souvent pour le traitement d’un fonds en déshérence ou en souffrance (stock, arriéré, passif) et dans une perspective d’archives historiques, et non pour l’organisation des archives dans les services producteurs. Je note en passant que le mot « évaluation » n’est pas utilisé pars les archivistes dans ce contexte ; le mot qui prédomine est « traitement » des archives.

Il n’est pas rare qu’on se préoccupe de produire un « tableau de gestion » au moment de la fermeture d’un établissement. Je comprends le contexte. Personne ne s’est soucié de l’archivage pendant l’activité de cet établissement et on réalise soudain qu’on va se retrouver avec des monceaux de cartons à détruire ou à déménager, en tout cas, à trier… Mais alors, dans ce cas, pourquoi investir dans un outil qui ne servira plus à rien une fois qu’il sera achevé puisque le fonds ne sera plus alimenté ? Ne serait-il pas plus pertinent et plus rapide de trier directement et de documenter le tri et les critères d’évaluation au fur et à mesure, à partir d’un jeu de rapports annuels dudit établissement ? Dans le cas d’un fonds clos, l’objectif recherché est l’inventaire des archives, pas un « tableau de gestion » one shot. Tout au moins, il conviendrait de revenir dans ce cas de figure à l’expression initiale de « tableau de tri », plus explicite et moins ambiguë.

Évaluer pour qui ?

L’évaluation n’est pas une fin en soi. L’étude attentive des documents ne peut conclure à la définition de leur valeur si on n’a pas préalablement défini des valeurs de référence et des critères d’évaluation. Or, ces valeurs, qu’il s’agisse d’un prix, d’une note ou d’un statut documentaire, ne sont pas absolues mais relatives à la finalité de l’opération.

On n’évalue pas de la même façon une vache quand on recherche une vache laitière et quand on recherche une bête à viande. Les critères d’évaluation sont déterminés en fonction des bénéficiaires, des usagers, des utilisateurs. On n’évalue pas un bien immobilier de la même façon pour souscrire une assurance (tendance à la baisse en général) et pour une annonce de vente (tendance à la hausse).

De même, les critères d’évaluation des documents d’archives dépendent des bénéficiaires de ces documents. Il est évident, pour quiconque s’est trouvé confronté à la responsabilité de gérer des archives que l’évaluation des documents dans leur valeur de trace probante et informative pour le producteur (records), et l’évaluation des documents à retenir pour les archives historiques (archives en anglais) sont des démarches liées mais distinctes.

Bien sûr que l’ensemble des documents qui supportent un risque pour l’entreprise ou l’institution recoupe l’ensemble des documents qui constitueront sa mémoire historique mais les deux ensembles ne se gèrent pas de la même façon. 90% des documents à valeur de preuve seront détruits et l’échantillonnage n’a aucun sens pour le records management. L’évaluation dépend du statut attribué au document considéré et si un document a les deux statuts (record + archive), ce qui arrive régulièrement, il sera nécessaire de l’évaluer sur les deux plans.

L’action d’évaluer est une, mais elle n’a pas de réalité si on ne prend pas en compte ce que l’on évaluer en qualifiant les objets analysés au regard de l’objectif recherché.

Suggestion

C’est pourquoi, il serait utile d’affiner le vocabulaire pour distinguer les deux opérations. Les choses y gagneraient en clarté, pour ceux qui financent ces opérations mais aussi pour les archivistes qui semblent parfois oublier le bénéficiaire derrière le traitement des documents.

En résumé, il y aurait quatre actions à différencier dans le vocabulaire professionnel :

1. la production d’un référentiel de conservation, outil qui définit les critères d’évaluation des documents à archiver ou à ne pas archiver (records/non records) sur la base des contraintes réglementaires, des risques et des besoins métier ;
2. la démarche d’analyse des documents, dossiers et données nouvellement produits et dont il faut piloter le cycle de vie, en s’appuyant sur le référentiel de conservation ;
3. l’élaboration d’un tableau de tri des archives historiques, selon la politique archivistique des instances compétentes ;
4. la démarche de sélection des documents ayant atteint leur durée de conservation ou laissés à l’abandon, en utilisant le tableau de tri.

Ceci en évitant le « le tableau de gestion » et ses confusions.