Quelle durée de conservation pour les données des entretiens d’évaluation ?

Il y a deux questions successives dans cette première question:

1. Tout d’abord : à quel objet archivable appartiennent les données d’un entretien d’évaluation ?
2. Ensuite : quelle durée associer à la conservation de cet objet documentaire ?

La forme et le contenu des traces qui résultent d’un entretien d’évaluation varient d’une entreprise à l’autre. La réglementation est la même pour tous mais les risques et les usages peuvent varier également. Voici ce que vous devez savoir pour trouver votre réponse à la question.

Un objet de données qui a du sens

Les données numériques, dans l’absolu, ça ne s’archive pas ; ça se stocke, ça se manipule, mais ça ne s’archive pas. En effet, c’est un non-sens de vouloir archiver quelque chose qui n’est pas figé, c’est-à-dire dont les contours ne sont pas délimités et qui n’est pas daté.

Dans l’environnement papier, la question ne se pose pas car archiver consiste simplement à déplacer un document physique – c’est-à-dire un objet 2D en papier, achevé et validé, donc daté – vers un lieu approprié à la maintenance de son intégrité (sécurité, conditions matérielles). Ainsi, la consultation de ce document demain permettra de prouver ce qui a été dit ou fait hier.

L’environnement numérique produit soit des documents numériques (image ou transposition du document papier), soit des données au sein d’application métiers, de bases de données, de sites web, de réseaux… Dans le cas de données (mots, nombres, signes…) réparties dans des champs, si ces données sont évolutives indépendamment les unes des autres, comment archiver ? Comment prouver quoi que ce soit si l’objet consulté n’est pas le même que l’objet de départ, si une partie des données qui décrivent le fait ou la décision que l’on veut vérifier a été modifiée sans traçabilité.

On ne peut donc archiver valablement qu’un groupe de données circonscrit associé à l’enregistrement ou la description d’une décision ou d’un fait, à une date précise, autrement dit un « document », une information sur un support signifiant quelque chose, même si cela se présente sous la forme d’un fichier numérique ou d’une image avec ses métadonnées.

Exemple vécu. Madame Carton, salariée d’une grande entreprise, rencontre son manager, Monsieur Planche, en janvier pour son entretien d’évaluation. Le processus est géré par le logiciel X (il en existe plusieurs, peu importe lequel ici) ; les données sont saisies ou cochées pendant l’entretien ; les protagonistes valident les données en fin d’entretien ; le logiciel s’occupe du reste. L’échange entre Madame Carton et Monsieur Planche se passe normalement. En juillet de la même année, Monsieur Planche est remplacé à son poste de manager du service par Madame Porte. Deux mois plus tard, Madame Carton décide de consulter les éléments de son entretien d’évaluation de janvier, comme elle en a le droit. L’écran qui se présente sous ses yeux indique que l’entretien de janvier a eu lieu entre Madame Carton et Madame Porte ! La table « managers » a été mise à jour à l’arrivée de Madame Porte ; la requête de consultation de l’événement de janvier associe des données qui ne sont pas liées dans les faits. Le résultat est donc une information déformée, erronée. Les données ont été stockées ; le compte rendu de l’entretien d’évaluation n’a pas été archivé. Il faut, pour avoir la trace exacte de l’entretien de janvier, reconstituer les données via une requête spécifique. Cela reste possible mais dans le cas d’un contentieux entre Madame Carton et son entreprise, cela peut s’avérer fragile.

Dès lors que l’entretien d’évaluation donne lieu à une trace validée par les deux participants, le document doit être figé a minima. Cela veut dire que les informations auxquelles l’utilisateur a accès a posteriori correspondent exactement à l’ensemble des données créées pour tracer le fait ou la décision en cause, et qu’elles n’ont subi aucune modification de sens depuis leur production. Il est tout à fait possible que ces éléments se présentent sous forme de liens pointant dans des tables extérieures et indépendantes, dès lors que celles-ci sont historisées et que l’on a la certitude que le document recomposé à la volée et donné à voir à l’utilisateur est conforme à la réalité des faits. Dans le cas où les informations se présentent sous forme de liens, il faut aussi veiller à ce que la durée de conservation des tables soit cohérentes avec la durée de conservation du « document » principal.

De ce point de vue, la fonctionnalité de mise à jour, qui est parfois un argument de vente des logiciels, peut s’avérer contradictoire, voire incompatible avec l’archivage. Il est préférable de poser la question avant la constitution de la trace, et non après. L’analyse de risque (possibilité de contentieux avec le collaborateur ou son manager, exigences de conformité à la réglementation sur les données personnelles) doit être faite en amont, de façon à inclure l’exigence d’archivage dans le choix du logiciel de gestion du processus « entretien d’évaluation ». Ce sera à coup sûr moins coûteux que de le faire en curatif.

Une durée de conservation motivée

Une fois l’objet documentaire défini (de la feuille de papier à un jeu de liens en passant par un fichier PDF ou un fichier XML), on peut passer à l’étape n° 2 : déterminer la durée de conservation de cet objet.

Il faut rappeler ici le piège classique de l’expression « durée de conservation » :

• la durée de conservation, dans un texte réglementaire, est parfois assortie d’un point de départ du calcul du début de cette durée, l’événement déclencheur qui crée ce point de départ n’étant le plus souvent pas connu au moment de la création du document : 5 ans après le départ du salarié, 10 ans après la fin de l’affaire, etc. ;
• au plan opérationnel, la durée de conservation d’un document équivaut au nombre d’années pendant lequel un document est effectivement conservé, à partir du jour où il a été créé ; la durée réelle de conservation correspond à la durée de vie du document qui doit avoir une règle de vie de sa naissance à sa mort ; pour ne pas contrevenir à la loi et être efficace, la durée de conservation doit être prescriptive. La durée de conservation appropriée doit être définie comme règle de vie pour chaque objet documentaire en fonction de sa valeur, et cette règle doit alors être mise en application.

La question concrète que se posent les gestionnaires RH est : combien d’années je peux ou je dois conserver ces éléments issus de l’entretien annuel d’évaluation qui vient d’avoir lieu. Pour un jeune collaborateur, « 5 ans » et « 5 ans après le départ du salarié » sont deux choses très différentes !

Le site de la CNIL auquel tout le monde se réfère aujourd’hui sur ces sujets donne les deux informations suivantes :

1. les évaluations sont rattachées à la rubrique « gestion des carrières » ;
2. d’une manière générale, il est indiqué que « les données sont supprimées après le départ de la personne concernée » ou encore, à la rubrique « durée de conservation des données », il est noté « le temps de la période d’emploi de la personne concernée ».

On peut en déduire que les données des entretiens d’évaluation sont accumulées pendant toute la durée de présence du salarié dans l’entreprise puis détruites à son départ, soit automatiquement le lendemain du départ ou X jours plus tard, soit une fois par an après vérification et regroupement avec les données de même type concernant les autres salariés partis.

On peut cependant remarquer que le fichier ou le jeu de données qui trace l’entretien d’évaluation n’est pas en soi une pièce justificative directe de la carrière d’un collaborateur et n’intervient pas dans la clôture du contrat ou la déclaration des droits à pension. Si l’entretien a permis de faire progresser la carrière ou a favorisé une mutation de l’employé, c’est normalement par l’intermédiaire d’un nouveau document que cela s’est fait : un avis, un courrier, un formulaire, établi sur la base du compte rendu de cet entretien. Ce nouveau document est, lui, une pièce justificative de la carrière, alors que le compte rendu de l’entretien reste la trace de l’entretien et n’a pas vocation à jouer un autre rôle. Les données de l’entretien peuvent donc être considérées comme un élément du dossier de carrière ou non, rien n’est obligatoire sur ce sujet.

La destruction des données d’entretien dès le départ du salarié peut paraître prématurée car il court encore des délais de prescriptions relatifs à d’éventuelles réclamations (sur les primes ou autre élément de rémunération) ou accusations (harcèlement par exemple). On peut mettre en avant le délai de prescription civile de cinq ans, voire les délais en matière pénale (3 et 10 ans naguère, 6 et 20 avec la récente réforme du code de procédure pénale).

La doctrine de la CNIL met en avant la finalité de traitement des données, lequel traitement peut justifier une conservation plus longue. Plusieurs options sont possibles en termes de finalité de traitement et de conservation d’un entretien d’évaluation : traçabilité des appréciations donnant lieu à une gratification ou une absence de gratification, gestion de la mobilité pendant un certain temps, valeur de mémoire des gestionnaires RH ou valeur de preuve dans la relation entre le collaborateur et l’entreprise, voire entre l’entreprise et le manager dans le cas d’un contentieux d’un autre collaborateur avec ce même manager, etc.

On peut donc envisager une durée de conservation des données des entretiens d’évaluation déconnectée de la date du départ du salarié mais liée aux droits et devoirs que l’entretien contractualise. En revanche, l’argument de conserver des données d’évaluation des collaborateurs pour une mémoire interne de « comment ça se passait avant dans le service », c’est-à-dire de façon déconnectée de la présence du salarié, même anonymement, passe mal.

Si on retient la durée de cinq ans après l’entretien, justifiée par le fait que ces données ne servent pas à la carrière et que le risque de contentieux est négligeable au-delà de cinq ans, les données n’auront donc pas besoin d’être conservées toute la durée de la carrière et pourront être détruites par roulement au bout de cinq ans, soit bien avant le départ du salarié dès lors que celui-ci reste plus de six ans dans l’entreprise.

Madame Carton a fait toute sa carrière dans son entreprise. A-t-elle déjà songé que l’entreprise détenaient ses comptes rendus annuels d’évaluation depuis plusieurs décennies ? Et que ceux-ci pouvaient aujourd’hui exister sous forme numérique, même stockés sur un support distinct du SIRH ? Madame Carton ne serait-elle pas fondée, au nom de la protection des données à caractère personnel, à exiger la destruction de ces données par l’entreprise bien avant son départ à la retraite ?

Commentaire

La méthode Arcateg™ ne préconise pas une durée de conservation prédéfinie pour les comptes rendus d’entretien d’évaluation des collaborateurs. Elle constitue une aide à l’identification de l’objet documentaire adéquat à votre fonctionnement puis à la détermination de la meilleure durée en fonction de vos besoins et de l’environnement réglementaire.

Nota bene : Cet article est une mise à jour et un supplément de mon billet de 2014 sur le même sujet.