Durée de conservation du bulletin de salaire (suite)

Combien de temps un employeur doit-il conserver les bulletins de salaire de ses employés?

La question n’est pas nouvelle (voir l’article de Jean-Louis Pascon et ma réponse) mais n’est toujours pas limpide pour les entreprises.

Cet article revient sur les textes réglementaires et notamment sur la différence de durée légale en fonction du support (papier ou numérique) au travers d’une analyse diplomatique (rôle et valeur de chaque exemplaire), avant de proposer une solution simple et réaliste aux problèmes rencontrés.

Retour sur la réglementation

Le code du travail comporte plusieurs dispositions relatives à la conservation du bulletin de salaire (ou bulletin de paie) par l’employeur:

Article D3243-8, créé par Décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 – art. 1 – L’employeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique :
-soit pendant une durée de cinquante ans ;
-soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge mentionné au dernier alinéa de l’article L. 1237-5, augmenté de six ans.
En cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie en raison de la cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous forme électronique pour le compte de l’employeur, ou de la cessation d’activité de l’employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Article L3243-4 (modifié par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009 – art. 26) – L’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans.

Article L3243-2 (modifié par la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 – art. 54) – Lors du paiement du salaire, l’employeur remet aux personnes mentionnées à l’article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin. Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6. Un décret en Conseil d’Etat pris après avis de la Commission nationale de l’informatique et des libertés détermine les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données. […]

Article R3243-5, créé par le décret n°2008-244 du 7 mars 2008 – art. (V) – Le bulletin de paie comporte en caractères apparents une mention incitant le salarié à le conserver sans limitation de durée.

Les utilisateurs sont mis en mesure de récupérer à tout moment l’intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

Art. R. 3243-9.-Le service en ligne associé au compte personnel d’activité, mentionné au 2° du II de l’article L. 5151-6, permet au titulaire du compte de consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique.
L’employeur ou le prestataire agissant pour son compte doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne. »

Article L5151-6 (modifié par l’ordonnance n°2018-470 du 12 juin 2018 – art. 9) concernant le compte personnel d’activité – Chaque titulaire d’un compte personnel d’activité peut consulter les droits inscrits sur celui-ci et peut les utiliser en accédant à un service en ligne gratuit. Ce service en ligne est géré par la Caisse des dépôts et consignations, sans préjudice de l’article L. 4162-11. La Caisse des dépôts et consignations et la Caisse nationale d’assurance vieillesse concluent une convention définissant les modalités d’articulation des différents comptes et de mobilisation par leur titulaire.
II.-Chaque titulaire d’un compte a également accès à une plateforme de services en ligne qui: 1° Lui fournit une information sur ses droits sociaux et la possibilité de les simuler; 2° Lui donne accès à un service de consultation de ses bulletins de paie, lorsqu’ils ont été transmis par l’employeur sous forme électronique dans les conditions mentionnées à l’article L. 3243-2; etc.

Pourquoi 5 ans en papier et 50 en électronique? Explication diplomatique

Les responsables de la paie et de l’archivage dans les entreprises sont, à juste titre, un peu perdus au milieu de cette réglementation quelque peu floue et qui mérite explication.

Un premier point est la (con)fusion entre le double et l’original.

Il y a cent ans, il n’y avait pas de bulletin de salaire (c’est la loi du 4 mars 1931 qui impose la production d’une pièce justificative des cotisations salariales). Les salaires étaient inscrits dans un registre dans lequel les salariés émargeaient le jour de la paie.

Au cours des décennies suivantes s’est mis en place peu à peu le système observable dans la majorité des entreprises au début du 21^e siècle, à savoir:

Le décret de 2016 qui introduit l’obligation pour l’employeur de garantir la disponibilité du bulletin de paie émis sous forme électronique pendant 50 ans ou (pour faire simple) jusqu’aux 70 ou 75 ans du salarié manque singulièrement de clarté car sa formulation laisse la place à plusieurs scénarios en termes d’archivage et de services:

Une vraie proposition pour régler un faux problème

Plusieurs articles (par exemple celui-ci) pointent la lenteur avec laquelle le bulletin de paie dématérialisé se met en œuvre. Cette lenteur est compréhensible. On impose aux entreprises d’assumer une tâche (celle de conserver ou plutôt d’héberger et de maintenir accessibles les bulletins de salaire de leurs salariés pendant plusieurs décennies) alors que le bon sens suggère d’autres façons de faire.

Le schéma ci-après résume de manière simplifiée l’écosystème du bulletin de salaire, mettant en évidence la durée pendant laquelle le bulletin de salaire joue un rôle dans la relation entre chaque paire d’acteurs:

Il faut rappeler que la pratique d’un grand nombre d’entreprises de conserver les bulletins de salaire (papier) pendant cinquante ou soixante ans, sans obligation légale, est liée à la demande des caisses de retraite dans 99% des cas (il y a toujours des exceptions, que je regroupe dans le 1%).

Certes, la dématérialisation du bulletin de salaire est importante. Mais il y a un événement encore plus important dans l’écosystème, c’est la consolidation des bases de données des caisses de retraites qui sont aujourd’hui en mesure d’identifier les lacunes de leurs données et de simuler en quelques heures le montant de la retraite d’un salarié approchant de sa fin de carrière. J’ai lu beaucoup de choses sur le bulletin de salaire dématérialisé et pas grand-chose sur la finalité d’une conservation à long terme, sur l’évolution des statistiques dans la recherche d’anciens bulletins (trouvés ou pas, où?, conséquences pour le salarié, etc.), sur la pertinence de la conservation maximale par l’entreprise ou les coûts de tout cela.

Deux autres changements significatifs des dernières décennies sont d’une part le recul de la longévité des entreprises avec les cessations, les rachats, les fusions, etc., d’autre part la mobilité, forcée ou volontaire, des salariés qui, au cours de leur vie professionnelle, relève successivement de plus d’employeurs qu’autrefois.

On fait jouer aux entreprises un rôle de service au bénéfice de ses anciens employés qui ne relève pas des missions de l’entreprise mais des missions de l’administration.

Au moment on agite à droite et à gauche le drapeau rouge du RGPD, cette organisation tordue peut paraître contradictoire. Quid si un salarié refuse que son ex-entreprise, qu’il a quitté dans une relation de défiance, conserve au-delà des 5 ans légaux, ses données de salaire? Peut-on raisonnablement demander à salarié d’informer régulièrement ses anciens employeurs de ses changements de coordonnées dans le seul but que celui-ci puisse exercer son obligation de le prévenir que le service qui lui fournit mais qu’il n’utilise pas parce qu’il est encore loin de la retraite?

La conclusion de cette observation est que les caisses de retraite sont aujourd’hui l’acteur social le plus approprié pour la conservation des bulletins de salaire, ou du moins des données du bulletin de salaire, en attendant que leur dernier usage (validation des droits de retraite) soit passé. Les priorités sont donc aujourd’hui, non pas d’installer de coûteuses usines à gaz dans les entreprises, mais de développer pour chaque entreprise les procédures de vérification de la complétude des données détenues par les caisses concernées et de compléter les transmissions de données en cas de lacune.

Finalement, j’ai une seule interrogation: pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué?