Archive17 a 20 ans

En 2000…

Le cabinet Archive17 a été créé en avril 2000, par Marie-Anne et Michel Chabin, pour accompagner les entreprises dans la gestion de l’archivage, c’est-à-dire pour les aider à mettre en sécurité les documents et les données qui engagent la responsabilité dans la durée. Cette responsabilité s’apprécie par le fait que si les documents et données qui existent dans l’entreprise ne sont pas bien gérés, s’ils sont jetés trop tôt ou conservés trop longtemps, l’entreprise devra en payer les conséquences. Ce peut être la perte d’un contentieux car les preuves à décharge sont introuvables, ou bien une amende infligée par une autorité de contrôle pour non-conformité de l’entreprise à la réglementation, ou encore la perte d’un marché car les équipes n’ont pas été assez réactives faute de trouver les bons documents pour faire la meilleure offre, sans parler de la maîtrise des données à caractère personnel, si prégnante dans les entreprises depuis l’entrée en vigueur du Règlement général pour la protection des données personnelles (RGPD) en mai 2018.

La même année 2020, au tournant du siècle, la reconnaissance légale de l’écrit électronique au même titre que l’écrit sur support papier, par la loi du 13 mars 2000, a introduit de grands changements dans l’organisation de l’archivage, en favorisant les projets de dématérialisation et surtout la production et la réception de documents engageants produits et validés directement sous forme numérique.

20 ans d’expérience

L’activité d’Archive17, au cours des vingt dernières années, a touché une centaine d’entreprises et d’organisations : grands groupes principalement, mais aussi des établissements publics, et des institutions nationales et internationales.

Les missions d’Archive17, toujours autour de cette philosophie de contrôle de l’information engageante dans la durée (autrement dit le records management), ont été cependant diversifiées:

• audits d’organisation documentaire et archivistique (coûts, rationalisation des tâches)
• études pour la GED (gestion électronique des documents) et l’archivage numérique
• quelques projets d’organisation et d’inventaire d’archives historiques, en articulation avec la production documentaire,
• accompagnement de projets d’archivage managérial et rédaction de politique d’archivage
• et, de plus en plus, mise en œuvre d’une politique d’archivage avec la méthode Arcateg™

Archive17 a aussi conduit des activités de formation, animées par Marie-Anne Chabin (quelques centaines de participants au total), et des travaux de traductions des normes, notamment le modèle européen MoReq pour l’archivage électronique.

Les clients d’Archive17 – qu’ils en soient remerciés – ont constitué (de leur plein gré) un laboratoire de recherche de meilleures pratiques et d’expérimentation, que Marie-Anne Chabin a pu traduire dans plusieurs livres et dans de nombreux articles.

A partir de 2020

L’offre d’Archive17 est aujourd’hui axée sur la méthode Arcateg™ car il est impossible en 2020 de proposer à un client autre chose qu’Arcateg™, comme philosophie de gouvernance de l’information, comme référentiel de conservation ou comme méthode de gestion de projet documentaire. En effet, la simplicité de la méthode, combinée à la rigueur managériale et archivistique, est efficace.

Arcateg™ est une méthode maintenant bien connue et consolidée: des concepts solides, une grille prédéfinie de risques documentaires, un mode opératoire concret, des retours d’expérience qui mettent en évidence cette souplesse de la méthode, personnalisable à tout profil d’entreprise, tout en constituant un garde-fou pour résister au vertige des usines à gaz.

« Proposer à une entreprise de gouverner ses données à risques avec une autre méthode qu’Arcateg équivaudrait pour moi à proposer à quelqu’un d’allumer un feu avec deux silex alors que j’ai des allumettes dans ma poche ! » déclare Marie-Anne Chabin.

La méthode a été expliquée et décrite dans un livre publié il y a juste deux ans aux éditions Klog:

Des documents d’archives aux traces numériques. Identifier et conserver ce qui engage l’entreprise – La méthode Arcateg™.

Arcateg en 2020, c’est une philosophie, une méthode, une marque et un réseau de partenaires dans quatre pays:

• C3 (Canada)
• Mosaik.ly (France)
• LabGroup (Luxembourg)
• Alp’info (Suisse)

Un mot-clé: simplicité

Le point fort d’Arcateg, il faut le répéter, c’est sa simplicité, enracinée dans une réflexion très rigoureuse.

Avec la crise mondiale que nous traversons en cette année 2020, pour réussir la réorganisation des entreprises qu’imposent le confinement et le télétravail, la simplicité est un atout. Parce que les entreprises doivent faire face à des nombreuses exigences, les modalités de gestion de l’information à risque doivent être encore plus simples pendant cette période, pour avancer, pour ne pas subir le désordre des systèmes d’information.

Il faut :

• tracer efficacement les décisions et les actions engageantes vis-à-vis des autorités et vis-à-vis de tiers,
• conserver ce qui doit être conservé et jeter ce qui est inutile,
• retrouver facilement l’information que l’on cherche, mais une information pertinente et contextualisée, une information complète et de qualité.

Cela ne s’improvise pas.

Arcateg, associée à C3 et Mosaik.ly, est la bonne réponse à vos interrogations.