Publié par Marie-Anne Chabin, 24 février 2014

Les records au sujet des œufs et des poules ne manquent pas : poule qui a pondu le plus d’œufs dans l’année, œuf le plus gros ou le plus petit, œuf le plus lourd, et autres événements extraordinaires dignes de figurer dans le grand livre des records.

Mais c’est bien sûr de l’autre sens de « records » dont je veux parler ici, celui du mot anglo-saxon que les professionnels de l’information français semblent affectionner si j’en juge par le nombre de fois où j’entends : « Quand faites-vous votre cours sur le record ? ». « Comment marquer le passage du document au record ? ». « Ce sont les métadonnées pour la conservation du record », etc.

Ce record-là se prononce en général avec un « r » qui roule un peu, un « e » tirant sur le « i » et un « d » prononcé, ainsi que le « s » final au pluriel ; il donne lieu à des variantes d’accentuation (syllabe initiale, finale), tout comme son associé « management ».

Je m’étonne toujours de l’engouement pour ce franglais et de la confusion qui l’accompagne. Est-ce pour sacrifier à la mode ? Est-ce parce que cela sonne bien ? Est-ce pour éviter de parler du fond ?

Toujours est-il que j’ai personnellement de plus en plus de mal à comprendre le sens précis que donnent à ce mot ceux qui l’emploient.

Il est vrai que, y compris en anglais, le concept peut paraître subtil et il achoppe notamment sur le moment de la « record creation ». Naît-on record ou le devient-on ? Un document est-il record par nature ou par destination ? Autrement dit, qu’est-ce qui prédomine dans le statut de record, les qualités intrinsèques du document ou le fait qu’il soit capturé ou enregistré (recorded) dans un système ? That is the question. Est-ce le record préexiste au système et que le système est créé pour accueillir le record ? Ou est-ce le système préexiste et crée les records ? C’est l’histoire de l’œuf et de la poule. Nous y voilà !

La réponse n’est pas tranchée parce que la question est mal posée.

Le record, le document et le système

Le problème vient de l’utilisation d’un même mot pour désigner deux notions distinctes : d’une part, le statut propre d’un document dans le processus métier qui le crée ; d’autre part, l’appartenance d’un document à un ensemble organisé de documents, délibérément regroupés pour constituer un fonds documentaire à des fins de preuve et de mémoire.

Plus exactement, le problème vient de ce que les deux périmètres ne se recouvrent pas alors que justement ils devraient se recouvrir. Je veux dire qu’un document qui engage celui qui l’a créé ou qui présente un intérêt dans le temps pour celui qui l’a reçu, devrait être systématiquement rattaché à un système de gestion capable d’accompagner son cycle de vie aussi longtemps que nécessaire. C’est exactement le principe du records management et c’est bien ce que beaucoup de personnes ne semblent pas avoir complètement compris dans cette démarche qui n’est pas plus anglo-saxonne que russe, allemande ou française mais relève du bon sens et du sens des responsabilités.

La logique veut que les actes majeurs du pouvoir, de l’administration, de l’activité économique, de la vie familiale, etc. soient consignés quelque part, dès leur établissement, pour servir de référence et de témoignage : procès-verbaux de délibération, registre d’état civil, jugements, minutier des notaires…). Mais la production documentaire ne s’arrête pas aux actes majeurs.

Les documents qui ne sont pas des contrats ou des décisions signés, numérotés, enregistrés, diffusés, sont-ils des records ? Si non, pourquoi ? Si oui, à partir de quel moment ?

La bonne question à poser est une double question :

1. quels sont les documents qui présentent une valeur de conservation en tant que trace d’une activité qui engage la responsabilité ?
2. comment sont-ils pris en charge par un système qui garantit leur qualité (authenticité, fiabilité, intégrité, exploitabilité pour reprendre les exigences de la toujours excellente norme ISO 15489) ?

La question sur les documents appelle une réponse en trois étapes : pertinence du document pour l’entité juridique qui le détient, poids du document au regard des risques, recul du temps pour une révision des risques et des besoins.

1/ Tous les documents ne sont pas des records.

La première évidence quand on parle de records management est que tous les documents produits dans le cadre d’une activité, d’un processus, d’une institution, d’un projet, etc. ne sont pas, ne seront pas, n’ont pas vocation à être des records. Il faut le dire, le répéter, l’écrire car cette vérité ne semble pas partagée.

Le statut de record se définit d’abord par la valeur que présente le document pour son détenteur : est-il où non porteur de quelque chose dont la disparition serait dommageable au respect de la réglementation et à la défense des droits ? L’expression « a document is set apart AS a record », que l’on retrouve dans plusieurs normes ou textes de référence du records management, est assez explicite sur le fait qu’un record est un document dont on a estimé, en raison de ce qu’il est, en fonction de sa valeur d’actif informationnel, etc. dont on a estimé qu’il devait être placé dans un lieu protégé où l’on veillerait sur sa vie en vue d’une consultation ou d’une utilisation éventuelle. Il y a un choix humain, ou du moins une validation de cette valeur de record. C’est exactement le sens de l’expression française « classer aux archives », expression qui a eu pendant des siècles strictement le même sens que « to file in the records ». En découvrant le records management comme on découvre un nouveau continent (sinon pourquoi s’agripper ainsi à l’expression anglaise ?), les Français ne font finalement que renouer avec un comportement tout à fait classique des administrations et entreprises françaises, mis à l’écart par un demi-siècle de sur-préoccupation des archives historiques et quelques décennies de GED hyper-collaborative.

Contrairement à la fantaisie de la loi française (1979, 2008) qui décide soudain que tout est archive, les Anglo-saxons font la différence entre les records et les non-records. Les « non-archives » en France n’existent pas ; on se demande même parfois si elles ne sont pas interdites par la loi… Il n’est pourtant ni honteux ni criminel de dire que la Nième copie d’un document existant par ailleurs n’a pas de valeur d’archives, que les gribouillis d’un collaborateur sans pouvoir de décision et lisibles par lui seul n’ont pas de valeur d’archives, que les données récapitulées dans un autre document n’ont pas de valeurs d’archives, etc. (voir la très significative liste des non records de l’État du Colorado à la fin du billet sur les archives courantes).

Compte tenu de l’abondance des données, du tsunami numérique, de l’infobésité, l’urgence en matière de records management est bien de distinguer ce qui doit être archivé en priorité et non de chercher d’hypothétiques outils qui archiveraient tout. Compte tenu du coût, tout garder parce que tout pourrait peut-être un jour intéresser un historien est un comportement irresponsable. Et la traduction de « record » par « document d’activité », décidée par l’AFNOR est elle-aussi irresponsable puisque, loin d’aider à y voir plus clair, elle rajoute une couche de confusion avec un néologisme insignifiant et étranger aux pratiques des utilisateurs.

2/ Le poids des documents

On aura beau dire et beau faire, tous les documents ne se valent pas. Les archives ne sont pas des boîtes de petits pois, précisément parce qu’elles ont des poids différents. Il y a entre pois et poids une lettre de différence, la lettre « d » : le d de document, le d de données, le d de dossier, le d de diplomatique…

Un contrat international entre deux groupes industriels portant sur des millions d’euros ou de dollars pèse objectivement plus que le projet non abouti de création d’une épicerie communale à Trifouillis-les-Oies, même si un historien de Trifouillis-les-Oies se moque du développement industriel et regrettera toute sa vie la disparition de cette note sans lendemain rédigée par un élu municipal de l’opposition un jour de pluie…

Il y a dans toute entreprise et dans toute administration des documents majeurs, généralement sous la forme de décisions, délibérations, contrats, conventions, qui sont les principaux « records ». La nécessité de les « classer aux archives » ne fait aucun doute et ne souffre aucune hésitation (sauf malveillante bien sûr).

Ces documents majeurs voient graviter autour d’eux des documents justificatifs ou explicatifs de ce qu’ils sont, de ce qu’ils disent, de ce à quoi ils servent. Le poids des documents maîtres rejaillit immanquablement sur les pièces justificatives et explicatives qui en sont solidaires.

Il faut ici attirer l’attention sur le fait que la typologie documentaire, le type ou le nom du document, est à elle seule insuffisante à déterminer la valeur d’un document. Cette valeur tient au rôle joué par le document dans la relation qu’il trace et/ou dans son impact sur d’autres personnes, d’autres actions.

Il y a ensuite des documents, beaucoup plus nombreux, qui jouent un rôle intermédiaire (attention, cela n’a rien à voir avec les archives intermédiaires) dans l’exercice des activités, et dont il faut assurer la conservation à moyen terme pour comprendre comment les choses se sont organisées et pour tracer le bon fonctionnement des organisations.

Enfin, il y a toutes sortes de papiers, fichiers, données qui entrent dans le processus, y font trois petits tours et n’ont plus qu’à s’en aller car ils ne portent rien de la décision.

Le poids au regard du risque de non disponibilité des documents dans le temps, critère majeur de l’archivage selon ISO15489, se traduit en durée de conservation, laquelle peut être très longue, longue, moyenne ou courte, en fonction des exigences réglementaires mais aussi des besoins constatés (voir le billet sur les durées de conservation).

Le caractère confidentiel ou vital, exigeant des mesures de sécurité particulières, doit être dissocié de la durée de conservation à laquelle il n’est pas corrélé : il y a des documents vitaux à conserver longtemps, des documents confidentiels à conserver peu de temps, etc. On rencontre les cas de figure. Il faut gérer le tout mais la conservation est prioritaire car comment assurer la confidentialité et la sécurité d’un document qui n’est pas conservé ?

3/ Le recul du temps

L’objection la plus courante à la détermination en amont d’une durée de conservation est que l’on ne sait pas aujourd’hui la valeur que tel document aura demain. C’est la notion de temps différé, expliquée dans le Référentiel Archivage managérial du CR2PA.

La réponse à cette objection est que la question n’est pas de savoir aujourd’hui toutes les valeurs que pourra porter ce document demain, mais de savoir au moment où il est produit quel est sa valeur primaire, c’est-à-dire pour quoi il a été produit, pour qui, dans quel cadre, avec quel objectif, avec quel risque : engagement contractuel, échange informel, notes personnelles, décision, aide à la décision, etc. Sur cette base là, il est tout à fait possible de définir une durée de conservation qui, si elle est bien gérée, ce que l’on peut espérer avec un bon système d’archivage/records management, sera périodiquement évaluée et le cas échéant révisée.

Quand on parle « records management », les archives historiques ne sont pas incluses dans le périmètre ; là aussi, il faut le répéter. Toutefois, les records sont le plus gros producteur d’archives historiques (voir le billet définition des archives historiques et théorie des quatre-quarts). Il est donc légitime qu’en tant que principal client des « records », les « archives » (arkhaillevz) aient un rôle de prescripteur sur le sort final des documents à échéance de leur durée de conservation.

De même, des documents dont la valeur de conservation n’était pas identifiée au moment de leur production, peuvent, sous l’effet d’une prise de recul de la situation, acquérir une valeur de conservation ou une nouvelle valeur de conservation, plus longue ou plus courte.

C’est bien pour cela qu’il y a besoin dans les entreprises de responsables de l’archivage managérial qui sachent sensibiliser les dirigeants et les collaborateurs à l’importance du geste d’archiver ce qui le mérite, qui aident à produire et maintenir des référentiels cohérents pour la gestion des risques liés aux traces ou à l’absence de traces des actes engageants, pour bien les gérer dans le temps, quelqu’un qui pilote le dispositif logiciel approprié pour mettre en œuvre ces exigences d’entreprise.

La question sur les systèmes appelle une réponse en deux points : un point de qualité et un point de temporalité.

1/ Les fonctionnalités

La première qualité d’un système de records management (un système d’archivage pour parler français) est de posséder les fonctionnalités minimales qui garantissent la maintenance de la qualité des documents dont la gestion lui est confiée. Ces fonctionnalités, ces core records management requirements concernent:

• d’une part la qualité matérielle des objets archivés, c’est-à-dire la prise en charge et le contrôle de l’objet à l’entrée en référence à des règles prédéfinies (vérification de la conformité aux critères d’admission car ce n’est en aucun cas le système qui crée le record !), la maintenance de la lisibilité, la mise à disposition des contenu via des métadonnées et des moteurs de recherche, la sécurité contre des accès non autorisés ;

• d’autre part la gestion du cycle de vie du document archivé avec l’attribution obligatoire d’une durée de conservation motivée, définitive ou à réviser mais exprimée et gérable, et les moyens de piloter la fin de la destruction et les modalités de celle-ci, ou les étapes de révision. Tout ceci est bien sûr indissociable d’une qualification de la valeur et du contenu des documents archivés, en regard d’une cartographie préalable de ce que devrait être le fonds d’archives géré, cartographie appelée parfois plan de classement (mais ce terme est lui aussi tellement polysémique…).

Ce premier point recueil en général l’adhésion des gens qui se réclament du records management, mais beaucoup de systèmes ne répondent pas correctement au pilotage du cycle de vie. Quand on me demande la différence essentielle entre un système de GED et un système d’archivage, je réponds invariablement que c’est la capacité à piloter le cycle de vie au moyen d’un référentiel préétabli au niveau général de l’entreprise ou de l’institution. Il est bien évident que ce n’est pas chaque collaborateur qui est à même de dire, seul dans son activité et pour toute l’entreprise, la valeur collective de son document.

2/ Le moment de l’archivage

La question du moment de l’archivage est d’autant plus cruciale en France qu’elle fait face, d’un côté, à des lustres de négligence du concept de record creation et, de l’autre, à la pratique ravageuse des archives intermédiaires. Sauf quelques exceptions (le bureau d’ordre au ministère des Affaires étrangères par exemple), les archives intermédiaires ont déplacé en quelques décennies le geste responsable d’archiver de son point de départ initial (la création du document) au moment où le document n’est plus utilisé couramment par son producteur. Cette cassure, d’ordre logistique, est lourde de conséquences car elle a en quelque sorte « plié » le cycle de vie du document au mauvais endroit. Et comme elle est inscrite dans la réglementation des archives, on se demande comment on va sortir de ce mauvais pli. Pourtant, en français comme en anglais, et comme dans toutes les langues, le sens du verbe archiver, ou de l’expression « classer aux archives », insiste dans son essence sur la mise en sécurité du document, en raison de sa valeur et donc dès sa production. La record creation correspond au moment où le document est finalisé, figé, approuvé, signé, diffusé. J’insiste ici sur la notion de diffusion ou de transmission car elle aussi importante que négligée en général dans les pratiques actuelles.

C’est bien au moment où un document acquiert sa valeur engageante par la validation et surtout la transmission (et ses conséquences éventuelles), qu’il « devient » record, et par conséquent qu’il doit être géré en sa qualité de record, autrement dit qu’il doit être archivé, au sens originel du terme.

Étymologiquement, c’est l’enregistrement qui crée le record mais c’est parce qu’il a une valeur de record que le document est enregistré; c’est la signature et l’envoi qui crée l’archive, parce que c’est à ce moment là que la responsabilité de ce qu’on a dit et fait est tracée. C’est ce moment qui initie la durée de conservation.

En résumé

Les records sont des documents qui possèdent une valeur qui justifie leur conservation et ils doivent être archivés dès qu’ils acquièrent cette valeur, le plus souvent au moment de leur production, parfois en différé en fonction de leur rôle dans un dossier ou du contexte qui actualise cette valeur.

En aucun cas, le simple fait de mettre n’importe quel papier ou fichier dans un système de records management n’aura pour effet de créer un record au sens du records management.

Pour revenir à l’œuf et à la poule, il en ressort que, si l’œuf précède la poule, l’œuf est le record qui, grâce aux bons soins de la fermière-responsable de processus, va donner naissance au système. Et si la poule précède l’œuf, la poule est le processus qui va « pondre » le record lors de l’étape clé de validation. Il y a deux poules, celle qui pond l’œuf et celle à laquelle l’œuf va donner naissance une fois couvé. Il y a deux processus : le processus métier qui donne naissance au document à risque ; le processus d’archivage qui gère ce risque.

Un bon système de records management est :

1. un système où les documents qui présentent une valeur de conservation à l’échelle de l’entreprise ou de l’organisme sont archivés dès l’acquisition de cette valeur ; et
2. un système où tous les documents conservés ont été qualifiés et que cette qualification justifie la conservation.

Inversement, un système de records management perfectible est un système où une partie des actes et des traces des responsabilités n’a pas été enregistrée et où sont conservés des documents qui ont perdu leur statut de record ou qui ne l’ont jamais eu.

Les solutions logicielles d’archivage doivent être au service des principes du records management et non artificiellement rattachées à lui.

 

 

Publié par Marie-Anne Chabin, 24 février 2014