Archives de catégorie : Définitions

Records management and Records management

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par Marie-Anne Chabin

After my post entitled “What is a record?” two months ago, I went on thinking about records and records management.

As I did for records, I went through the ISO 14589 records management definition: “field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records” (refers to ISO 30300:2011).

I like this very good definition (I have repeated it and used it for fifteen years); but I decided to analyze it in relation with the world I work in and my own practice, looking for possible changes.

A good way to study a concept is to look at it after the translation of the words into others languages.

We have in French two main translations for records management, the old one and the new one: Continuer la lecture →

Qu’est-ce qu’un document engageant ?

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Doc-eng-TaqComme le rappelait Daniel Colas lors de la dernière rencontre du CR2PA (le 30 juin dernier chez LCL), l’expression « document engageant » s’est imposée naturellement au CR2PA lors de la préparation du livre blanc « L’archivage des mails, ou les utilisateurs face aux mails qui engagent l’entreprise ».

À la même époque (fin 2008), à l’écoute des mots utilisés dans la vraie vie, dans les entreprises, par les personnes confrontées aux enjeux de l’archivage, j’avais capté de mon côté la récurrence de ce même terme : « ces documents nous engagent », « ces documents sont engageants », me disaient mes interlocuteurs.

Car tous les documents (informations sur un support) issus des processus et activités d’une entreprise ne se valent pas.  Lire la suite.

What is a record? en 9 points

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1/ For decades, on a regular bases, there are discussions about this question among professionals and some neophytes, people wondering which kind of thing a record is. And there is, since fifteen years, a ready-made answer with the official definition in ISO standard 15289: “information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business”. Continuer la lecture →

Les six catégories de ‘records’ d’InterPARES

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Le groupe de recherche international pluridisciplinaire InterPARES, créé et dirigé depuis 1997 par Luciana Duranti, professeur à l’École des bibliothèques, archives et sciences de l’information de Vancouver (Colombie britannique, Canada) contribue activement à élaborer la théorie archivistique du XXIe siècle.

InterPARES a lancé en 2013 son 4e projet, nommé InterPARES Trust consacré à la confiance numérique et dont j’ai l’honneur d’être le partenaire français.

Tout au long de ses travaux, InterPARES a construit un glossaire, intégré à la base de données « Terminologie archivistique multilingue » mise en ligne l’an passé par le Conseil international des Archives.

Ce glossaire comporte notamment un groupe de six qualificatifs et de leurs définitions intitulé « The six categories of records », inspiré par Luciana Duranti qui a notamment écrit à la fin du siècle dernier : « Le records management trouve ses racines dans la diplomatique ».

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Évaluation et tableau de gestion

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Publié par Marie-Anne Chabin, 22 avril 2014

Évaluation : un mot récent dans l’archivistique française

Les étudiants du master 2 « Métiers de la culture – archives », de l’Université Versailles-Saint Quentin ont organisé le mois dernier (12 mars 2014), dans le cadre de leur formation, un séminaire sur le thème de l’évaluation.

Sollicitée pour participer à ce séminaire, j’ai aussitôt accepté car j’aime rencontrer les étudiants, tout en précisant que, à titre personnel, je n’avais jamais utilisé et n’utilisais pas ce mot d’évaluation, en tout cas pour les archives, tout en le connaissant.

Évaluation, dans le domaine des archives, est l’équivalent français de l’anglais appraisal. Il est apparu il y a quelques décennies, dans la littérature archivistique québécoise d’abord puis internationale et donc française. Pour mémoire, dans le Dictionnaire des archives Continuer la lecture →

Registre des délibérations municipales: inquiétudes…

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Publié par Marie-Anne Chabin, 30 mars 2014

Le registre des délibérations municipales est le document d’archives par excellence de chaque commune française. La période électorale qui s’achève est une occasion de le rappeler.

Lors de dans mon stage de fin d’études dans un service d’Archives départementales, j’ai appris qu’il convenait lors d’une inspection d’archives communales (j’ai effectué environ trois cents inspections dans les années suivantes) de porter attention à quatre documents principaux : le Journal officiel, l’état civil, les documents cadastraux et le registre des délibérations. Mais ce dernier est bien le plus important d’abord parce qu’il est unique (le Journal officiel existe en X exemplaires), l’état civil et le cadastre en deux exemplaires, mais surtout parce que les trois autres documents émanent de l’autorité administrative nationale ou départementale (le maire n’est qu’un relais de l’État dans son rôle d’officier d’état civil ou dans le fonctionnement des services fiscaux), tandis le registre des délibérations est l’expression directe de la collectivité territoriale.

Or, je m’inquiète doublement sur l’attention portée par la collectivité à ce document essentiel à sa mémoire :

  1. quand je constate que la DUA (durée d’utilité administrative) préconisée par l’administration des Archives est de un an ;
  2. quand je lis, sur divers sites Internet, des choses très floues sur la « dématérialisation » des délibérations.

DUA de 1 an !

L’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, intitulée Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales, rappelle que Continuer la lecture →

Le record, la poule et l’œuf

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Publié par Marie-Anne Chabin, 24 février 2014

Les records au sujet des œufs et des poules ne manquent pas : poule qui a pondu le plus d’œufs dans l’année, œuf le plus gros ou le plus petit, œuf le plus lourd, et autres événements extraordinaires dignes de figurer dans le grand livre des records.

Poule et oeufMais c’est bien sûr de l’autre sens de « records » dont je veux parler ici, celui du mot anglo-saxon que les professionnels de l’information français semblent affectionner si j’en juge par le nombre de fois où j’entends : « Quand faites-vous votre cours sur le record ? ». « Comment marquer le passage du document au record ? ». « Ce sont les métadonnées pour la conservation du record », etc.

Ce record-là se prononce en général avec un « r » qui roule un peu, un « e » tirant sur le « i » et un « d » prononcé, ainsi que le « s » final au pluriel ; il donne lieu à des variantes d’accentuation (syllabe initiale, finale), tout comme son associé « management ».

Je m’étonne toujours de l’engouement pour ce franglais et de la confusion qui l’accompagne. Est-ce pour sacrifier à la mode ? Est-ce parce que cela sonne bien ? Est-ce pour éviter de parler du fond ?

Toujours est-il que j’ai personnellement de plus en plus de mal à comprendre le sens précis que donnent à ce mot ceux qui l’emploient.

Il est vrai que, y compris en anglais, le concept peut paraître subtil et il achoppe notamment sur le moment de la « record creation ». Naît-on record ou le devient-on ? Un document est-il record par nature ou par destination ? Autrement dit, qu’est-ce qui prédomine dans le statut de record, les qualités intrinsèques du document ou le fait qu’il soit capturé ou enregistré (recorded) dans un système ? That is the question. Est-ce le record préexiste au système et que le système est créé pour accueillir le record ? Ou est-ce le système préexiste et crée les records ? C’est l’histoire de l’œuf et de la poule. Nous y voilà !

La réponse n’est pas tranchée parce que la question est mal posée. Continuer la lecture →

Traduction du terme anglais « record »

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Publié par Marie-Anne Chabin, le 25 septembre 2013

J’ai été choquée ce début de semaine par le titre et une ou deux phrases du dernier billet d’Arnaud HULSTAERT, billet par ailleurs tout à fait pertinent et dont, nonobstant ce billet-ci, je recommande la lecture : http://blogresearch.smalsrech.be/?p=5983.

Le titre : Gestion des documents d’activité : enjeux documentaires et fonctionnels.

Les phrases :

1/ « …tout d’abord d’identifier les documents qui sont engageants pour l’organisme, documents que l’on qualifiera de documents d’activité conformément à la nouvelle norme en la matière (ISO 30300) ».

[Je tiens d’emblée à rectifier cette expression fautive: il n’y  a pas de nouvelle norme qui imposerait les « documents d’activité » comme on impose une nouvelle monnaie ou un nouvel impôt; il y a juste une mauvaise traduction AFNOR d’une très bonne norme ISO qui poursuit son activité pluridécennale de normalisation sur le « records management » autrement dit une gestion managériale de l’archivage.]

2/ « Les documents d’activité ont une valeur probante importante ».

Trois choses me choquent dans cette affaire que je veux exprimer avant de revenir à la fin de ce billet sur le sens de « record ». Continuer la lecture →

Les durées de conservation et leurs maltraitances

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Publié par Marie-Anne Chabin, 8 septembre 2013

Le principe de la durée de conservation des archives est assez simple mais son application s’avère complexe, d’une part parce que les documents eux-mêmes sont une matière complexe, avec plusieurs niveaux d’analyse (pièce, dossier, fichier, acte, pièce justificative, annexe, original, copie…), d’autre part parce qu’il existe diverses pratiques qui rendent les choses inutilement nébuleuses ou enchevêtrées, des pratiques que je nomme ici maltraitances, même si le mot est un peu rude. Elles sont d’ordre linguistique, logistique et juridique. Continuer la lecture →

Document, Records et Knowledge (management)

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Publié par Marie-Anne Chabin, 29 août 2013

L’un d’entre vous, dans son commentaire au sondage sur les archives courantes (voir article précédent) me demande un éclaircissement sur les expressions : « RM Non courant » « RM Courant » « KM » « KRM ».  C’est facile et délicat à la fois.

Je tente de répondre, en ajoutant la notion de DM au RM et au KM. Et puis j’arrête les sigles parce leur usage excessif est vite jargonnant et prétentieux pour ceux qui ne les pratiquent pas du matin au soir (voir là-dessus mon billet de blog Pro : « Vous avez un problème de RM avec le SAE ; il faut ajuster la DUA et respecter la DUC »). Continuer la lecture →